淺談體育場館檔案資料管理問題和優(yōu)化策略

嚴(yán) 點

（新疆維吾爾自治區(qū)體育中心，新疆 烏魯木齊 830000）

檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，在體育場館的各項工作中，檔案是記載體育場館日常工作內(nèi)容、進(jìn)度，比賽情況，場館發(fā)展等的重要載體，包含著圖片、文字、視頻等信息，是體育場館的見證，也是體育場館管理水平的衡量和反饋，也反映出了一個地區(qū)的體育文化發(fā)展水平，當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)步入數(shù)字化、信息化時代，但是一些體育場館的檔案管理工作依舊落后，未能發(fā)揮出檔案的使用實效，因此必須要解決體育場館檔案管理存在的問題，積極加以改進(jìn)優(yōu)化。

1 體育場館檔案管理存在的問題

1.1 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理制度尚待完善

我國檔案研究起步較晚，檔案法在80年代才出臺，發(fā)展至今仍有很多需要改進(jìn)的地方，并且各單位對檔案管理的落實情況也不相同，造成了檔案管理制度、規(guī)章的不健全，一些體育場館建檔的意識不強，檔案管理不夠規(guī)范，由于沒有一個統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和工作流程規(guī)章，使得體育場館檔案的很多資料都沒有進(jìn)行歸檔，有的場館只是偏重于某方面的檔案整理，工作不夠全面，檔案殘缺現(xiàn)象普遍。再者現(xiàn)代檔案信息化管理已經(jīng)大范圍推進(jìn)，但是就體育場館來說，在檔案的數(shù)字化、信息化方面工作不到位，還停留在初級數(shù)據(jù)收錄階段，市場上的一些檔案管理軟件功能重疊或者不兼容也給檔案管理工作帶來不便，檔案的收集查閱、資源共享效果不理想，檔案管理的工作效率低，檔案使用價值低。

1.2 對檔案管理不重視，專業(yè)人員欠缺

檔案管理整體意識的淡薄使得一些體育場館的領(lǐng)導(dǎo)對依法治檔的觀念不強，檔案管理的工作就受不到應(yīng)有的重視，檔案作為體育場館發(fā)展的見證，更是體育館進(jìn)行有效管理的參考依據(jù)，具有非常高的保存價值。然而當(dāng)前一些體育場館負(fù)責(zé)管理檔案的工作人員多數(shù)是由行政人員兼職代為管理，在檔案的收集、整理、歸檔工作的專業(yè)水平不高，缺乏統(tǒng)一的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的工作流程，而且整理的效率、效果都不高，有的體育場館雖然有檔案管理的專業(yè)人才，但是工作人員數(shù)量不足，工作量大，隨著日益增加的體育場館賽事和經(jīng)營活動，檔案資料會越來越多，人手不足嚴(yán)重拖了后腿，檔案工作無法順利開展。

1.3 檔案收集范圍不明確，管理缺乏系統(tǒng)性

大部分的體育場館收集的檔案資料集中在工作計劃、總結(jié)、年鑒，賽事活動資料，基建檔案等等少部分的工作內(nèi)容，還有很多其他的工作資料沒有記錄在案，其實檔案的范圍遠(yuǎn)不止這些，但是由于缺乏一個明確的檔案收集范圍規(guī)定，使得很多體育場館的相關(guān)工作資料在無形之中流失掉了，另外檔案資料的形式，不局限于紙質(zhì)、磁帶、光盤等形式，當(dāng)然當(dāng)下檔案存儲數(shù)字化的趨勢愈加明顯，文字、圖片、音頻、視頻等都是可以保存的檔案形式。另外在體育場館的檔案管理工作中，沒有開設(shè)專門的檔案管理室，使得檔案存儲比較分散，也容易丟失，檔案沒有正規(guī)地進(jìn)行登記造冊、分類編目，也就無法保證檔案的完整性。檔案的初始收集管理工作不到位，存儲不規(guī)范，分類不明確，一級管理工作都沒有做好，就更不用提檔案的二次、三次開發(fā)利用，這在一定程度上也造成了檔案資源的浪費。

2 提高體育場館檔案管理水平的策略

2.1 完善體育場館檔案管理制度，規(guī)范檔案工作流程

有章可循是一切工作順利開展的前提基礎(chǔ)，檔案管理工作也不能例外。當(dāng)前我們體育場館的檔案管理工作并不積極，一方面需要在思想上加強對檔案管理的認(rèn)識和重視，另一方面就要加快檔案管理制度的建設(shè)，規(guī)范化檔案管理工作的流程，制定統(tǒng)一的檔案收集、管理標(biāo)準(zhǔn)，建立起一個完整的檔案管理運行機制，確保從制度制定到實踐執(zhí)行都能一一落實，責(zé)任到人，工作可追溯，確保檔案能夠妥善管理，有效管理。

