新時期檔案利用問題及對策研究

王 芳 車 娟

（山東省榮成市檔案館，山東 榮成 264300）

檔案是文化的傳承，是人類歷史的真實記錄，歲月的年輪賦予了檔案價值。怎樣讓檔案的價值得以充分體現，讓檔案從庫房“走出來”，喚醒更多的人關心檔案，利用檔案，筆者認為這是所有檔案人值得深思的問題。筆者想從以下幾點淺述拙見。

1 加大管理力度，使各級檔案完整歸檔

現實工作中，各級檔案館所接收的檔案多數為黨政機關、企事業單位的文書檔案，而缺少一些與社會公眾密切相關的其它檔案。那么如何應對這種落后局面呢？我認為主要應從以下三個方面著手予以解決：

1）征收范圍應進一步擴大。目前的征收范圍不論是質還是量，因受各級檔案館條件的制約，已遠遠不能滿足社會的需求。檔案館要制訂相應措施，抓緊對上述檔案的征集和管理，且征集的目標不能局限于黨政機關、企事業單位，而應高瞻遠矚，面向全社會，利用報紙、電視臺等新聞媒體發布征集廣告，采取捐贈、寄存、購買等多種方式把有利用價值、能反映一定時期的社會風土人情、改革歷程、經濟面貌、地方文化特色的檔案收入檔案館內予以收藏。特別是對那一些反映地方特色的活動記錄入檔，其內容直觀、生動，可借鑒性極強，能服務于社會，利用率高，應該作為館藏的重要內容。

2）抓好基層檔案室的管理，做到征集完整無誤。就目前的情況看，基層檔案室是檔案館征集資料的重要來源。加強對基層檔案室的管理和督導是每個檔案館的首要任務。首先是要完善責任追究制，嚴格按照檔案法的有關規定，對檔案破壞、遺失、散亂的單位和個人予以追究，能完善的爭取完善，能挽回損失的要挽回損失，按規定完整歸檔。其次是抓好基層檔案員的培訓工作，這也是一項基礎性的工作。不僅老檔案員要予以培訓，新檔案員更要參加培訓。知識的更新日新月異，檔案知識尤其如此。如果不進行認真、扎實和系統的學習，檔案工作與時代發展要求的差距就會越來越大。

3）適應時代新形勢，在檔案管理創新上下功夫。黨的十九大明確提出一系列創新的觀念，不僅適應于政治、經濟、科學、文化、軍事等各個領域，也是思想領域的核心問題。深刻領會這一觀念，是做好檔案管理工作的重要保證。檔案管理工作的創新，必須堅持與時俱進，不斷適應新形勢的要求，不拘泥于固定的模式，要在國家法律法規允許的范圍內實現管理模式的多元化，以滿足新時期對基層檔案管理的更高要求。文檔一體管理是總的趨勢，是全方位無范圍限制的，是任何單位都應推行的管理模式，從法律法規、規章制度、管理標準、行政管理體制，組織機構、工作環節、原則程序和工作方式等方面加以改革；同時，利用成熟的文檔一體化軟件，使檔案工作及時介入文件形成之始，并且在網絡化電子文件方面深入研究文件檔案的連續性和一體化管理，以迎接非傳統載體形式虛擬檔案對文件管理的挑戰。

2 加強檔案的編研工作，提高檔案的利用率

檔案的編研工作是衡量檔案館工作綜合水平的重要指標，也是考核檔案館工作的重要指標，各級檔案館都把此項工作列入了年初計劃和議事日程。傳統的檔案編研工作往往局限于搞幾種資料的匯編、甚至拿幾個部門出版的小冊子應付上級主管部門的考核，效果不佳。從全國情況看，我國的檔案研究學隊伍主要由三部分組成：一是專門檔案科研機構和科研人員；二是集教學和科研于一體的雙重職能的高校檔案專業教研室及其人員；三是各級檔案學會及其廣大檔案工作者群眾性的研究工作。從目前提高檔案利用率的角度分析，現行的檔案編研工作主要存在以下兩個方面的問題。

1）檔案編研人員的綜合力量比較弱。從人員的構成看，真正從事檔案學科的人員非常少，尤其是領導階層，基本上以前不接觸或很少接觸檔案學科，大多都是門外漢。要想在短時間內適應檔案學的管理、研究、編研等工作是有很大難度的，對下級部門、科室的指導具有很大的盲目性。從工作人員的結構看，文化水平的檔次參差不齊，有相當一部分對檔案的認識僅是感性的，遠沒有上升到理性認識這一層面。

