干部人事檔案的提供與利用探討

王謝群

（福建省寧德市福鼎市委組織部信息中心，福建 寧德 355200）

1 引言

干部人事檔案是黨的重要資源，是建設干部隊伍的重要憑證，也是教育培養、選拔任用、監督和評估人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，所以對其進行管理十分重要。為了全面落實從嚴治黨的要求，發揮干部人事檔案在打造高素質專業化干部隊伍中的作用，相關單位要做好干部人事檔案的提供與利用工作，保證工作開展的科學化、制度化和規范化。

2 干部人事檔案提供與利用的重要性

干部人事檔案的提供與利用工作，首先是衡量干部人事管理工作質量的依據之一，干部人事檔案是比較重要的檔案種類，進行管理有十分積極的意義。經過長期的工作實踐，我黨積累了大量的干部人事檔案工作經驗，促進了干部人事工作的開展，其提供利用工作也逐漸規范化和標準化，這提高了干部人事管理工作的水平。其次是可以充分發揮干部人事檔案的作用，為干部人事工作職工提供服務。干部人事檔案有明確的干部的詳細個人信息，包括干部的德、能、勤、績、廉等方面，屬于人才資源重要數據庫之一。借助干部人事檔案提供利用工作的開展，可以對干部有個全面的了解，并對干部進行考察，直接為人事工作提供參考。最后是對干部人事工作有監管作用，也是因為干部人事檔案有全面詳細的干部個人信息，所以可以為紀檢、監察、公安、審計等部門的工作提供合法依據，是這些部門開展相關工作的主要參考資料之一，所以具備重要作用。

3 干部人事檔案提供與利用中存在的主要問題分析

1）工作的規范性不足。干部人事檔案的開展有較多的法律依據，相關文件對此有明確的規定，對其提供和利用有詳細的要求。但是在具體實施過程中難免出現問題，導致規范性不足，對于法律依據的執行存在漏洞。比如工作人員對于干部人事檔案的收集不夠全面，對此缺乏有效的重視，并不能充分了解到干部人事檔案的重要作用，缺乏相應的支持和投入，使得相關的資料數據得不到全面的收集和科學的分析，無法形成準確的數據分析結果。同時由于單位整體對干部人事檔案的重視程度較低，使得各個檔案管理環節并不能得到有效的支持，導致檔案收集和整理過程較為混亂，嚴重影響資料的真實安全。同時信息技術的引進使傳統的檔案提供和利用模式面臨嚴峻的挑戰，需要進行改變。

2）信息化水平不足。隨著信息技術的應用，大量的數字化數據出現，檔案部門需要對數字化檔案進行全面的收集和處理。同時干部隊伍的規模逐漸擴大，產生的人事檔案資料也逐漸增加，使得以人工收集、整理為主的檔案管理模式已經不能滿足干部人事檔案管理的實際需求，需要進行數字化的轉變。但是當前的干部人事檔案管理工作信息化程度相對較低，相關基礎設施和網絡建設相對落后，使得檔案信息收集不全面、不快速，信息化利用率不高，不能保證檔案管理的時效性。同時在實際的管理工作中，仍然存在大量的紙質資料，需要進行有效的管理和維護，提升管理成本，在數字化載體轉變過程中缺乏相應的設備和技術支持，不能實現資料數據的數字形式呈現。

3）檔案利用率不高。進行干部人事檔案管理可以根據檔案內容對干部工作情況進行總結和分析，監督干部工作進展，評估干預履職情況，為監察、審計、紀檢等部門的工作開展提供參考。但在實際意義上說，干部人事檔案的利用率不高，一般只是收集干部的人事資料，對檔案的利用很少，無法為單位評估和發揮干部的才干等工作提供依據。部分單位遵循傳統的管理模式，單純記錄和總結干部的個人情況，沒有進行全面分析，很少進行查閱和利用，所以利用率很低，存在資源浪費現象。

