醫院人事檔案材料的收集及整理策略探析

金燕敏

（蘇州市廣濟醫院，江蘇 蘇州 215000）

構建特色鮮明，并滿足科學發展觀的檔案管理體系，在推動人才政策制度全面優化，加強人才隊伍建設方面，發揮著重要作用。醫院在對檔案材料進行收集的過程中，和檔案信息的準確性，人才培養、選拔的正確性之間存在著緊密的聯系。現階段，人事檔案在改革發展的過程中需要緊跟時代的潮流，立足于現階段正在開展的市場經濟以及國家機構改革工作，建立具有動態化特點的人事檔案信息收集和整理體系，將人事檔案所具備的活力與生命力彰顯出來。

1 人事檔案材料收集與整理重要性

就醫院人事檔案而言，關鍵點在于收集與整理工作[1]。落實好人事檔案收集和整理工作，能夠夯實人事檔案規范化、系統化以及信息化管理的基礎。所以，收集和管理工作意義重大，主要表現為以下幾點：其一，通過對人事檔案的全面收集以及整理，能夠促進檔案運用效率的提高，加強使用的便捷性，促進管理工作效率的提高；其二，促進檔案安全性的加強，維護員工隱私，避免信息泄露產生的各種不良影響；其三，提高人事檔案使用價值，以便于相關部門能夠及時的了解和掌握員工信息，對醫院人才結構優化十分有利，同時其也屬于人才選聘的主要依據。

2 醫院人事檔案材料收集工作

2.1 定期收集檔案材料

醫院收集人事檔案時，需要重視可能會形成檔案資料的各類部門。但是，因為員工社會與工作行為會持續的進行轉變，所以材料收集并不簡單，再加上醫院屬于知識密集型場所，極易產生審核、任免、學歷、技術評審等相關檔案資料。對此，醫院檔案管理部門需做好日常宣傳工作的基礎，構建更加高效、科學的信息數據交流方法，并對檔案材料開展定期的收集，讓檔案材料能夠得到實時、持續的補充。對于某些由于歷史原因造成無法進行收集的相關醫院檔案，有關部門應提供證明，然后再在備份中對具體狀況予以表明。

2.2 健全醫院歸檔材料

補充存在缺失情況的醫院檔案，需要投入大量的時間與精力，并且涉及的任務量和難度高[2]。由于某些部門缺乏對檔案資料的關注，使得醫院檔案材料難以及時歸檔，久而久之就會讓醫院檔案材料出現缺失的情況，提高收集難度。特別是醫院改革的持續深入，醫院人事體系產生了諸多的變化。針對醫院員工來講，不只是運用人事機構開展分配工作，對人才予以招聘的方式存在著多元化，進而讓相應的管理也呈現出了多樣性，涉及人事代理、單位代理和長期合同人員等。在此情況下，醫院難以對檔案予以順利的收集，特別是高級人才。為了能夠解決此情況，醫院檔案部門應注重對相應部門的催促，及時補全檔案內容。

2.3 推動檔案材料收集正規化、信息化發展

就人才檔案而言，主要通過具備保存、參考價值的相關聲像、文字、圖表構成。在技術與觀念原因的影響下，部分醫院在流動人才檔案方面主要為傳統的紙質案卷[3]。在科學技術不斷推陳出新的背景下，人才流動頻率逐漸升高，傳統紙質檔案難以應對這一現狀，使得人事檔案使用率較低，缺乏活力與生命力。為了能夠解決此問題，醫院需構建起良好的“大檔案觀”，逐漸擺脫傳統紙質檔案的束縛，建立全方位、多層次的立體性信息檔案。同時，建立涉及“聲像文件”等相關功能的檔案管理平臺，推動檔案管理的信息化、系統化發展。醫院對信息化檔案管理平臺予以構建之后，可通過錄像、錄音等方式，對人才考評過程予以詳細記錄，進而增強對考評過程的監督，更好的體現出工作人員在考評時的表現，為今后考察培養人才創造面對面、直接的場景。針對人才歷次考評場景，醫院可將其保存于檔案管理系統中。這樣，使用檔案時便能夠對各種人才的成長予以充分了解。把紙質檔案同立體信息影像信息相融合，全方位表現出一名人才的成長歷程，并有效避免了交接檔案紕漏問題的出現。

3 醫院人事檔案的整理

3.1 檔案材料的鑒別

檔案管理部門根據相關文件規定以及原則甄別、審核所收集的準備歸檔材料的展架，對其保存價值進行判定，確定材料能不能歸檔，這便是鑒別工作的主要內容。在人事檔案工作中鑒別工作占據著極為重要的位置。首先要對材料內容的齊全性和真實性進行查看。一旦發現與實際有所出入，或多余重復、不應納入人事檔案范圍之內的材料，應馬上剔除，同時第一時間在材料上做好標記。固定必須蓋上組織印章的，若是缺少，必須馬上補蓋，之后再進行歸檔。若是相關材料必須本人簽字，只有通過本人簽字才可以歸檔。就來源時間模糊的材料，要調查并標注清楚后再歸檔，就通過鑒別確認毫無保存價值的，又不適合退給本人的材料，應做好相關登記，向主管領導上報并獲得許可后開展銷毀工作。

3.2 技術加工

在對檔案材料進行整理時，經常碰到各種問題，如材料有折皺、卷角、破損、不規則等，為了更好地保管、裝訂以及利用，使檔案材料壽命延長，需要采用相關技術手段進行加工[4]。第一，要把檔案材料上的金屬品去掉。針對人事檔案材料來說，應運用十六開的公文用紙，若是檔案材料的規格大于規定范圍，在不破壞字跡或不對材料完整性造成影響的情況下，可以裁剪，若是不能裁剪，需要將其折疊好，并確保整個案卷平整，不能損壞照片和文字，以為閱讀提供方便。第二，部分檔案材料上打孔的洞眼較多，在裝訂之前應用宣紙裱糊好多余的洞眼，嚴禁出現多孔現象。就未空出裝訂線活過窄的材料，在裝訂線一側把一條白紙邊縫紉好，預留充足的裝訂位置，以確保在裝訂和打眼的過程中不會對材料的內容造成影響。

3.3 編目、信息錄入電腦

每卷人事檔案需要涉及全面、系統的檔案材料目標。在整個人事檔案環節中，目錄編輯是重點，其是檔案內容的綱目，也是查閱時的索引，能夠促進使用者工作效率的提高。借助檔案管理軟件，醫院編輯這些目錄時應堅持規范化原則，保證檔案名稱準確無誤，且十分簡要。打印目錄后，把每一卷人員基本情況、個人簡歷、學習情況的動信息如實記入系統中，如此一來便能夠準確、迅速的進行查找。

4 結語

綜上所述，醫院人事檔案收集和整理，屬于復雜、繁瑣的一項工作，檔案人員需要做到高度負責，一絲不茍，不斷完善醫院人事檔案內容。精煉材料，規范統一，夯實人事檔案管理科學化、規范化的基礎，進而有力地促進醫院檔案工作可持續健康發展。