助推“雙一流”發展的高校檔案管理工作新思路

徐璟亮

（華中科技大學檔案館，湖北 武漢 430000）

高校檔案工作是學校重要的基礎工作之一，既承擔著以檔存史的任務，也承擔著以檔資政、以檔育人、學校發展、師生發展和校友發展的任務，它在學校工作中的作用日益重要。正如習近平總書記所說：“經驗得以總結，規律得以認識，各項事業得以發展，都離不開檔案?！眲撔麓碇粋€國家上進的精神，是國家繁榮富強不息的能量源泉，要進步就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理唯有不斷加強和改進，堅持工作創新，堅持持續發展，才能讓高校檔案事業跟上信息世界的發展，才能符合社會主義市場制度的需求，才能更加有效地發揮它的職能。

1 改變思維模式，工作觀念的創新是必要條件

高等教育發展正面臨從規模發展向內涵發展的轉變，國家推動一流大學、一流學科建設的決策和推進高校分類發展的指導思想，是新時期高等教育核心發展方向。高校檔案管理工作必須建立創新認知，輔以創新行動，才能有新的發展。

1）以檔資政，促進學校發展。在新時期歷史條件下，高校檔案館不僅僅只是簡單匯聚和整理學校檔案材料，同時也是學校重要的服務機構、文化中心、研究基地。在高校檔案工作中，努力做到各種檔案材料全面收集，充實豐富優化檔案館館藏，這僅僅是邁開了高校檔案工作的第一步，在此基礎上，深化開發檔案利用，充分發揮檔案獨特的服務，檔案創新改革已是迫在眉睫。檔案人員要能夠從檔案資料中發掘出對學校當前工作有指導和借鑒意義的信息，與當前工作有機結合起來，做到以檔資政，促進加快學校全面發展。高校應把檔案工作納入各單位年度目標考核體系，每年定期召開檔案工作會議，每年評選出優秀檔案工作單位和優秀兼職檔案員進行表彰，與重點單位可以用工作函形式進行詳細溝通等，提高全校各單位的積極性。

2）主動服務全校，強化提前介入。要樹立現代化檔案管理認知，把檔案管理的目標定位在服務和創新。要明確以人為本的中心思想，服務社會用戶和學校師生是檔案工作的責任。要提高檔案館的責任意識與歷史擔當，潛心研究開發新措施，多方合作、強強聯手開拓新途徑，增強檔案的現代化管理。針對學校一些重大舉措、重大項目，檔案工作要主動關注、提前介入，如中央巡視組審核、本科教學工作審核評估、重點學科建設、學位點評估、工程專業認證、大型實驗室建設、校慶國慶等大型校園文化活動等，都有大量的檔案需要查閱、利用，檔案館要主動為這些工作提供專項檔案服務，從而提升自己以檔資政的能力和水平。努力實現檔案工作重大活動不缺席、重大工程能同步，核心工作能參與，確保檔案材料應收盡收。

2 提高檔案意識，管理模式的創新是主要根基

管理創新就是要通過現代化管理手段與方法的創新，為高校檔案工作的與時俱進創造出新的機遇。高校檔案工作是一項關系到每一個單位、每一位師生的基礎工作，源于各單位，又服務于各單位，需要學校領導的重視，需要各單位的支持。校領導重視，思想統一，組織機構健全的檔案館才有創新的生命力。舊模式下學校檔案室大多歸屬非單獨機構，比如是校辦或人事處下的一個科室，其職能只是履行而非參議決議。伴隨學校管理體系改革的深入，檔案管理工作的分量和重要性日益顯現，于是在學校體制改革中，檔案館分離出來變成獨立職能部門，為提升高校檔案管理改革具備了前提條件。

3 推進科技興檔，數字化模式的創新是重點環節

1）標準規范、整體推進。在檔案工作管理創新中，要利用互聯網、大數據等先進技術，對檔案管理系統加以改造和提升。信息化的高速發展為檔案資源科學管理與服務利用提供了新的途徑，也迅速推動著檔案事業的跨越式成長。檔案部門要與時俱進，增加資源投入量，開發先進的硬件設施和配套的檔案管理軟件，對老舊的檔案管理系統進行改造提升，實現檔案館藏的數字化加工，建成規范的數字化檔案館，早日實現電子檔案與紙質檔案的同步歸檔、遠程查閱，為師生使用檔案提供更大的便利。

檔案館要主動參與全校的辦公系統電子信息化研發工作，提出檔案專業管理方面的需求。數字化檔案館建設經費應該列入學校長期固定的計劃范疇，研討處理檔案現代化管理與學校辦公自動化的鏈接之間的不足之處。設備技能現代化迫在眉睫，改變傳統手工操作速度慢、效能低的問題，利用互聯網等先進技能方法，提升檔案管理的現代化科技含量和程度。積極地把檔案工作融入學校的中心歷程和重要環節中，讓學校檔案管理進入主要位置，努力實行管理方法形式的社會化和多元化。

2）安全為先，確保保密。保密體制是檔案工作里非常關鍵的環節，互聯網時代一定要依據實際狀況做到精確拿捏。網絡直接傳導檔案信息的情況下，用戶權限必須實行嚴格管制。嚴格杜絕影響穩定和安定團結、損害集體利益、涉足個人機密的檔案外泄。檔案信息與公開發行的圖書文獻資料不同，網上公開的檔案應嚴格遵循保密原則，不能公開的檔案信息要嚴格界定內、外部使用權限。

4 提升整體品質，現代化服務模式的創新是主流助力

高校檔案館推動服務創新，核心是不斷拓展檔案的服務面，增強服務的準確性、便捷性。當前，國家不斷加大對高等教育的投入，高校與社會各方面的聯系日益緊密，并帶來高校檔案工作的服務面不斷擴大。如學校本科教學質量工程項目的建設、科研平臺與創新團隊的建設、大學科技園的建設、與企業聯合開展合作等方面的工作，都比過去更加頻繁。這些帶有鮮明時代特征和發展趨勢的工作，都會產生大量新檔案，同時科研師生們也頻繁利用檔案舊資源，這一部分將成為高校檔案館新時期的新工作亮點。

另外，我國新媒體的主要形式為“兩微一端”，即微博、微信、移動客戶端，已經成為檔案服務社會、服務大眾的新形式。檔案部門通過文字、圖片、聲像視頻等多種形式，以互聯網、微信、微博等平臺為媒介，解讀制度、發布動態、宣傳檔案、材料收集等，有效地拓展了檔案的服務功能。

5 提倡以人為本，人才資源的創新是基礎來源

推動檔案工作創新，人才是基礎，“雙一流”大學尤其要認識到人才資源是第一資源。隨著我國高等教育推進世界一流大學和一流學科的“雙一流”建設，各高校的辦學規模逐步增大，科研水平逐步增強，檔案內容逐漸豐富，查詢利用率更是大幅提高。檔案人不斷努力提高服務質量，逐漸得到校領導和全校師生的認可和支持。依據檔案的工作特征，積極營造鉆研業務、鼓勵創新、和諧互助的良好工作氛圍。加強內部凝聚力，加強與校內各部門的合作，不斷把檔案工作推陳出新，整體推進，用優質的服務贏取學校各方面關注與重視。要積極打造一支精通業務、踏實工作、具有改革創新思維的專業人才 隊伍。

6 結束語

高校檔案部門面對“雙一流”的挑戰，無論是在業務工作層面，還是在管理服務工作層面，都要積極做到立足長遠、整合資源、不斷創新。在創新檔案管理制度時還要注意把握正確方向，在實際工作中與具體情況相結合，不斷提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案工作推陳出新，換發新的生機與活力！