電力施工企業工程項目檔案管理的策劃與實施

侯明卉

（中國能源建設集團江蘇省電力建設第三工程有限公司，江蘇 鎮江 212003）

隨著國家經濟的持續發展，各個領域都有著一定程度上的提高，為滿足市場日益增長的電力需求，國家加大了對電力基本建設的投入，現階段發展速度也較快。隨之而來的便是難度逐漸增大的電力基建工程項目檔案管理工作，通過對電力施工企業工程項目檔案的科學管理，能夠進一步促進電力基本建設的發展，起到推動社會經濟發展的作用。所以，在電力基建工程的施工過程中，必須要進一步加強對基建工程項目檔案的管理，進一步完善檔案管理體系。

所謂電力施工企業工程項目檔案，是指電力施工企業項目部所屬各部門從項目開工、施工到竣工驗收、交付使用整個過程中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。工程項目檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體全貌，規范、準確的工程項目檔案是工程進行維修、管理、改擴建、使用的憑證和依據。將工程項目檔案管理納入工程管理體系，不斷完善電力施工企業的項目檔案管理工作，確保項目檔案的完整性與準確性，有助于進一步推動電力施工企業的發展。

1 電力施工企業工程項目檔案管理的策劃

1）建立健全檔案管理制度，加大項目檔案管理力度。高效的檔案管理工作離不開完善的檔案管理制度與管理體系，然而現實情況并不盡如人意，相當部分的電力施工企業都把工作重心放在工程施工上，并未將項目檔案管理工作納入整個工程的總體規劃管理中，檔案管理工作沒有得到足夠的重視，導致整個項目檔案管理工作缺乏預見性、及時性與科學性，不利于電力施工企業項目檔案管理水平的提升。

項目檔案管理工作是一項長期、系統而又繁瑣的工作，這就需要有一整套科學完備的檔案管理制度，需要對管理過程進行細致而明確的劃分，才能夠使工作的開展有據可依，才能夠讓管理人員開展工作更加規范、更有針對性。因此，在工程開工前，就要提前謀劃，明確項目文件管理責任，包括項目文件形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔數量、整理標準、介質、格式等內容，并對各相關部門進行項目文件管理和歸檔要求進行交底，將項目檔案工作融入項目建設，與項目建設管理同步實施。

2）積極開展檔案業務培訓，全面提升檔案管理人員綜合素質。現階段電力施工企業工程項目檔案管理人員并非都是檔案及相近專業畢業，部分人員沒有相關專業背景，工作經驗相對欠缺。加之工作模式陳舊，不懂得借助現代辦公手段來提高工作效率。在工作中存在諸多障礙，不僅增加了檔案管理的工作量，也未能提高檔案管理的工作質量。因此，應針對性地加強對于檔案管理人員的培訓，不斷完善他們的理論知識，提高文檔處理和信息化管理水平。此外，還應當通過不斷的學習交流，與時俱進，將更先進的管理工具與管理方法引入到檔案管理工作中來，從而使工作過程更加高效。

3）通過節點控制，加強過程管理。電力施工企業項目檔案涉及內容眾多且繁雜，并且貫穿于工程項目始末，需要多方參與，是一項長期而艱巨的工作。以往在工程建設過程中，形成的相關項目文件大多由建筑、機務、電儀等各專業自行保管，等到臨近工程竣工才開始整理歸檔，這樣極易造成項目文件的缺失、遺漏。因此，開工前應提前規劃，設定相應過程控制節點，對各專業項目文件按節點移交明確管理要求。根據預設的節點對項目文件進行收集、整理、匯總，通過節點控制強化項目文件管理，實現從項目文件形成、流轉到歸檔管理的全過程控制，確保其系統、規范、準確、完整。

2 電力施工企業工程項目檔案管理的實施措施

1）提前交底，從源頭控制文件形成。施工前期就要做好檔案管理相關制度、程序、規范的交底，并組織協調實施。首先，明確項目文件管理流程、文件格式、編號規則、歸檔要求等，這個看似簡單的要求其實做起來并不容易，要讓每個當事人都真真正正的明白需要收集什么、收集的文件標準的格式是什么樣的，各種文件填寫的依據是什么。要利用實際的模板、示例，把抽象的理論具體化，轉換成簡單明了、易于執行的具體要求，增加工作中的實操性，從源頭控制項目文件形成的規范性。其次，由于工程周期持續周期較長，項目文件會由多人經手，在交接過程中，為確保項目文件的完整和準確，管理人員一定要認真反復核對，制定統一的、科學的保管方式。如有缺失，一定要及時補檔，避免影響后期的文件管理和施工建設。

2）規范記錄內容，及時查漏補缺。工程建設過程中產生的記錄由于記錄人員的不同，記錄內容和方式也會存在一些個體的差異，這些會直接影響到檔案的準確性和規范性。因此，檔案管理人員要對記錄內容和方式進行定期檢查，及時發現存在的漏洞和問題，及時糾正，根據工程建設的實際情況進行及時的查漏補缺。

3）建立責任機制，加強監督管理。建立專門負責檔案管理的部門或機構，將檔案管理工作程序化、具體化，確保檔案管理工作有序開展。建立相應的責任機制和監督機制，加強對各專業的監督管理，降低疏漏出現的概率，從根本上確保檔案管理工作的系統性和準 確性。

4）規范電子文檔歸檔，提高檔案信息的實效性。信息化時代的發展，使得基建項目檔案管理不再是傳統的手工勞動，取而代之的是計算機信息管理技術，電子檔案數據管理操作簡便、查詢搜索快速、統計功能強大、貯存安全。數字化技術的應用和普及，推動了檔案工作的數字化建設，為檔案信息管理注入了新的活力，同時對電子文檔的前期收集工作就顯得尤為重要。在工程建設過程中，施工單位在對紙質檔案要按照規定統一載體，統一格式歸檔的同時，也要將電子文檔進行規范的同步歸檔，提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性。為了適應基建工程項目現代化管理要求，搭建基建檔案信息資源體系，就要求相關人員不斷地學習、掌握新技術，與時俱進、創新求實。根據基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管，利用工作規范、有序地建立檔案數據庫，在企業各部門之間實現信息互通、資源共享。

5）加強人員培養，提升檔案管理水平。電力施工企業要謀求長遠發展，就要加強人員引進和培養，尤其要注重檔案管理人員的引進和選拔，要多引進那些業務能力強、對檔案工作富有激情、創新能力突出的年輕人，不斷加強業務培訓和指導，為檔案管理工作輸入新鮮血液。此外，還要建立科學的考核、激勵機制，激發檔案管理人員的積極性和工作熱情，促進檔案管理水平的提升。

3 結束語

不斷完善電力施工企業的檔案管理工作，是企業發展過程中必不可少的。我們必須要像重視生產力一般，重視檔案管理工作，檔案管理人員也要不斷提高自身的綜合素質，提高檔案管理水平，確保檔案管理工作能夠緊跟企業發展的腳步，進一步促進企業的持續發展。