干部人事檔案的提供與利用探討

王謝群

（福建省寧德市福鼎市委組織部信息中心，福建 寧德 355200）

1 引言

干部人事檔案是黨的重要資源，是建設(shè)干部隊伍的重要憑證，也是教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督和評估人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，所以對其進(jìn)行管理十分重要。為了全面落實從嚴(yán)治黨的要求，發(fā)揮干部人事檔案在打造高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的作用，相關(guān)單位要做好干部人事檔案的提供與利用工作，保證工作開展的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

2 干部人事檔案提供與利用的重要性

干部人事檔案的提供與利用工作，首先是衡量干部人事管理工作質(zhì)量的依據(jù)之一，干部人事檔案是比較重要的檔案種類，進(jìn)行管理有十分積極的意義。經(jīng)過長期的工作實踐，我黨積累了大量的干部人事檔案工作經(jīng)驗，促進(jìn)了干部人事工作的開展，其提供利用工作也逐漸規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這提高了干部人事管理工作的水平。其次是可以充分發(fā)揮干部人事檔案的作用，為干部人事工作職工提供服務(wù)。干部人事檔案有明確的干部的詳細(xì)個人信息，包括干部的德、能、勤、績、廉等方面，屬于人才資源重要數(shù)據(jù)庫之一。借助干部人事檔案提供利用工作的開展，可以對干部有個全面的了解，并對干部進(jìn)行考察，直接為人事工作提供參考。最后是對干部人事工作有監(jiān)管作用，也是因為干部人事檔案有全面詳細(xì)的干部個人信息，所以可以為紀(jì)檢、監(jiān)察、公安、審計等部門的工作提供合法依據(jù)，是這些部門開展相關(guān)工作的主要參考資料之一，所以具備重要作用。

3 干部人事檔案提供與利用中存在的主要問題分析

1）工作的規(guī)范性不足。干部人事檔案的開展有較多的法律依據(jù)，相關(guān)文件對此有明確的規(guī)定，對其提供和利用有詳細(xì)的要求。但是在具體實施過程中難免出現(xiàn)問題，導(dǎo)致規(guī)范性不足，對于法律依據(jù)的執(zhí)行存在漏洞。比如工作人員對于干部人事檔案的收集不夠全面，對此缺乏有效的重視，并不能充分了解到干部人事檔案的重要作用，缺乏相應(yīng)的支持和投入，使得相關(guān)的資料數(shù)據(jù)得不到全面的收集和科學(xué)的分析，無法形成準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析結(jié)果。同時由于單位整體對干部人事檔案的重視程度較低，使得各個檔案管理環(huán)節(jié)并不能得到有效的支持，導(dǎo)致檔案收集和整理過程較為混亂，嚴(yán)重影響資料的真實安全。同時信息技術(shù)的引進(jìn)使傳統(tǒng)的檔案提供和利用模式面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，需要進(jìn)行改變。

2）信息化水平不足。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)出現(xiàn)，檔案部門需要對數(shù)字化檔案進(jìn)行全面的收集和處理。同時干部隊伍的規(guī)模逐漸擴(kuò)大，產(chǎn)生的人事檔案資料也逐漸增加，使得以人工收集、整理為主的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足干部人事檔案管理的實際需求，需要進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。但是當(dāng)前的干部人事檔案管理工作信息化程度相對較低，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對落后，使得檔案信息收集不全面、不快速，信息化利用率不高，不能保證檔案管理的時效性。同時在實際的管理工作中，仍然存在大量的紙質(zhì)資料，需要進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，提升管理成本，在數(shù)字化載體轉(zhuǎn)變過程中缺乏相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)支持，不能實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的數(shù)字形式呈現(xiàn)。

3）檔案利用率不高。進(jìn)行干部人事檔案管理可以根據(jù)檔案內(nèi)容對干部工作情況進(jìn)行總結(jié)和分析，監(jiān)督干部工作進(jìn)展，評估干預(yù)履職情況，為監(jiān)察、審計、紀(jì)檢等部門的工作開展提供參考。但在實際意義上說，干部人事檔案的利用率不高，一般只是收集干部的人事資料，對檔案的利用很少，無法為單位評估和發(fā)揮干部的才干等工作提供依據(jù)。部分單位遵循傳統(tǒng)的管理模式，單純記錄和總結(jié)干部的個人情況，沒有進(jìn)行全面分析，很少進(jìn)行查閱和利用，所以利用率很低，存在資源浪費現(xiàn)象。

