無錫人社檔案數(shù)字化項目過程中的問題及對策研究

孫靈昕

（無錫市人力資源和社會保障信息中心，江蘇 無錫 214011）

1 項目背景

2018年以來，無錫以信息化引領(lǐng)人社工作現(xiàn)代化，實施“數(shù)字人社”新三年計劃，開啟智慧人社建設(shè)。電子檔案建設(shè)作為其中一項重點工作，肩負打破信息孤島，數(shù)據(jù)煙囪，推動信息共享互認的重任。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工作為電子檔案建設(shè)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，信息化支撐，由無錫市人力資源和社會保障信息中心統(tǒng)一牽頭，與業(yè)務(wù)部門形成共識，將利用率較高的企業(yè)人員檔案率先開展數(shù)字化加工，將退休人員檔案數(shù)字化加工作為試點，逐步向流動人員檔案數(shù)字化加工進行擴面。

無錫人社檔案數(shù)字化項目，由無錫市人力資源和社會保障信息中心統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一招標(biāo)，是對人員檔案數(shù)據(jù)集中的初步探索，信息化后的紙質(zhì)檔案歸還原保管單位。2018年12月啟動40萬頁《無錫市人社檔案數(shù)字化加工試點項目》，2019年8月啟動600萬頁《無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目》，截至2020年6月，均已完成，可通過無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺實現(xiàn)接口數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的融合和應(yīng)用。

2 存在的問題

1）管控難度大。（1）保管單位檔案數(shù)字化要求不統(tǒng)一。在無錫人社檔案數(shù)字化項目招標(biāo)需求中，明確提出了統(tǒng)一規(guī)范和掃描要求。但在實際工作中，對流動人員檔案，部分檔案保管單位提出不需要全部掃描，如體檢單、化驗報告、試卷不做數(shù)字化掃描；不需要裝訂案卷；不需要將目錄打印出來。對退休人員檔案，在事后掃描模式運轉(zhuǎn)順利后，業(yè)務(wù)部門提出事中掃描的新需求。（2）數(shù)字化加工項目組場地不集中。為了紙質(zhì)檔案的安全和方便使用，數(shù)字化加工項目組一般都設(shè)在檔案保管地所在辦公區(qū)域集中開展工作，由于無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目同時分了多個標(biāo)段，同時開展，多家項目組需要分別分散各處，或改動及臨時增加加工場地，對于無錫市人社信息中心的管控增加難度。（3）數(shù)字化加工項目組負責(zé)人員不固定。數(shù)字化加工項目組經(jīng)理作為項目責(zé)任人，負責(zé)檔案場地的布置、熟悉檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和操作流程、招納工作人員等工作，對整個檔案數(shù)字化項目起到承上啟下的作用。但在數(shù)字化加工過程中，仍會突發(fā)項目經(jīng)理離職、遙控指揮、突然更換的情況，對整個檔案數(shù)字化加工項目的順利推進造成了阻礙。

2）落實有偏差。無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工與無錫人社電子檔案管理服務(wù)平臺的建設(shè)和推進時間較為接近，兩者在實際工作存在一種相互補差、相互完善、相互升級、相互成就的關(guān)系。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中，預(yù)想是能通過系統(tǒng)自動完成的盡量靠系統(tǒng)完成，加強工作效率。例如數(shù)字化加工過程性文檔、質(zhì)檢文檔，能夠由數(shù)字化加工項目組自帶系統(tǒng)直接生成，在校驗系統(tǒng)中能自動校驗問題，及時解決問題。

但在實際工作發(fā)現(xiàn)，還存在著錄項內(nèi)容錄錯、掃描成像不清晰、順序顛倒、漏掃漏掛；數(shù)字化加工過程性文檔手工填寫，缺乏通過系統(tǒng)直接生成的過程性文檔；配備的質(zhì)檢軟件操作時間長，產(chǎn)生結(jié)果慢、檢測要素存在漏洞，仍需人工重復(fù)質(zhì)檢等問題。

3）需求變化快。（1）發(fā)現(xiàn)“一人多檔”情況，合并不完善。在數(shù)字化加工過程中存在“一人多檔”的情況，即一個人的人事檔案會在一個或多個單位存在多份。若在數(shù)字化加工過程中發(fā)現(xiàn)，需要及時調(diào)整，及時合并。但由于數(shù)字化加工項目組是按單位分配，只能將該單位出現(xiàn)的一人多檔合并，一人多處檔案的情況只能在其退休時，通過系統(tǒng)查看，轉(zhuǎn)移再進行后續(xù)合并。（2）企業(yè)人員流動性強，檔案轉(zhuǎn)移銜接不順暢。一開始，無錫人社企業(yè)人員數(shù)字化加工皆為事后掃描，是對目前已有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，但隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的不斷融合和應(yīng)用需求升級，檔案流轉(zhuǎn)從原先的紙質(zhì)轉(zhuǎn)移，新增了電子轉(zhuǎn)移（目前是數(shù)字化掃描信息和影像轉(zhuǎn)移，后續(xù)會增加業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的材料自動歸檔至檔案系統(tǒng)），對在職檔案數(shù)字化項目組和退休人員檔案數(shù)字化項目組的銜接提出新要求。在兩者銜接的過程中，存在在職人員檔案數(shù)字化加工開始但未完成，該人員檔案需要馬上調(diào)出辦理退休，之前完成的部分工作和后續(xù)項目組對接不及時，造成數(shù)字化成果浪費或者重復(fù)加工的情況；存在已完成數(shù)字化加工的在職人員檔案紙質(zhì)材料在轉(zhuǎn)移過程中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門將部分材料取出或增加，導(dǎo)致數(shù)字化信息與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不對稱和后續(xù)數(shù)字化加工量難統(tǒng)計的問題。（3）電子檔案系統(tǒng)不斷升級，未來標(biāo)準(zhǔn)不確定。目前，江蘇省人力資源社會保障一體化平臺建設(shè)工作正在啟動建設(shè)過程中，省電子檔案管理服務(wù)平臺也還未建設(shè)完成，新標(biāo)準(zhǔn)也未發(fā)布統(tǒng)一。已完成的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工雖然已做到應(yīng)錄盡錄，但是否能夠和省級系統(tǒng)做好銜接，在全省層面推行復(fù)制，在數(shù)據(jù)遷移過程中，是否會造成已有數(shù)據(jù)浪費暫未可知。