4 優化干部人事檔案提供與利用的有效措施

1）規范檔案管理機制。管理部門要充分結合工作開展需求，對管理機制進行科學完善，對各個管理環節進行科學的規范，對檔案資料的收集、整理、存儲、利用環節制定相應標準，保證管理活動能夠嚴格按照政策制度的規范進行高效執行。相關部門要落實責任機制，明確權責劃分，針對具體的管理崗位，制定完善的工作制度，對管理活動進行科學的規范，保證管理制度的高效落實。同時要健全監管機制，對工作中出現的情況進行深入分析，找到現狀根源，對管理制度進行針對性的完善。干部人事檔案提供和利用工作要充分結合單位進行管理的要求，將之納入日常工作事項中，對數據資料進行全面收集和科學分析，并對提供和利用環節進行科學規范，保證檔案工作的高效落實，推動管理體系的高效建設。同時管理部門要考慮干部人事檔案資料的多樣化特征，思考新的檔案管理模式，提高信息化工作 水平。

2）完善檔案資料。在大數據環境下，干部人事檔案進行檔案提供與利用，前提就是有完善的干部人事檔案資料，所以要做好檔案資料的完善工作。在這里，可以積極借助信息技術進行。單位可以使用“八爪魚”等軟件，自動收集和錄入每天產生的各類干部人事檔案數據資料，并定期導出到數據庫中。檔案人員還需要將對傳統的紙質檔案轉化為數字檔案形式，將其中存在的大量有價值的數據信息進行相關性研究，對于其中價值較高、類型多樣的檔案，轉化為結構化數據庫形式，然后進行聚合、分類、分析和處理，檢索數據之間的相關性，將混雜的檔案信息變為“活的信息”，實現檔案信息的高效整合、分析應用和資源共享。保證收集到的干部人事資料的真實性，提高其利用價值，并適當在檔案中增加可以反映出干部真實情況的材料。單位可以積極借助各類軟件，對收集到的檔案數據進行分布式處理，可支持并行處理，工作效率很高；可以處理PB級數據；成本較低，操作簡單，對于操作人員的技術需求不高；或者可以引進軟件，實現更快速查詢海量數據集的目的。檔案部門要積極利用先進的檔案管理技術，如聲像技術、數據庫技術、網絡技術等建立檔案數據庫、檔案管理系統、檔案檢索系統，對檔案進行處理，形成不同范圍、不同層次、不同區域的檔案資料，然后經過細化分類、組織、整合等操作，逐漸落實信息化管理，將對干部人事檔案的管理從面向檔案實體管理轉變為數字化信息資源管理，這樣可以提高對干部人事檔案的提供效率和利用效率，實現檔案信息的增值。

3）進行挖掘分析和利用。相關單位要注重對干部人事檔案進行挖掘分析和利用，對干部人事檔案的巨量原始資料進行分類整理、綜合挖掘、深度整合和數據分析，發現其中隱藏的價值內容，找出數據間的潛在聯系，解除單位運行期間存在的信息孤島問題，促進內部干部個人信息的傳遞和共享，展現檔案數據的價值。

4）強化人員培訓。單位要注意加強人才培訓工作，針對現有的檔案管理人員進行專業培訓，組織他們參與定期的學習活動，針對干部人事檔案提供和利用工作的重要性、意義、問題等進行分析，引進最新的檔案管理理念、方法等，提升檔案管理理論知識水平；同時借助大數據技術模擬一些檔案管理案例，要求檔案管理人員進行模擬解決，提升實操能力；還要注意在每次學習和培訓之后組織考核工作，定期對檔案管理人員進行考察，并將考核結果與績效、晉升等相掛鉤。

5 結語

干部人事檔案的提供和利用工作，對于單位的發展有積極意義，對于全面從嚴治黨也有一定推動作用。所以新時期相關單位需要明確這項工作存在的問題，進行改革和創新，提出新的干部人事檔案提供和利用途徑，真正發揮出干部人事檔案的作用。