街道辦事處檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

趙美華

（山東省青島膠州市膠西街道辦事處，山東 膠州 266327）

檔案管理是街道辦事處管理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，想要對(duì)街道辦事處的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，就需要先對(duì)街道辦事處內(nèi)的檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，保證街道辦事處的管理模式與時(shí)代發(fā)展相融合。街道辦事處的檔案管理工作與其他管理工作有一定的差異，檔案管理總是涉及的方面較廣，也不僅僅是檔案工作人員的事情，需要街道辦事處中各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，相互合作，在此過程中，各個(gè)部門增加交流，保障檔案管理的嚴(yán)密性。街道辦事處檔案管理人員需要對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)檔案的各項(xiàng)功能進(jìn)行分類，合并等，最終以新的模式來對(duì)檔案進(jìn)行管理。

1 目前檔案管理工作存在的問題

1）內(nèi)容不完整、更新速度慢。目前，我國檔案管理更加系統(tǒng)化，其建立和管理完善也更加細(xì)致。然而，我國街道辦事處檔案登記管理缺乏創(chuàng)新，不能隨著國家檔案政策的不斷變化而改變。通常，檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)基本上由政府一線檔案工作人員長期在外實(shí)地測(cè)量調(diào)查獲得的，其巨大的工作量，工作環(huán)境難免會(huì)造成資料管理的部分失真和不完整。盡管目前信息技術(shù)已普遍用于檔案管理工作中，但海量數(shù)據(jù)的錄入仍需要投入大量的人工技術(shù)，因此對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新就會(huì)相對(duì)延遲，更新速度不能滿足實(shí)際變化要求。2）檔案管理信息化程度不高。目前我國的土地管理仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，管理信息系統(tǒng)中不斷進(jìn)行新技術(shù)應(yīng)用，然而在檔案管理中，為能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、數(shù)字化、計(jì)算機(jī)化。檔案管理的信息化程度決定了整個(gè)街道辦事處管理的發(fā)展。在多個(gè)管理技術(shù)融合的背景下，需要建立獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，確保街道辦事處管理的發(fā)展。

2 現(xiàn)代街道辦事處當(dāng)前檔案管理模式形式

現(xiàn)代街道辦事處檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息—體化管理模式三種模式。

1）檔案分散管理模式。檔案分散管理模式是把檔案進(jìn)行分類，各個(gè)部門中進(jìn)行分散管理。這種管理模式下，檔案沒有固定統(tǒng)一的管理模式，各個(gè)部門有不同的管理方式。例如：財(cái)務(wù)檔案在會(huì)計(jì)部門，人員檔案管理在街道辦事處的人力資源部等等。這種檔案分散管理模式可以幫助街道辦事處內(nèi)部人們便利的找到所需要的信息，檔案的分類信息也較為明確。但是由于這種管理方式?jīng)]有統(tǒng)一的管理模式，街道辦事處中的各個(gè)部門有不同的管理方式，當(dāng)別的部門需要街道辦事處檔案時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生一定的麻煩，不利于信息共享，查找檔案的流程復(fù)雜，影響了檔案的服務(wù)功能，不利于街道辦事處內(nèi)整體的工作效率[1]。2）檔案集中管理模式。街道辦事處中所有的檔案由街道辦事處專門的部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證了檔案的集中性。但是每個(gè)部門的信息都不同，有些部門的信息較為復(fù)雜管理起來并不容易，而且檔案室管理人員的知識(shí)并不涉及各個(gè)部門，對(duì)檔案的分類也不利于部門人員進(jìn)行查找。由于檔案信息的復(fù)雜繁多，對(duì)于檔案管理人員來說是一個(gè)較為困難的工作。3）檔案信息一體化管理模式。檔案信息一體化管理模式是充分的利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行結(jié)合，綜合的管理街道辦事處整個(gè)檔案信息。在現(xiàn)代化科技的幫助下，檔案的信息管理得到了良好的改進(jìn)。對(duì)街道辦事處內(nèi)部的信息進(jìn)行合理劃分，便于各部門人員進(jìn)行查找，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)部門之間的信息共享。這種管理模式對(duì)于人力資源管理來說是一種較好的方式，檔案形成信息一體化，各個(gè)部門對(duì)于與自己相關(guān)的信息進(jìn)行綜合掌握。