2.2 明確檔案管理范圍，科學(xué)收納管理檔案

各單位的檔案收集整理可以參照國家關(guān)于檔案收集管理的范圍規(guī)定來進(jìn)行，體育場館除了擁有普通檔案的一般屬性外，還有其特殊性，體育場館的檔案收集在內(nèi)容上要涵蓋各種在管理活動和業(yè)務(wù)活動中形成的資料文件，比如行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案，還要在載體形式上涵蓋所有，文本、圖像、音像等，需要體育場館的檔案管理工作人員要明確檔案收集管理的范圍，才能做到不漏收、不漏存，檔案的存在不僅僅是對體育場館的運行反應(yīng)，有利于場館的建設(shè)發(fā)展，對其他體育管理部門來說，關(guān)于體育場館的這部分檔案對于加強體育監(jiān)管，促進(jìn)地方體育建設(shè)也有著十分重要的參考作用，與人們的健康生活息息相關(guān)。

2.3 改進(jìn)體育場館檔案資料管理工作的方法

1）規(guī)范化檔案管理。體育場館的檔案來源不一，門類也較多，因此在工作中需要將檔案的收集、建檔、分類、管理、開發(fā)等相關(guān)工作進(jìn)行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，比如體育素材的收集整理，檔案立卷歸檔要求，案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，案卷借閱制度，檔案管理崗位職責(zé)等等一系列的可執(zhí)行的規(guī)章制度明面化，讓檔案管理工作能夠有章法的順利進(jìn)行。在檔案收集方面要確保全面，內(nèi)容完整，分門別類，便捷檢索，比如資料類，可以將與體育有關(guān)的書籍、刊物，場館舉辦的各種活動的掛圖、相片、錄像帶、磁盤等歸于此類；文件類，主要是黨和國家有關(guān)體育建設(shè)發(fā)展方面的文件，還有場館內(nèi)部工作下發(fā)的文件、年度總結(jié)等；競賽類，場館承辦的體育比賽資料，要將各體育項目的比賽規(guī)程、秩序手冊、成績單、比賽工作總結(jié)等都收錄在內(nèi)，在賽后對所有比賽項目的相關(guān)資料進(jìn)行完整的分類并歸檔，對于地區(qū)體育事業(yè)有特別貢獻(xiàn)的運動員、教練員進(jìn)行建冊登記；其它類，一些瑣碎的事務(wù)比如體育場館的租借記錄、市民體育俱樂部文件、體育器材和運動服的購買計劃等等，雖然工作比較邊緣化，但是這些檔案數(shù)據(jù)對于體育場館的審計工作和場館發(fā)展規(guī)劃是必不可少的，也需要進(jìn)行嚴(yán)格的收錄管理。另外要對體育場館檔案進(jìn)行保密級別的分類，保密程度不同，借閱查詢的規(guī)則不同，體育場館的檔案管理人員要明確控制檔案信息的開放程度，在促進(jìn)資源共享的同時也要把握好重要檔案信息的安全性，防止泄露。這需要體育場館的檔案管理人員具有扎實的檔案管理專業(yè)水平，有高度的工作責(zé)任心和保密意識，才能將檔案保管工作做的更好。

2）數(shù)字化檔案管理。檔案管理的數(shù)字化和信息化是發(fā)展大勢所趨，對于已有的實體檔案資料可以借助掃描儀等工具將檔案數(shù)字化傳輸至計算機進(jìn)行存儲，對于正在收集的檔案可以直接數(shù)字化存儲，節(jié)省儲存空間，減少紙張的浪費，對于一些重要的檔案可以做好實體資料和數(shù)字化的雙重保存，保障檔案存儲的可靠性。體育檔案的價值只有通過收集、整理、鑒定、統(tǒng)計后才能提供相關(guān)工作的檢索查詢服務(wù)，數(shù)字化的檔案使這些工作程序更加準(zhǔn)確、高效、便捷，并且通過網(wǎng)絡(luò)和檔案信息平臺還能實時數(shù)據(jù)共享，給不同部門之間的體育工作提供了更多便利，當(dāng)前大數(shù)據(jù)分析技術(shù)發(fā)展迅速，通過對檔案信息的數(shù)據(jù)分析，還能及時發(fā)現(xiàn)一些潛在的問題，便于我們對問題進(jìn)行分析處理，還可以從大數(shù)據(jù)分析中獲得一些未來體育事業(yè)發(fā)展趨勢的提示與思考，有利于我們進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，推動體育事業(yè)進(jìn)步。