辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

關 潼

（天津市河北區科技創新發展中心，天津 300142）

“辦公室”作為企事業單位的重要樞紐，是進行信息管理、記錄、處理、獲取和交流的中心環節。人們心中的“閑職”，其實并不只是簡單的收發文件，而是重要的信息記錄、收集歸納、管理維護，隨著單位的發展壯大，工作量會越來越大且需要具備一定的管理技 術[1]。隨著現代化計算機信息技術的發展、5G速度的開發，信息的傳播速度和方式也越來越多樣化，對現代化辦公室文書檔案的收集與歸納管理工作提出了新的挑戰和要求。

1 辦公室文書檔案管理工作在單位發展中的必要性

當前，實施科學、有效的辦公室文書檔案管理有利于促進企事業單位的發展，是企業單位發展壯大的重要見證者，辦公室文書檔案管理的必要性主要凸顯在以下幾個方面：

1）辦公室中的文書檔案管理是一項復雜的信息管理，它詳細的記錄著企業自建立以來的各種信息，包括重大決策部署、規章制度、業務開展以及計劃總結，為企業優化發展、合理經營和系統管理提供數據支持，由企事業單位的行政事務活動演變而來，也是行政事務管理的重要組成部分[2]。

2）辦公室的文書檔案是企業文化的發展象征。收集歸納辦公室的文書檔案，可以詳細了解企業單位的發展歷程，所以文書檔案也是企業文化的重要標志，它見證了一個公司自籌建以來，到試運行、正式運行、優化經營，最后成為行業標桿的全過程，并且保存了所有相關的文件資料，因此，必須采用合理、有效的文書方案管理模式，提高信息利用率，為企業的發展壯大做好“后勤工作”。

3）高質量的辦公室文書檔案管理，有利于決策者時刻掌握公司的經營數據，便于決策者抓住商機，高效決策，因此單位的文書檔案收集與歸納工作就顯得尤其重要。

一個企業單位想把文書檔案的價值發揮到最大就必須重視文書檔案管理水平的提高，這是“順帶手兒”的基礎性工作[3]。但是當下的很多企業或事業單位并未引起重視，當時代發展，科技進步的時候，很多企事業單位的辦公室文案管理工作因領導人的不重視，導致管理方式落后，造成決策失誤，這將嚴重影響企業單位的發展進步和經營策略。

2 當下辦公室文書檔案管理工作存在的問題和不足

1）辦公室文書檔案管理意識欠缺。事業單位中傳統的工作機制導致大部分工作人員不重視檔案管理工作，檔案管理人員對該份工作的認識不到位，導致文書檔案管理理念落后，因此在工作中缺乏責任意識，將工作任意“化繁為簡”，嚴重影響文書檔案管理的質量。辦公室文書檔案管理意識的欠缺，主要表現在以下兩個方面：（1）辦公室的負責人以及工作人員未能體會到進行文書檔案收集與歸檔的根本意義，因此導致管理人員意識淡薄，缺乏有效的管理技能、方法和措施。致使文書檔案“外強中干”，甚至混亂不堪。（2）現階段文書的檔案管理人員，通常按照上級領導的指示開展工作，缺乏管理崗位需要的自主性。文書檔案管理經常出現工作比較集中、個別文件要求高、突擊任務比較重等現象，很多工作人員會非常重視“領導突然交代或強調的工作，以贏得上級領導的滿意”，導致文書檔案管理工作缺乏系統性。工作人員長期以往容易以迎合領導為主，其他工作就會降低管理標準，甚至消極怠工。

2）辦公室文書檔案管理方式落后。辦公室文書檔案管理方式的落后其根本原因是工作單位的不重視，對于管理人員的管理技能和知識沒有及時培訓，也不重視人員素質的提高。除此之外，文書檔案的收集方式也存在一定問題，大部分文書檔案管理人員仍然使用傳統的收集方法—手工法，這不僅會大大降低檔案收集的效率、浪費時間，而且難以保證信息的準確性[4]。其次，文書檔案的歸納方式也相對落后，分類是歸納管理的重要手段，很多單位，由于專業技能的缺失，很難針對不同的資料進行個性化分類，而且因重視不足，對個別檔案沒有進行特殊處理，造成檔案丟失。

3）辦公室工作人員管理技能不足，綜合素質較低。文書檔案管理人員是“一線”直接接觸文書檔案資料的工作人員，管理人員的專業技能直接影響檔案收集與歸納的質量，在實際的管理工作中，大部分工作人員的專業技能是不足的，很多單位的文書檔案管理崗位“形同虛設”。主要有兩方面的原因：（1）受崗位發展的限制，辦公室文書檔案管理崗位屬于行政崗，也就是大家所謂的“辦公室文員”，因此，從崗位發展行情來看，不管是薪資構成還是福利待遇都不是特別高，因此，企業在崗位招聘時容易受限。（2）福利待遇比較好的事業單位或者規模大、機制完善的企業，在招聘時容易犯一種“通病”，即過于重視學歷，忽視能力和經驗。此外，個別企業從人才培養成本的角度出發，會選擇其他崗位人員兼職，這難以實現高質量的文書檔案管理。

3 提升辦公室文書檔案管理質量的建議

1）加強對文書檔案管理工作的重視。每個單位的辦公室文書檔案都包含企業單位的重要信息，這些數據信息在一定程度上決定著企業發展的方向，影響企業的戰略決策，因此單位的領導人員首先要引起重視，一方面是管理理念的傳達，另一方面則是管理技能的重視，企業要在合適的時期對管理人員進行技能培訓，提高工作人員的文書活動策劃能力，將文書檔案管理的理念融入企業文化。

2）優化文書檔案管理體系。管理學本身就是一門復雜而又深奧的學科，哪怕是在文書檔案管理中的應用也是多樣化，如何將多樣化的管理方法付諸實踐，答案就是規范管理體系。規范辦公室文書管理的工作流程和方法，使檔案管理人員在進行收集和歸納時有章可循[5]。辦公室文書檔案收集與歸檔工作對專業技能有較高的要求，同樣，工作人員的耐心和責任心也是必備因素，企業在優化管理體系的時候，人員技能、責任心和耐心也是重要的提升維度。

3）辦公室文書檔案的信息化管理。21世紀是信息化的時代，互聯網的快速發展，使各種信息充斥我們的生活，給我們的生活帶來便利。計算機信息技術也已經廣泛應用于各個領域，數字化的處理使信息傳輸速度快，信息獲取精準，甚至整合手段更先進[6]。所以計算機信息技術在辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的應用也是大勢所趨。通過信息化的處理，能夠大幅度提高信息處理的效率，提高辦公室文書檔案管理的質量，企業單位通過計算機科學建立自己的文書檔案管理系統，設置多個工作端口，建立辦公室文書檔案管理的云平臺。

4 結語

文書檔案管理對每個單位來說都是必要的，利用現代化的科技實行有效的管理模式，建立適合自己單位發展的文書檔案管理體系，將文書檔案資源的作用和價值發揮到最大。重視文書檔案管理工作，注重養成檔案收集和歸納的專業技能。