高校教學(xué)檔案一站式服務(wù)管理的應(yīng)用

魏丹陽(yáng)

（長(zhǎng)春工程學(xué)院，吉林 長(zhǎng)春 130012）

隨著高校檔案館的信息化管理，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)方便快捷的查閱檔案模式，在檔案管理系統(tǒng)通過(guò)歸檔分類或者關(guān)鍵字的搜索。能為查檔者提供精確、全面的信息查詢，這是整體檔案管理的質(zhì)化提升，也是建設(shè)數(shù)字檔案的一站式服務(wù)的前提[1]。

1 教學(xué)檔案的應(yīng)用現(xiàn)狀

對(duì)于整體教學(xué)檔案數(shù)據(jù)，所面向的受眾者眾多，并且所提供的價(jià)值數(shù)據(jù)更能為其提供具有證明性質(zhì)的學(xué)歷、學(xué)位等信息。由于教學(xué)檔案的多樣性，不同類型的檔案分類由不同職能部門所提供的，為了減少查閱者的繁冗復(fù)雜的查閱方式，構(gòu)建教學(xué)檔案一站式服務(wù)是很有必要的。一個(gè)部門匯集多個(gè)職能部門的學(xué)生信息，真正的實(shí)現(xiàn)多要求的一站式解決方案。

教學(xué)檔案可為學(xué)生提供錄取信息、在校學(xué)籍檔案、畢業(yè)證號(hào)信息、學(xué)位證號(hào)信息、畢業(yè)派遣信息、研究生畢業(yè)論文設(shè)計(jì)、在校獎(jiǎng)罰信息，部分高校還能提供學(xué)生入黨材料，這些都是與學(xué)生息息相關(guān)的，并且在畢業(yè)后可為其提供有效的學(xué)籍認(rèn)證的主要材料。保護(hù)學(xué)生信息隱私安全也尤為重要，因此提供給學(xué)生數(shù)據(jù)時(shí)，必須保證僅限于此學(xué)生數(shù)據(jù)，由于檔案的特殊性，所提供的數(shù)據(jù)為原件的掃描件，但多數(shù)歸檔文件涵蓋了部分其他學(xué)生數(shù)據(jù)，故要對(duì)掃描圖片上其他學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行遮蓋，最終形成僅顯示個(gè)人信息的原件復(fù)件。不論是用人單位、國(guó)家授權(quán)的學(xué)位認(rèn)證中心、學(xué)信網(wǎng)、甚至是教育部審核部分學(xué)生的學(xué)歷，都需要高校檔案館出具相關(guān)材料，所以其重要性不容小 覷[2]。當(dāng)然，做好教學(xué)檔案的一站式服務(wù)的管理則可以實(shí)現(xiàn)整體數(shù)字檔案館的首要作用。

2 一站式服務(wù)針對(duì)學(xué)生查閱者

不論是在校學(xué)生還是畢業(yè)學(xué)生，都會(huì)需要檔案館提供相關(guān)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，一部分是為了參加相應(yīng)等級(jí)考試，設(shè)考機(jī)構(gòu)需要學(xué)生提供自己的錄取名冊(cè)、成績(jī)單等信息，一部分是為了完成某種學(xué)歷、學(xué)位的認(rèn)證或二學(xué)歷學(xué)位證的申請(qǐng)，需要開(kāi)取相應(yīng)的畢業(yè)信息或?qū)W歷證明，還有一部分是為了辦理對(duì)應(yīng)城市的戶口落戶甚至是社保辦理而提供派遣信息等。

為了更加快速便捷的實(shí)現(xiàn)一站式服務(wù)，檔案館可以通過(guò)微信公眾號(hào)建立一站式服務(wù)平臺(tái)，大部分學(xué)生不只需要一種類型的歸檔數(shù)據(jù)，通常需要為其提供種類較多的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，所以在教學(xué)檔案一站式平服平臺(tái)內(nèi)我們必須建立相關(guān)查閱制度，需要查閱者提供至少一種以上的證明身份的資料，根據(jù)查閱信息重要程度的不同，疊加其提供畢業(yè)證或?qū)W位證的掃描文件，不僅更深程度的確認(rèn)其身份信息，也為日后統(tǒng)計(jì)或檢查查檔數(shù)量提供有效依據(jù)。

