兼職檔案人員隊伍現狀及加強建設措施

周思施

（四川省達州市中心醫院，四川 達州 635000）

1 兼職檔案人員隊伍現狀

綜觀目前各單位兼職檔案工作人員情況的現狀，存在以下幾個方面問題：

一是兼職檔案人員的檔案專業知識欠缺。由于各部門歸檔工作只是一項兼職工作，各單位在招聘工作人員時不會考慮錄用檔案專業畢業人員，這樣就造成了各部門歸檔工作都是由非檔案專業人員完成，從檔案的組卷到每一份文件正文和底稿的放置等檔案工作的基礎知識都需要從頭學起，給檔案歸檔工作帶來一定困難。由于兼職檔案人員并未接收過專業的培訓，且缺乏足夠的檔案管理經驗，對于檔案管理內容及流程一知半解，使得很多兼職人員不了解相關法律法規，在進行文件資料的收集整理工作時存在資料收集不全、文檔整理不當等 情況。

二是兼職檔案人員的流動性大。各部門歸檔工作一般都是分配給年輕的同志或新錄用人員，而這些人員正是每個單位中極不穩定的人群。從他們個人發展的角度來看，面對人才流動、竟爭激烈的現代化社會，他們已經打破了一職定終身的傳統觀念，隨時存在著調動、辭職的隱患，這樣給歸檔工作的穩定性和持續性帶來了一定的問題。除此之外，有些科室領導忽略了檔案管理工作的重要性，并未將檔案整理工作融入科室發展規劃中，使得兼職檔案管理人員沒有意識到自我價值，久而久之也會在心理上產生較大落差及強烈自卑感，進而嚴重制約了兼職檔案人員的工作積極性與工作熱情，無法沉下心來從事本職工作，這也在一定層面上增加了兼職檔案管理隊伍的人員流動。

三是歸檔工作崗位職能分配不穩定性。近年來，隨著機構改革、人員變更工作的不斷推進，工作崗位職能分配也在不斷的調整，鑒于歸檔工作是每個部門的兼職工作，這種職能分配的不穩定性極為明顯。這次改革歸檔工作職能分配在某人身上，下次調整，很可能就會變換到其他人，這種職能分配的不穩定性隨時都會影響著歸檔工作的順利開展。與此同時，由于兼職檔案管理隊伍人員流動性大，不利于檔案管理工作的統籌規劃，且兼職人員除了負責檔案整理工作外還需要肩負起其他崗位的基礎工作，因此常常會遇到顧此失彼的不良情況，這也在一定層面上增加了兼職檔案管理工作難度。

針對兼職檔案人員隊伍中存在的種種狀況，這些問題的存在既是不可避免的也是無法回避的。作為檔案管理部門要高度重視這支隊伍的建設問題，抓問題從源頭抓起，才能以不變應萬變，使檔案工作從第一步開始就做到標準化、規范化。

2 加強兼職檔案人員隊伍建設措施

專業、穩定的檔案管理隊伍是確保企事業單位檔案管理工作得以高效進行的基礎所在，也在一定層面上推動了企事業單位的可持續發展。相對固定的兼職檔案人員不僅能夠準確掌控檔案管理工作走向，還能確保文檔資料得以全面、系統的保存下來。因此企事業單位需要結合自身發展實際情況加強兼職檔案人員隊伍建設與管理，為了保障檔案管理工作的高效性、系統性，本文建議從以下幾個方面著手。

一是要確定各部門負責檔案工作的人員名單，建立起一支歸檔人員隊伍。各單位歸檔人員都分散在各個部門，從組織結構上來看，不可能集中管理，并且歸檔工作只是他們專職工作中占據比例很小的一部分，因此他們對這項工作的重視程度不夠，檔案工作意識比較淡薄。各部門領導還需要根據部門檔案管理情況做好組織制度建立工作，確定歸檔人員名單后，做到職責明確，責任警醒，確保崗位職責落實到位，并根據自身情況為兼職檔案管理人員的日常工作提供助力支持。只有從根本上確保企事業單位檔案管理隊伍穩定性，才能確保檔案管理作用真正的發揮出來。

二是要加強歸檔工作人員檔案專業知識培訓，堅持常抓不懈。針對歸檔工作人員都不是科班出身的問題，定期組織檔案專業知識培訓極為重要，無論是基礎理論知識還是檔案管理技巧都需要經過多次的培訓講解，并且還需要為兼職人員提供理論聯系實際的學習機會。為了確保兼職檔案人員得到系統培訓，企事業單位相關部門需要將培訓學習計劃圍繞檔案立卷、歸檔范圍和保管期限的界定等檔案工作基本知識展開，讓兼職檔案人員對檔案工作有一個全面的了解，以此確保文獻資料歸檔工作的順利開展。針對歸檔工作人員不穩定性問題，檔案專業知識培訓不僅要定期，更要堅持不懈，要根據歸檔工作人員的變動情況，隨時開展培訓工作，以便歸檔工作銜接及時，避免歸檔案卷不規范現象的發生。與此同時，企事業單位還可以將“檔案管理隊伍穩定性”作為衡量各部門人員管理能力的考核指標，并通過季度、半年度或年度考核的方式將其與企事業單位的經營管理效益聯系起來，以便合理控制兼職檔案管理人員的流動性。

三是要關注歸檔人員變動情況，及時調整更新歸檔人員名單。負責歸檔工作人員的變動，主要有兩種情況：從個人角度看，由于工作單位調動或外出學習等原因，造成某部門歸檔人員空缺；從單位角度看，由于進行機構改革，撤銷、合并及新建部門的調整，歸檔工作人員隨時都在變動。檔案管理部門要根據不同情況的變化，及時調整和補充各部門負責歸檔工作的人員，這樣以不變應萬變，在不穩定的因素中尋求穩定，才能避免歸檔人員隊伍中出現斷檔現象。企事業單位還需安排專職人員對兼職人員動情況進行實時監督與管理，一旦發現斷檔問題時，需要加強文件檔案的日常交接與管理。

3 結語

隨著社會大環境的改變，各大企事業單位逐漸意識到檔案管理工作的重要性，并逐漸增加了檔案管理工作內容及難度，為了縮減人力成本，很多單位部門開始聘用兼職人員輔助專職檔案人員完成文件資料的整理工作。為了確保檔案管理工作質量與效率，企事業單位需要做好兼職檔案隊伍的人員管理工作，加強兼職檔案人員隊伍建設，是一項長期的而又細致的工作，只要我們有恒心、有耐心，堅持不懈，及時調整，就能保持兼職人員隊伍經久不衰，為檔案工作的規范化、標準化奠定堅實的基礎。