4 優(yōu)化干部人事檔案提供與利用的有效措施

1）規(guī)范檔案管理機(jī)制。管理部門要充分結(jié)合工作開展需求，對管理機(jī)制進(jìn)行科學(xué)完善，對各個管理環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，對檔案資料的收集、整理、存儲、利用環(huán)節(jié)制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，保證管理活動能夠嚴(yán)格按照政策制度的規(guī)范進(jìn)行高效執(zhí)行。相關(guān)部門要落實責(zé)任機(jī)制，明確權(quán)責(zé)劃分，針對具體的管理崗位，制定完善的工作制度，對管理活動進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，保證管理制度的高效落實。同時要健全監(jiān)管機(jī)制，對工作中出現(xiàn)的情況進(jìn)行深入分析，找到現(xiàn)狀根源，對管理制度進(jìn)行針對性的完善。干部人事檔案提供和利用工作要充分結(jié)合單位進(jìn)行管理的要求，將之納入日常工作事項中，對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行全面收集和科學(xué)分析，并對提供和利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，保證檔案工作的高效落實，推動管理體系的高效建設(shè)。同時管理部門要考慮干部人事檔案資料的多樣化特征，思考新的檔案管理模式，提高信息化工作 水平。

2）完善檔案資料。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，干部人事檔案進(jìn)行檔案提供與利用，前提就是有完善的干部人事檔案資料，所以要做好檔案資料的完善工作。在這里，可以積極借助信息技術(shù)進(jìn)行。單位可以使用“八爪魚”等軟件，自動收集和錄入每天產(chǎn)生的各類干部人事檔案數(shù)據(jù)資料，并定期導(dǎo)出到數(shù)據(jù)庫中。檔案人員還需要將對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案形式，將其中存在的大量有價值的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相關(guān)性研究，對于其中價值較高、類型多樣的檔案，轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫形式，然后進(jìn)行聚合、分類、分析和處理，檢索數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，將混雜的檔案信息變?yōu)椤盎畹男畔ⅰ保瑢崿F(xiàn)檔案信息的高效整合、分析應(yīng)用和資源共享。保證收集到的干部人事資料的真實性，提高其利用價值，并適當(dāng)在檔案中增加可以反映出干部真實情況的材料。單位可以積極借助各類軟件，對收集到的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分布式處理，可支持并行處理，工作效率很高；可以處理PB級數(shù)據(jù)；成本較低，操作簡單，對于操作人員的技術(shù)需求不高；或者可以引進(jìn)軟件，實現(xiàn)更快速查詢海量數(shù)據(jù)集的目的。檔案部門要積極利用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如聲像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等建立檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理系統(tǒng)、檔案檢索系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行處理，形成不同范圍、不同層次、不同區(qū)域的檔案資料，然后經(jīng)過細(xì)化分類、組織、整合等操作，逐漸落實信息化管理，將對干部人事檔案的管理從面向檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息資源管理，這樣可以提高對干部人事檔案的提供效率和利用效率，實現(xiàn)檔案信息的增值。

3）進(jìn)行挖掘分析和利用。相關(guān)單位要注重對干部人事檔案進(jìn)行挖掘分析和利用，對干部人事檔案的巨量原始資料進(jìn)行分類整理、綜合挖掘、深度整合和數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)其中隱藏的價值內(nèi)容，找出數(shù)據(jù)間的潛在聯(lián)系，解除單位運行期間存在的信息孤島問題，促進(jìn)內(nèi)部干部個人信息的傳遞和共享，展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價值。

4）強(qiáng)化人員培訓(xùn)。單位要注意加強(qiáng)人才培訓(xùn)工作，針對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，組織他們參與定期的學(xué)習(xí)活動，針對干部人事檔案提供和利用工作的重要性、意義、問題等進(jìn)行分析，引進(jìn)最新的檔案管理理念、方法等，提升檔案管理理論知識水平；同時借助大數(shù)據(jù)技術(shù)模擬一些檔案管理案例，要求檔案管理人員進(jìn)行模擬解決，提升實操能力；還要注意在每次學(xué)習(xí)和培訓(xùn)之后組織考核工作，定期對檔案管理人員進(jìn)行考察，并將考核結(jié)果與績效、晉升等相掛鉤。

5 結(jié)語

干部人事檔案的提供和利用工作，對于單位的發(fā)展有積極意義，對于全面從嚴(yán)治黨也有一定推動作用。所以新時期相關(guān)單位需要明確這項工作存在的問題，進(jìn)行改革和創(chuàng)新，提出新的干部人事檔案提供和利用途徑，真正發(fā)揮出干部人事檔案的作用。