2）檔案編研工作與實際利用方面脫節現象比較嚴重，已經影響到了現存檔案的利用。一方面是高校的教學人員和科研人員，他們長期從事檔案學理論研究，科學文化知識和理論修養都比較高，理論研究的成果也很多，但往往忽視理論對實踐的指導作用，甚至就理論探討理論，不注意與實踐的結合，導致理論研究成果內容比較充實，實際卻毫無用處。另一方面與此正好截然相反，大量從事基層檔案工作的人員的群眾性的研究工作，往往就問題研究問題，忽略了理論的升華。他們長期從事的是實實在在的基礎性工作，科學文化水平、理論修養都不能與專門從事研究的人員相提并論。在這些研究成果當中，平鋪直敘得多，揭示內涵得少；平淡無味得多，耐人尋味、給人啟迪得少。很難對自己豐富的實踐經驗進行理論抽象和高度概括。三是有計劃、有組織地進行一些重大課題的攻關不夠。單個部門、單位的理論研究力量不夠強，很難單獨承擔這一重任。

針對以上存在的問題，在實際工作中，筆者認為應從以下幾個方面著手，重點解決檔案編研工作中的問題。

1）創新理念，端正學風。古人講：“文章合為時而著，歌詩合為事而作。”所謂“為時”、“為事”，就是要發時代之先聲，在時代發展中有所作為。檔案學作為一門獨立的科學學科，首先要求真務實，不能搞虛假；其次要不斷解放思想，開拓創新，與時俱進。李明華館長在全國檔案館工作會議上講：“把創新作為引領檔案館事業發展的第一動力，這是解決檔案館事業發展動力的核心。要從創新檔案館事業發展理念開始，讓創新貫穿到檔案館工作的各個環節，讓創新在檔案館工作中蔚然成風。”而要實現工作的創新，必須端正學風，把軟約束和硬措施結合起來，推動形成崇尚精品、嚴謹治學、注重誠信、講求責任的優良學風，營造風清氣正、互學互鑒、積極向上的學術生態。

2）堅持理論與實踐相結合。理論與實踐是辯證的結合體。理論來源于實踐又指導于實踐。作為檔案工作人員，首先要重視理論，掌握檔案學的科學體系，學以致用。做到一切從實際出發，理論與實際完美結合；其次要反對本本主義，反對照抄照搬，做重復性的工作，費時費力費財而于人于工作無益。

3）加強館與館的交流與合作，使檔案學的研究相互融洽、共同發展。不論條件如何，單個檔案館的館藏量是有限的，館內人員的知識面和知識水平也有局限性，這也從某一方面制約了檔案學研究的發展。而進行館與館之間的交流與合作恰恰可以解決這一問題。一個學科的發展，既要反映本學科的研究成果，同時也要不斷吸納其它學科的研究成果。各檔案館之間，檔案館與室之間應打破條塊分割的局面，相互交流編研成果，共同提高研究水平。同時，相互交流館藏目錄，使查閱者通過目錄查閱各館（室）所存檔案資料的內容。當然，隨著時代的進步，電子檔案和網站上建立網頁的應用，一種快捷方便的查閱方式應運而生。雖然它產生的時間短，下載的內容有一定局限性，但它畢竟是一種現代化的，全新的檔案管理模式，相信它會有廣闊的應用天地。

4）集中優勢力量，聚焦檔案學的重大課題攻關。科學的發展是有規可循的，檔案學的發展同樣遵循這些規律。任何一門科學都有它的基礎理論。而基礎理論的研究在很大程度上反映了一個學科的研究水平。同樣，基礎理論的研究和發展對檔案學應用科學的研究和整個檔案事業的發展又具有重要的推動作用。二者相互促進，互成一體。因此，檔案學的一些重要課題就需要一些科研人員和有實踐經驗的人員協作加以研究，并且有計劃、有組織地進行一些重大課題的攻關，以提高檔案理論水平。當然，要發展和完善檔案學，既要注重檔案工作實踐中的新經驗，又要借鑒和吸納檔案學遺產以及外國檔案學的精髓，做到優勢互補。