醫(yī)院檔案管理工作模式及創(chuàng)新研究

張 巍

（河北省承德市中心醫(yī)院，河北 承德 067000）

1 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

現(xiàn)階段相關(guān)醫(yī)院檔案管理工作的信息化也逐漸走上了數(shù)字化模式發(fā)展的道路，同時(shí)相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)運(yùn)用將成為現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的中堅(jiān)力量。另外醫(yī)院的檔案管理工作可以使用相關(guān)信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行有效簡(jiǎn)化，同時(shí)還能夠?qū)?fù)雜手動(dòng)管理的流程進(jìn)行大數(shù)據(jù)化。信息技術(shù)使用使我們能夠組織和整合相對(duì)冗余的信息。應(yīng)該注意的一點(diǎn)是，在相對(duì)應(yīng)醫(yī)院檔案管理過(guò)程當(dāng)中需要使用數(shù)字化應(yīng)用不足以在單一網(wǎng)頁(yè)中滿足檔案管理的所有需求。數(shù)字信息技術(shù)本質(zhì)上是一個(gè)全面、高效的數(shù)字信息集成系統(tǒng)，其可以更高效地集成和使用醫(yī)院的所有內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)，從而從根本上有效提高相關(guān)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量和效率。在提出相對(duì)應(yīng)國(guó)家信息化發(fā)展任務(wù)后，相關(guān)行業(yè)發(fā)展逐漸從傳統(tǒng)的模式轉(zhuǎn)向信息化改革發(fā)展，同時(shí)，我國(guó)現(xiàn)階段相關(guān)數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展也在逐步加快，同時(shí)相對(duì)應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)使用直接推動(dòng)了數(shù)字信息發(fā)展進(jìn)程。在從城市到農(nóng)村的過(guò)渡階段，不同規(guī)模以及類(lèi)型的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)管理已經(jīng)逐漸實(shí)施，其中一些是集中的，但這種模式從未達(dá)到相對(duì)應(yīng)管理數(shù)字檔案的最終目標(biāo)。另外相關(guān)檔案管理對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展的影響也特別重要。在現(xiàn)代化信息技術(shù)加速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)完全被取代，這就表明進(jìn)一步加強(qiáng)相關(guān)醫(yī)院檔案數(shù)字化信息管理的努力已經(jīng)成為現(xiàn)階段時(shí)代發(fā)展階段的現(xiàn)實(shí)和客觀需要[1]。

2 醫(yī)院檔案管理模式存在的問(wèn)題

2.1 缺乏專(zhuān)業(yè)管理人員

在現(xiàn)階段相關(guān)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)相關(guān)醫(yī)院檔案管理提出了新的要求。現(xiàn)階段相關(guān)病歷不限于紙質(zhì)文件，同時(shí)也出現(xiàn)了很多電子項(xiàng)目等等。現(xiàn)階段電子檔案已經(jīng)逐漸成為相對(duì)應(yīng)醫(yī)院檔案的主要形式，但由于相對(duì)應(yīng)醫(yī)院的內(nèi)部信息系統(tǒng)的不足以及相關(guān)檔案管理不善等等問(wèn)題。一些醫(yī)院采用傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理模式，退休人員是醫(yī)院管理的主要責(zé)任人，由于缺乏病歷管理知識(shí)，電子病歷管理效率低下，這些問(wèn)題很大程度上都對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。

2.2 歸檔范圍不同較為分散

由于受到相關(guān)傳統(tǒng)觀念的影響，許多醫(yī)療管理人員都主要將醫(yī)院作為相對(duì)應(yīng)的專(zhuān)門(mén)單位，僅根據(jù)相對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)需求來(lái)收集相關(guān)數(shù)據(jù)。正是由于這一錯(cuò)誤的理念認(rèn)識(shí)，相關(guān)醫(yī)院管理者們只注重技術(shù)材料方面的應(yīng)用，而不注重其他材料的管理質(zhì)量，導(dǎo)致相關(guān)檔案資源等等出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，對(duì)病歷管理產(chǎn)生了較大的影響，并導(dǎo)致相對(duì)應(yīng)衛(wèi)生設(shè)施技術(shù)材料存在一定的違規(guī)行為。在衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，相對(duì)應(yīng)的技術(shù)數(shù)據(jù)主要儲(chǔ)存在相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)或診所當(dāng)中，另外具有社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值的數(shù)據(jù)以及技術(shù)成果大多數(shù)都主要儲(chǔ)存在相關(guān)部門(mén)當(dāng)中。這種分散式管理會(huì)導(dǎo)致檔案信息資源出現(xiàn)碎片化，同時(shí)還會(huì)切斷各種醫(yī)院服務(wù)之間的聯(lián)系，降低醫(yī)務(wù)人員的效率，影響檔案管理工作所帶來(lái)的價(jià)值。

2.3 信息管理無(wú)規(guī)劃資源利用率低

病案管理將直接影響相關(guān)醫(yī)院的改革發(fā)展，在管理以及實(shí)施過(guò)程當(dāng)中需要很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)進(jìn)行，因此有必要重點(diǎn)規(guī)劃信息化建設(shè)工作。缺乏預(yù)先規(guī)劃會(huì)對(duì)檔案管理的效率以及相對(duì)應(yīng)的質(zhì)量等等問(wèn)題產(chǎn)生較為重大的影響。如果相對(duì)應(yīng)的管理人員沒(méi)有意識(shí)到他們自身的責(zé)任，這也將進(jìn)一步影響相關(guān)檔案管理信息化的發(fā)展，不僅在很大程度上直接浪費(fèi)了工作人員的精力，同時(shí)還會(huì)造成相對(duì)應(yīng)的檔案管理不善。另外在檔案管理以及相對(duì)應(yīng)的存儲(chǔ)過(guò)程當(dāng)中也會(huì)帶來(lái)許多問(wèn)題，降低了信息資源的有效利用，降低了檔案管理人員的積極性以及工作信心。因此相關(guān)醫(yī)院管理部門(mén)有必要進(jìn)一步改善傳統(tǒng)的管理理念和方法，以全面提高管理的質(zhì)量和嚴(yán)謹(jǐn)性，避免檔案管理可能存在的問(wèn)題[2]。

