新時期檔案利用問題及對策研究

王 芳 車 娟

（山東省榮成市檔案館，山東 榮成 264300）

檔案是文化的傳承，是人類歷史的真實記錄，歲月的年輪賦予了檔案價值。怎樣讓檔案的價值得以充分體現(xiàn)，讓檔案從庫房“走出來”，喚醒更多的人關心檔案，利用檔案，筆者認為這是所有檔案人值得深思的問題。筆者想從以下幾點淺述拙見。

1 加大管理力度，使各級檔案完整歸檔

現(xiàn)實工作中，各級檔案館所接收的檔案多數(shù)為黨政機關、企事業(yè)單位的文書檔案，而缺少一些與社會公眾密切相關的其它檔案。那么如何應對這種落后局面呢？我認為主要應從以下三個方面著手予以解決：

1）征收范圍應進一步擴大。目前的征收范圍不論是質還是量，因受各級檔案館條件的制約，已遠遠不能滿足社會的需求。檔案館要制訂相應措施，抓緊對上述檔案的征集和管理，且征集的目標不能局限于黨政機關、企事業(yè)單位，而應高瞻遠矚，面向全社會，利用報紙、電視臺等新聞媒體發(fā)布征集廣告，采取捐贈、寄存、購買等多種方式把有利用價值、能反映一定時期的社會風土人情、改革歷程、經濟面貌、地方文化特色的檔案收入檔案館內予以收藏。特別是對那一些反映地方特色的活動記錄入檔，其內容直觀、生動，可借鑒性極強，能服務于社會，利用率高，應該作為館藏的重要內容。

2）抓好基層檔案室的管理，做到征集完整無誤。就目前的情況看，基層檔案室是檔案館征集資料的重要來源。加強對基層檔案室的管理和督導是每個檔案館的首要任務。首先是要完善責任追究制，嚴格按照檔案法的有關規(guī)定，對檔案破壞、遺失、散亂的單位和個人予以追究，能完善的爭取完善，能挽回損失的要挽回損失，按規(guī)定完整歸檔。其次是抓好基層檔案員的培訓工作，這也是一項基礎性的工作。不僅老檔案員要予以培訓，新檔案員更要參加培訓。知識的更新日新月異，檔案知識尤其如此。如果不進行認真、扎實和系統(tǒng)的學習，檔案工作與時代發(fā)展要求的差距就會越來越大。

3）適應時代新形勢，在檔案管理創(chuàng)新上下功夫。黨的十九大明確提出一系列創(chuàng)新的觀念，不僅適應于政治、經濟、科學、文化、軍事等各個領域，也是思想領域的核心問題。深刻領會這一觀念，是做好檔案管理工作的重要保證。檔案管理工作的創(chuàng)新，必須堅持與時俱進，不斷適應新形勢的要求，不拘泥于固定的模式，要在國家法律法規(guī)允許的范圍內實現(xiàn)管理模式的多元化，以滿足新時期對基層檔案管理的更高要求。文檔一體管理是總的趨勢，是全方位無范圍限制的，是任何單位都應推行的管理模式，從法律法規(guī)、規(guī)章制度、管理標準、行政管理體制，組織機構、工作環(huán)節(jié)、原則程序和工作方式等方面加以改革；同時，利用成熟的文檔一體化軟件，使檔案工作及時介入文件形成之始，并且在網(wǎng)絡化電子文件方面深入研究文件檔案的連續(xù)性和一體化管理，以迎接非傳統(tǒng)載體形式虛擬檔案對文件管理的挑戰(zhàn)。

2 加強檔案的編研工作，提高檔案的利用率

檔案的編研工作是衡量檔案館工作綜合水平的重要指標，也是考核檔案館工作的重要指標，各級檔案館都把此項工作列入了年初計劃和議事日程。傳統(tǒng)的檔案編研工作往往局限于搞幾種資料的匯編、甚至拿幾個部門出版的小冊子應付上級主管部門的考核，效果不佳。從全國情況看，我國的檔案研究學隊伍主要由三部分組成：一是專門檔案科研機構和科研人員；二是集教學和科研于一體的雙重職能的高校檔案專業(yè)教研室及其人員；三是各級檔案學會及其廣大檔案工作者群眾性的研究工作。從目前提高檔案利用率的角度分析，現(xiàn)行的檔案編研工作主要存在以下兩個方面的問題。

1）檔案編研人員的綜合力量比較弱。從人員的構成看，真正從事檔案學科的人員非常少，尤其是領導階層，基本上以前不接觸或很少接觸檔案學科，大多都是門外漢。要想在短時間內適應檔案學的管理、研究、編研等工作是有很大難度的，對下級部門、科室的指導具有很大的盲目性。從工作人員的結構看，文化水平的檔次參差不齊，有相當一部分對檔案的認識僅是感性的，遠沒有上升到理性認識這一層面。

