大數據時代下的檔案管理策略探討

閆玉嬌

（河北省唐山市灤河下游灌溉事務中心，河北 唐山 063200）

引言：檔案管理是企業內部管理的重點內容，其管理質量直接影響企業職工個人信息安全，也與企業發展息息相關。但是，目前在檔案管理工作中，仍然存在系統功能不完善、缺乏數據化意識和專業人才欠缺等問題，影響了檔案管理質量，也阻礙了信息化進程。因此，如何完善檔案管理信息化系統，如何緊跟大數據時代步伐，成為檔案管理創新的關鍵。

1 大數據技術應用優勢分析

1）有利于優化檔案保存和查詢。傳統檔案以紙質文件為主，隨著檔案信息的增加，檔案文件的數量也不斷增加，歷史檔案查詢難度也隨之提升。將大數據技術應用于檔案管理中，構建數字化檔案庫，可以優化檔案的儲存空間，簡化檔案存儲流程，有效提升管理效率。同時，在進行檔案查詢工作時，工作人員只需檢索關鍵詞，就能查閱相關檔案，相比傳統紙質檔案而言，節省了檔案查找的時間，提升了檔案管理工作效率。

2）有利于減少管理成本。在大數據技術的支撐下，檔案管理流程簡化，管理操作便利，無需耗費過多的人力資源和物力資源，就能實現存儲、查閱、更新一體化服務。從管理成本來看，大數據背景下，檔案管理減少了紙質消耗和人力消耗，且管理質量更高、效率更快，更加符合企業發展需求。從空間成本來看，大數據技術采用虛擬空間儲存，其儲存容量大、讀取便利，所以無需單獨安排實際儲存空間，從而節省了空間成本，提升了空間利用價值。

3）有利于推動信息化建設。在大數據時代背景下，企業管理信息化建設是時代所趨，也是企業管理創新改革的有效途徑，有利于促進企業持續穩定發展。因此，通過采用大數據技術，建立完善的檔案信息系統，不僅可以優化檔案管理質量和效率，提高檔案管理水平，還能實現信息數據共享，提升信息資源的利用效率，為企業發展提供保障。同時，在大數據技術的支撐下，數字化檔案建設進程加快，數字資源高效整合，推動了企業信息化建設，促進企業內部管理優化 升級。

2 大數據時代下檔案管理現狀問題

1）缺乏大數據管理意識。根據調查顯示，目前企業檔案管理仍然采用傳統模式，其管理流程復雜繁瑣、管理效率低下，甚至還存在檔案殘缺、遺失問題，根本無法滿足企業發展需求。同時，部分企業在信息化建設中，雖然建立了檔案管理系統，但是管理人員缺乏大數據管理意識，不主動嘗試新模式和新技術，造成了“形式化”現象，不僅阻礙了信息化建設進程，無法發揮大數據技術優勢，還影響了檔案管理質量，不利于企業健康發展。

2）檔案管理系統功能不完善。針對檔案管理工作，部分企業已經構建了管理系統，但其功能單一局限，只能滿足基本管理需求，如：檔案數據錄入、檔案查詢和修改，忽視了檔案的安全性和數據的共享，這對企業發展來講非常不利。同時，目前檔案管理缺乏監督系統，導致工作人員存在操作不規范、數據錄入不合理等問題，可能出現誤刪、誤錄入現象，嚴重影響了檔案管理質量。此外，大數據背景下，數據安全問題尤為重要，所以在構建檔案管理系統時，必須優化權限審核、安全防護，避免數據泄漏問題，才能真正發揮大數據技術的價值。

3）缺乏專業管理技術人才。相比傳統模式而言，大數據檔案管理雖然簡單便捷，但是對管理人員能力要求較高，不僅需要其具備檔案管理知識，了解檔案管理要點，還需掌握系統操作技能和信息素養，才能保障檔案管理工作有序開展。現有的檔案管理人員雖然專業能力過硬，具有豐富的管理經驗，但是信息化技術能力局限，缺乏大數據管理意識，對管理系統功能運用不熟練，嚴重影響了檔案管理質量，也阻礙了檔案管理信息化進程。

3 大數據時代下檔案管理優化策略

1）建立數字化管理理念。大數據時代的到來，給社會生活、工作帶來了新活力，為社會創新發展創造了契機，成為時代發展的新趨勢。因此，在大數據時代背景下，必須創新管理工作理念，樹立數字化管理意識，推動管理系統優化升級，提升管理效率和質量，才能為企業發展提供支撐。例如，在日常管理工作中，明確大數據技術的重要性，落實數字化管理的宣傳工作，增強管理人員的大數據意識，也能保障數字化管理工作有效落實。同時，在檔案管理工作中，強調檔案安全的重要性，普及檔案信息泄漏的影響，讓管理人員樹立安全保護意識，有效避免檔案泄漏問題。通過這樣的方式，不僅可以構建良好的檔案管理環境，保障數字化管理工作落實到位，還能提升管理質量和效率，為企業發展提供服務。

2）健全檔案管理系統功能。首先：基礎管理功能。根據調查顯示，存儲、查閱和更新是檔案管理的基本工作內容，也是運用頻率較高的系統功能。因此，在構建檔案管理系統時，必須結合企業實際需求，完善基礎管理功能的內容，避免出現檔案錄入數據不全，檔案查閱不到的問題，有效節省檔案管理時間。例如，在檔案數據錄入時，為了保障數據的完整性和正確性，可以增加紙質檔案掃描件功能，在登錄數字檔案的同時，將紙質檔案同步掃描保存，為后期查詢和核實提供依據。其次：安全防護功能。檔案信息涉及個人信息、公司信息，如果出現檔案泄漏問題，會危害個人安全，影響企業信譽，阻礙企業健康發展。因此，加強檔案信息安全防護工作，設置多道安全審核功能，如：身份認證、指紋識別和數據加密等，優化檔案數據等級和權限，打造安全健康的檔案管理系統。例如，檔案管理者在操作系統時，必須先進行身份認證，待身份認證成功，才能進行檔案管理工作。同時，根據企業檔案管理要求，設置不同的等級權限，如：檔案管理者只具備儲存和查閱權限，如需更改或調用檔案內容，必須向上級領導申請，待領導同意后，對領導進行指紋識別，才能正常操作檔案內容。這樣不僅保障了檔案的安全，規范了檔案管理和利用流程，還可以實現數據調用共享，提升了數據資源利用效率。

3）打造高素質、專業性管理團隊。在大數據時代環境下，企業必須加強檔案管理團隊建設，重視信息化技術人才培養，強化管理人員大數據意識，為企業檔案管理提供人才支撐。例如，在日常管理工作中，開展信息技術培訓工作，鼓勵現有管理人員參與，為其講解大數據知識、信息操作方法，練習管理系統功能運用，提升管理人員系統操作熟練度，也能提高檔案管理效率。同時，根據企業人才現狀，構建“一帶一”幫扶模式，讓老員工帶新員工熟悉業務，了解工作流程，而新員工可以滲透新理念、新技術，輔助老員工操作電腦，進而提升管理團隊整體水平，

4 結束語

總而言之，在新時代環境下，加強檔案管理數字化建設，推動企業信息化進程，對企業發展非常有利。通過分析企業檔案管理現狀，總結出建立數字化管理理念、完善檔案管理系統和打造專業管理團隊等策略，不僅發揮了大數據技術優勢，優化檔案管理效率和質量，還優化了企業管理健康，為企業發展提供保障。