3 改善的措施

1）加強管理能力，有序推進數(shù)字化加工工作。（1）不斷更新思想觀念，學(xué)習(xí)優(yōu)秀單位經(jīng)驗做法，增加溝通交流機會。一是要樹立大檔案思維和服務(wù)意識，全面學(xué)習(xí)檔案系統(tǒng)，人事檔案系統(tǒng)以及人社業(yè)務(wù)系統(tǒng)對于檔案建設(shè)提出的新規(guī)范和新要求，做到能遵照國標(biāo)的遵照國標(biāo)，沒有國標(biāo)的形成統(tǒng)一意見，有效推行。從檔案方便業(yè)務(wù)部門利用的角度出發(fā)，從檔案方便群眾少跑腿的角度出發(fā)，不斷強化公共服務(wù)意識，不斷加強檔案服務(wù)水平。二是要強化學(xué)習(xí)，通過各種途徑開拓檔案知識范圍，吸收優(yōu)質(zhì)工作經(jīng)驗，結(jié)合實際工作進行復(fù)制和創(chuàng)新。三是要與檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門多溝通，了解工作流程、工作要求，進一步完善電子檔案管理規(guī)范。（2）做到數(shù)據(jù)集中有序，保管單位責(zé)任到位。無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)集中，統(tǒng)一規(guī)范，離不開保管單位對檔案的前期保管、對數(shù)字化加工工作的事中監(jiān)督和交接規(guī)范，以確保檔案資料的實體安全和信息可靠。（3）強調(diào)數(shù)字化加工項目組負責(zé)人員不能隨意流動，增加外包服務(wù)考核機制。招標(biāo)需求盡可能詳盡，對招標(biāo)單位做到目的明確，責(zé)任到位，預(yù)設(shè)紅線要求。符合要求的項目經(jīng)理不能隨意調(diào)動，對出現(xiàn)調(diào)動的項目單位拉長支付時間或降低支付比例。

2）重視系統(tǒng)可操作性，完善質(zhì)檢工作。（1）完善質(zhì)檢系統(tǒng)需求，增加評分和考核權(quán)重。在招標(biāo)需求時提出自動化質(zhì)檢要求，要求實際工作中使用的軟件需要與演示文件一致，要求數(shù)字化加工單位工程師有相關(guān)開發(fā)和完善質(zhì)檢系統(tǒng)自動化的能力。（2）質(zhì)檢工作責(zé)任到人，維保不設(shè)完成時。由于無錫人社紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工是一項民生工程，要求時間緊，任務(wù)重，后續(xù)將實現(xiàn)紙質(zhì)檔案歸檔向電子檔案直接歸檔的跨越，因此質(zhì)檢工作必須責(zé)任到人，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題，能夠及時改正問題，提供業(yè)務(wù)使用。

3）不斷適應(yīng)新變化，創(chuàng)造條件提前介入。（1）增加電子檔案人事檔案整合新功能。人事檔案的整合有利于人員電子檔案袋建設(shè)，有利于避免人社業(yè)務(wù)紅利重復(fù)享受，有利于人員待遇審批有跡可循，有利于人員檔案完整齊全，有利于檔案管理有效規(guī)范，有利于線上使用脈絡(luò)明晰，是電子檔案功能建設(shè)的新要求。（2）優(yōu)化電子檔案系統(tǒng)人事檔案紙質(zhì)和電子移交緊密交互流程。無錫人社電子檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)接口的融合和應(yīng)用，在檔案界或人社系統(tǒng)都走在前列，目前已優(yōu)化了在職轉(zhuǎn)退休人員數(shù)字化檔案流程，支持業(yè)務(wù)系統(tǒng)退休審批流程的經(jīng)辦、審批和自動歸檔。后續(xù)需根據(jù)省一體化業(yè)務(wù)需求進一步調(diào)整。（3）積極反饋意見，參與全省電子管理服務(wù)平臺建設(shè)。在省人社一體化平臺調(diào)研無錫時，匯報和展示無錫人社電子檔案工作情況；在省級部門征求意見時，認真做好反饋；在有幸借調(diào)省廳協(xié)助電子檔案系統(tǒng)建設(shè)時，積極交流經(jīng)驗，探討易操作、可推行的檔案管理新模式。