2）檔案編研工作與實際利用方面脫節(jié)現(xiàn)象比較嚴重，已經影響到了現(xiàn)存檔案的利用。一方面是高校的教學人員和科研人員，他們長期從事檔案學理論研究，科學文化知識和理論修養(yǎng)都比較高，理論研究的成果也很多，但往往忽視理論對實踐的指導作用，甚至就理論探討理論，不注意與實踐的結合，導致理論研究成果內容比較充實，實際卻毫無用處。另一方面與此正好截然相反，大量從事基層檔案工作的人員的群眾性的研究工作，往往就問題研究問題，忽略了理論的升華。他們長期從事的是實實在在的基礎性工作，科學文化水平、理論修養(yǎng)都不能與專門從事研究的人員相提并論。在這些研究成果當中，平鋪直敘得多，揭示內涵得少；平淡無味得多，耐人尋味、給人啟迪得少。很難對自己豐富的實踐經驗進行理論抽象和高度概括。三是有計劃、有組織地進行一些重大課題的攻關不夠。單個部門、單位的理論研究力量不夠強，很難單獨承擔這一重任。

針對以上存在的問題，在實際工作中，筆者認為應從以下幾個方面著手，重點解決檔案編研工作中的問題。

1）創(chuàng)新理念，端正學風。古人講：“文章合為時而著，歌詩合為事而作。”所謂“為時”、“為事”，就是要發(fā)時代之先聲，在時代發(fā)展中有所作為。檔案學作為一門獨立的科學學科，首先要求真務實，不能搞虛假；其次要不斷解放思想，開拓創(chuàng)新，與時俱進。李明華館長在全國檔案館工作會議上講：“把創(chuàng)新作為引領檔案館事業(yè)發(fā)展的第一動力，這是解決檔案館事業(yè)發(fā)展動力的核心。要從創(chuàng)新檔案館事業(yè)發(fā)展理念開始，讓創(chuàng)新貫穿到檔案館工作的各個環(huán)節(jié)，讓創(chuàng)新在檔案館工作中蔚然成風。”而要實現(xiàn)工作的創(chuàng)新，必須端正學風，把軟約束和硬措施結合起來，推動形成崇尚精品、嚴謹治學、注重誠信、講求責任的優(yōu)良學風，營造風清氣正、互學互鑒、積極向上的學術生態(tài)。

2）堅持理論與實踐相結合。理論與實踐是辯證的結合體。理論來源于實踐又指導于實踐。作為檔案工作人員，首先要重視理論，掌握檔案學的科學體系，學以致用。做到一切從實際出發(fā)，理論與實際完美結合；其次要反對本本主義，反對照抄照搬，做重復性的工作，費時費力費財而于人于工作無益。

3）加強館與館的交流與合作，使檔案學的研究相互融洽、共同發(fā)展。不論條件如何，單個檔案館的館藏量是有限的，館內人員的知識面和知識水平也有局限性，這也從某一方面制約了檔案學研究的發(fā)展。而進行館與館之間的交流與合作恰恰可以解決這一問題。一個學科的發(fā)展，既要反映本學科的研究成果，同時也要不斷吸納其它學科的研究成果。各檔案館之間，檔案館與室之間應打破條塊分割的局面，相互交流編研成果，共同提高研究水平。同時，相互交流館藏目錄，使查閱者通過目錄查閱各館（室）所存檔案資料的內容。當然，隨著時代的進步，電子檔案和網(wǎng)站上建立網(wǎng)頁的應用，一種快捷方便的查閱方式應運而生。雖然它產生的時間短，下載的內容有一定局限性，但它畢竟是一種現(xiàn)代化的，全新的檔案管理模式，相信它會有廣闊的應用天地。

4）集中優(yōu)勢力量，聚焦檔案學的重大課題攻關。科學的發(fā)展是有規(guī)可循的，檔案學的發(fā)展同樣遵循這些規(guī)律。任何一門科學都有它的基礎理論。而基礎理論的研究在很大程度上反映了一個學科的研究水平。同樣，基礎理論的研究和發(fā)展對檔案學應用科學的研究和整個檔案事業(yè)的發(fā)展又具有重要的推動作用。二者相互促進，互成一體。因此，檔案學的一些重要課題就需要一些科研人員和有實踐經驗的人員協(xié)作加以研究，并且有計劃、有組織地進行一些重大課題的攻關，以提高檔案理論水平。當然，要發(fā)展和完善檔案學，既要注重檔案工作實踐中的新經驗，又要借鑒和吸納檔案學遺產以及外國檔案學的精髓，做到優(yōu)勢互補。