3 醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新措施

3.1 應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新管理

在現(xiàn)階段信息化發(fā)展時(shí)代，各行各業(yè)的各個(gè)部門(mén)都在很大程度上追求實(shí)時(shí)創(chuàng)新，同時(shí)進(jìn)一步有效充分應(yīng)用了現(xiàn)代化信息技術(shù)。通過(guò)醫(yī)療檔案管理信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步改革。首先，相關(guān)管理者應(yīng)當(dāng)從改變紙質(zhì)檔案管理模式開(kāi)始，繼續(xù)推廣和使用相對(duì)應(yīng)的信息管理方法。收集檔案資源整個(gè)過(guò)程，從上一階段到下一個(gè)階段，都必須將相關(guān)檔案資源存儲(chǔ)在信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。綜合檔案管理同步市級(jí)醫(yī)院的病歷和信息，相關(guān)數(shù)據(jù)采集人員和技術(shù)人員更應(yīng)當(dāng)專(zhuān)注于高價(jià)值數(shù)據(jù)，并制作出相對(duì)應(yīng)單獨(dú)的電子檔案數(shù)據(jù)來(lái)用于監(jiān)控管理。醫(yī)院還必須建立專(zhuān)門(mén)的信息共享平臺(tái)，為支持相關(guān)醫(yī)學(xué)研究提供相對(duì)應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)。此外，醫(yī)院管理者應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代病案管理經(jīng)驗(yàn)，深入分析病案管理問(wèn)題，充分應(yīng)用現(xiàn)代管理方法，提高數(shù)據(jù)信息安全性。重點(diǎn)升級(jí)相關(guān)信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，進(jìn)一步有效加強(qiáng)相關(guān)計(jì)算機(jī)防火墻配置，防止黑客或犯罪分子竊取醫(yī)療信息，提高通過(guò)密鑰技術(shù)的訪問(wèn)。檔案管理還應(yīng)當(dāng)做到全面提高檔案管理水平，以促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3.2 提高服務(wù)質(zhì)量及人員素質(zhì)

創(chuàng)新相關(guān)檔案管理模式是醫(yī)院檔案管理的核心，相關(guān)醫(yī)院需要更加意識(shí)到應(yīng)當(dāng)將自身逐漸向服務(wù)化單位模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型，因此相對(duì)應(yīng)的檔案管理也必須采取積極主動(dòng)的方法來(lái)提供相對(duì)優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。在構(gòu)建檔案時(shí)，需要通過(guò)建立不同的服務(wù)模式和不斷提高服務(wù)意識(shí)來(lái)提高基層醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)一步有效提高檔案管理的合理性和科學(xué)性。管理人員在檔案管理中發(fā)揮著十分重要的作用，是管理創(chuàng)新的推動(dòng)者，因此需要提高管理能力和質(zhì)量。醫(yī)院應(yīng)定期組織管理人員參與職業(yè)培訓(xùn)評(píng)估，開(kāi)展符合相關(guān)醫(yī)院管理發(fā)展要求的培訓(xùn)教育活動(dòng)，并通過(guò)評(píng)估檢驗(yàn)培訓(xùn)結(jié)果。提高行政人員的責(zé)任意識(shí)，以滿足醫(yī)院自身的檔案管理要求，掌握檔案發(fā)展規(guī)律，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)相對(duì)應(yīng)的檔案管理創(chuàng)新。

3.3 健全檔案管理模式制度

為了能夠進(jìn)一步有效促進(jìn)相關(guān)檔案管理的創(chuàng)新，首先就有必要建立起一個(gè)較為全面的管理系統(tǒng)，同時(shí)進(jìn)一步有效明確規(guī)定相關(guān)管理系統(tǒng)的實(shí)際要求，并確保醫(yī)院檔案管理所有活動(dòng)都能夠在管理系統(tǒng)的框架內(nèi)進(jìn)行。根據(jù)相關(guān)醫(yī)院發(fā)展的情況，根據(jù)各種職位的性質(zhì)來(lái)使得相關(guān)工作人員能夠進(jìn)一步了解他們自身的專(zhuān)業(yè)責(zé)任和義務(wù)，確保相關(guān)管理系統(tǒng)能夠有序進(jìn)行。管理人員還應(yīng)當(dāng)有效加強(qiáng)相對(duì)應(yīng)的檔案管理，負(fù)責(zé)信息收集以及信息整合，明確相關(guān)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)要求。在醫(yī)院當(dāng)中調(diào)查相關(guān)數(shù)據(jù)必須通過(guò)記錄信息和建立統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來(lái)確保記錄的完整性。管理人員還應(yīng)重點(diǎn)做好需要銷(xiāo)毀檔案記錄工作，詳細(xì)記錄要銷(xiāo)毀的文件，并確保這些文件得到保密和處理。對(duì)于不同保密級(jí)別的檔案，也應(yīng)輸入信息，違反保密規(guī)定的人應(yīng)受到起訴。對(duì)于病案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這將直接影響檔案管理的有效性。因此，要注重倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部的防火，維護(hù)檔案的安全和完整[3]。