3 一站式服務(wù)針對(duì)認(rèn)證部門

國(guó)家承認(rèn)的學(xué)位認(rèn)證中心、學(xué)信網(wǎng)和海外留學(xué)高校均需要檔案館提供的佐證材料，分別對(duì)學(xué)生的畢業(yè)名冊(cè)、新生錄取名冊(cè)以及成績(jī)單進(jìn)行查詢[3]。學(xué)位認(rèn)證中心、學(xué)信網(wǎng)均有屬于自己的認(rèn)證系統(tǒng)，它們給高校檔案館提供專門的登錄賬號(hào)，然后檔案館通過(guò)查檔數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)提出申請(qǐng)的學(xué)生信息進(jìn)行認(rèn)證，核實(shí)學(xué)生的姓名、出生日期、性別、學(xué)位類型、學(xué)位授予單位、專業(yè)、學(xué)科門類、學(xué)位證書編號(hào)和獲學(xué)位年份信息，向其反饋所提供的信息是否屬實(shí)。對(duì)于海外留學(xué)高校一般需要檔案館提供學(xué)生在校期間的成績(jī)單，提供原件復(fù)印件的同時(shí)，還需要提供全英翻譯的成績(jī)單。本著“以人為本”的原則，方便有出國(guó)留學(xué)意愿的學(xué)生完成申請(qǐng)，檔案館的工作人員在獲取各院系課程名稱的專業(yè)英文翻譯后，對(duì)照編寫生成全英的成績(jī)單，在提高檔案館工作人員的業(yè)務(wù)能力水平的同時(shí)，也需要其掌握一定程度的英語(yǔ)水平，不僅大大提高的檔案館的服務(wù)范疇，也為檔案館整體人員配置提高了一個(gè)層次。

4 一站式服務(wù)針對(duì)用人單位

本校畢業(yè)生畢業(yè)后進(jìn)入用人單位，由于專門相關(guān)認(rèn)證中心需要一定的費(fèi)用和較長(zhǎng)認(rèn)證周期，所以用人單位更傾向于直接向高校檔案館進(jìn)行信息核實(shí)。當(dāng)用人單位為企業(yè)、事業(yè)單位、國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)團(tuán)體時(shí)，一般通過(guò)發(fā)函到檔案館，對(duì)指定入職人員信息進(jìn)行核查，或者對(duì)提職和評(píng)定職稱的人員提供相關(guān)學(xué)籍信息復(fù)印件。

當(dāng)用人單位為個(gè)體經(jīng)濟(jì)組織或民辦非企業(yè)單位時(shí)，則需要向檔案館提供關(guān)于入職人員的簽字授權(quán)書、畢業(yè)證、學(xué)位證、身份證原件復(fù)印件以及該單位的相關(guān)資質(zhì)信息，最大程度保護(hù)學(xué)生信息安全。對(duì)于此類用人單位，檔案館僅回復(fù)被查閱人信息是否屬實(shí)即可，不附加其他佐證數(shù)據(jù)。

5 一站式服務(wù)針對(duì)本單位其他職能部門

教學(xué)檔案均是來(lái)自其他職能部門所提供的歸檔數(shù)據(jù)，必要時(shí)也會(huì)對(duì)其他職能部門提供查檔數(shù)據(jù)，兩者屬于相輔相成、互相保障。為了更好地為其他職能部門提供信息，可以在檔案管理系統(tǒng)里建立相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，專門針對(duì)不同職能部門的數(shù)據(jù)需求創(chuàng)建只有讀取功能的賬號(hào)進(jìn)行登錄、查閱、下載等功能。一方面保證了其他職能部門的查檔需求，另一方面也大大減少了檔案館重復(fù)性工作的狀況。

在建立專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也需對(duì)其操作進(jìn)行后臺(tái)監(jiān)控，保證不必要的信息泄露，所以在創(chuàng)建讀取功能的賬號(hào)時(shí)，需要有權(quán)限設(shè)定，不僅需要實(shí)時(shí)獲取下載內(nèi)容，而且每日還要對(duì)超過(guò)一定數(shù)量的操作進(jìn)行審核和授權(quán)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出限流提示和被迫下線，須操作人員的部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案館領(lǐng)導(dǎo)的共同授權(quán)，才能繼續(xù)操作。

6 總結(jié)

高校的教學(xué)檔案所面向的使用者頗多，制定規(guī)范的查閱制度，并且提供一站式服務(wù)，節(jié)省查閱時(shí)長(zhǎng)以及減少繁冗復(fù)雜的辦理手續(xù)，對(duì)于整體提高檔案館的服務(wù)水平有很重要的作用，因此我認(rèn)為加大一站式服務(wù)的投入與建設(shè)方針是尤為必要的。一站式服務(wù)需要常態(tài)化，同時(shí)也需要提高檔案管理員的能力水平，真正意義上的展現(xiàn)檔案館的權(quán)威性。