3 檔案管理信息化措施

1）完善資料管理體系。為了加快街道辦事處的良好發(fā)展，需要對(duì)人員檔案進(jìn)行良好的管理，促使人員檔案的街道辦事處可以按照檔案管理體系進(jìn)行工作。完善資料過程中的安全責(zé)任，對(duì)資料進(jìn)行明確規(guī)定與管理，提高檔案質(zhì)量。對(duì)于檔案項(xiàng)目可以進(jìn)行階段性的驗(yàn)收審核，在檔案進(jìn)行到不同階段時(shí)要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審核，審查合格之后才能進(jìn)行下一階段的資料。完善的檔案管理體系能夠使人員檔案項(xiàng)目管理有所依據(jù)，使管理行為規(guī)范化進(jìn)行。另外，明確人員檔案項(xiàng)目資料的法律法規(guī)，對(duì)人員檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷完善，為人員檔案管理工作打下基礎(chǔ)。2）軟件應(yīng)用。在檔案管理的過程中，需要積極的引入軟件應(yīng)用，提高資料保存的安全性。根據(jù)技術(shù)的難易程度進(jìn)行分類，或者根據(jù)常用技術(shù)進(jìn)行分類，充分利用檔案數(shù)據(jù)庫對(duì)技術(shù)信息進(jìn)行整理。在建立檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時(shí)，需要積極的引入新技術(shù)，建立科學(xué)，信息化，智能化的資料管理，提高技術(shù)應(yīng)用的同時(shí)保證資料保存的完整度。3）完善內(nèi)部建設(shè)，形成規(guī)范化技術(shù)管理。加強(qiáng)對(duì)街道辦事處文化的建設(shè)，保證他們思想政治上的進(jìn)步，對(duì)他們進(jìn)行管理，保證人員具有較強(qiáng)的團(tuán)結(jié)意識(shí)，以及對(duì)技術(shù)等有學(xué)習(xí)的積極性。在街道辦事處建設(shè)中，需要在資料過程中需要保證各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范合理進(jìn)行。完善街道辦事處內(nèi)部建設(shè)，輔助內(nèi)部控制對(duì)街道辦事處進(jìn)行合理規(guī)劃，需要加快建設(shè)街道辦事處軟件設(shè)施，建立安全責(zé)任制，保證每個(gè)人在工作中有安全防護(hù)意識(shí)。在實(shí)際工作中，需要不斷的學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，加快與國際慣例接軌，最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制與街道辦事處資料管理共同進(jìn)步。

4 系統(tǒng)內(nèi)容

1）資料管理子系統(tǒng)。在街道辦事處檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，需要收集項(xiàng)目資料，對(duì)項(xiàng)目的要求進(jìn)行整理，從總體規(guī)劃，對(duì)事件處理以及社區(qū)檔案進(jìn)行材料整理。在案卷管理系統(tǒng)中，需要對(duì)主要的案卷內(nèi)容，審查，修改等功能進(jìn)行設(shè)置，對(duì)文件的建立刪除，修改，內(nèi)容的錄入等進(jìn)行功能建設(shè)。2）編目整理子系統(tǒng)。在進(jìn)行檔案資料信息編目時(shí)，需要嚴(yán)格的按照規(guī)章制度進(jìn)行劃分，降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行區(qū)域內(nèi)的資料信息有效管理。在進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，需要根據(jù)資料的特點(diǎn)，以及資料的使用便民程度進(jìn)行子系統(tǒng)的編目。3）檢索查詢子系統(tǒng)。設(shè)定信息檢索與查詢平臺(tái)，可以對(duì)檔案資料區(qū)域進(jìn)行全方位定位處理，提高資源開發(fā)與技術(shù)利用模式，促進(jìn)區(qū)資源利用與建設(shè)的高效率發(fā)展。查詢相關(guān)的規(guī)定，以及對(duì)結(jié)果，主題等進(jìn)行查詢時(shí)可以更快給出結(jié)果，設(shè)置相關(guān)的關(guān)鍵詞，為系統(tǒng)查詢提供幫助，同時(shí)設(shè)置截圖，打印，排序等功能對(duì)建筑技術(shù)資料進(jìn)行歸納。

4 結(jié)語

有效的資料管理不僅可以提高最終技術(shù)應(yīng)用的質(zhì)量，也可以確保街道辦事處在人員檔案項(xiàng)目中進(jìn)行良好的發(fā)展。街道辦事處想要在競(jìng)爭中取得進(jìn)步，需要加強(qiáng)對(duì)裝修資料的管理，保證資料的真實(shí)性，促使資料的存儲(chǔ)得到保證，以真實(shí)為目標(biāo)的不斷提高資料的質(zhì)量。提高人員檔案資料的管理，對(duì)資料管理人員進(jìn)行監(jiān)督管理，提高街道辦事處競(jìng)爭力，提高人員的自身能力。