智慧校園背景下高校檔案工作的思考

劉勁松

（廣東農工商職業技術學院，廣東 廣州 510000）

隨著我國大數據、云計算以及物聯網技術的迅速發展，智慧校園建設成為高校信息化發展的潮流和趨勢。2018年，國家標準文件《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》頒布，為我國高校智慧校園提出了建設框架標準，有力地推動了高校智慧校園建設的開展。該標準指出，智慧校園是數字校園的進一步發展和提升，是教育信息化的更高級形態。隨時隨地為用戶提供便捷的資源和服務，是智慧校園的基本職能。高校檔案管理部門：檔案館（室）作為學校的職能部門，提供相應的檔案服務，也是智慧校園建設的必然要求。

但是，高校檔案館（室）在智慧校園背景下，應該提供、能夠提供什么樣的服務，目前高校、檔案界和高校檔案工作者還未形成統一的看法。造成認識不統一的一個重要原因在于，智慧校園環境下檔案館（室）所扮演的角色定位認識不統一。一種觀點認為，要“把高校檔案館建設成學校信息資源中心。[1]”這是希望檔案館（室）作為全校信息資源的主管部門，統管學校信息資源的管理工作。也有觀點認為，智慧校園下的檔案管理要以電子檔案管理為出發點，借助智慧校園的技術平臺，“實現檔案標準、政策法規的在線發布，檔案工作的在線預審、多級審批，檔案數據的快速發布和檢索利用，以及館藏借閱、庫房自動化管理。[2]”認為檔案管理系統與高校其他管理系統是相互協作又各司其職的，檔案服務是基于傳統檔案服務基礎上的網絡化、智慧化。

產生上述關于檔案館（室）定位分歧的根源在于對檔案概念的不同理解。我國檔案界通常所指的檔案是已經歸檔的半現行或者非現行文件。從這一觀點出發，智慧校園環境所產生的海量實時變化的大數據信息并不能直接作為檔案來看待。但是國外也有觀點認為文件、甚至數據信息的整個生命周期都屬于檔案范疇。這樣的話，智慧校園所產生的大數據信息，也可以納入檔案管理的業務。智慧校園環境下，如果不明確檔案概念的范疇，就無法對大數據的屬性加以定位，無法確定檔案館（室）與信息資源中心的業務范圍，也就無法明確檔案工作的責任和服務目標。

從文件生命周期理論以及電子文件自身的特點來看，前端控制理論應用于數據信息及電子文件的管理，可以使全生命周期管理成為現實，為檔案信息的科學化管理掃清障礙。當今時代，數據信息、電子文件與檔案的界限越來越模糊；數據信息管理與檔案管理的界限也越來越模糊。加強大數據信息的管理、保存與開發利用，也是一種必然趨勢。

那么，這是否意味著檔案館（室）就要承擔起大數據信息管理的全部職責，成為信息資源中心呢？這倒未必。加強電子文件或者數據信息的前端控制，并不意味著檔案館、或電子文件中心能夠取代各部門數據信息生成、發布等具體職能，而只是在數據信息、文件的格式規范性、業務流程的科學性等方面上做出技術指導。從檔案館的工作實踐來看，也沒有哪個檔案館能取代政府、企事業單位的信息管理職能。不能因為檔案工作有參與數據信息全程管理的必要，就認為數據信息管理的所有工作都屬于檔案工作。高校檔案管理部門應該認清這一問題，擺脫傳統觀念的束縛，既要參與智慧校園大數據信息管理的全程，為數據信息的生成、流轉、存儲與服務提供業務指導，又要與其他職能部門明確職責界限，各司其責相互配合。只有這樣，才能更好地服務于智慧校園的建設與發展，為學校、社會及師生員工提供高效全面的檔案及數據信息服務。

除了影響高校檔案館（室）的定位問題，智慧校園也對高校檔案館（室）的制度建設和管理規范提出了新的要求。高校檔案館（室）的傳統業務工作，尤其是紙質載體為主的時代，業務流程、開發利用、以及服務等業余都有相對完善的規章制度可以依據。而智慧校園的建設是新生事物，其內涵是在不斷發展變化的，智慧校園對檔案業務的需求也有一個不斷深入的過程。不同高校對智慧校園的理解和認識不盡相同，高校的具體情況也千差萬別。國家雖然出臺了《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》建設標準，但這只是宏觀的架構指南，不能指望國家給出每個高校提出具體建設方案，智慧校園的建設還要結合高校實際開展。智慧校園相關的檔案業務的重新建構要遵循相關法律法規和工作紀律，這是檔案工作的底線。各個高校檔案館（室）的具體業務規則，要在法律法規的基礎上，結合本校實際情況，建立起適合智慧校園的檔案工作制度和規范。

智慧校園建設中，檔案館（室）應當采集、收取的信息資源范圍如何界定，也存在分歧。一方面，檔案館（室）為高校發展建設存留原始憑證功能毫無疑問要繼續下去；另一方面，究竟哪些信息有存留的必要，大家的看法也不一致。有人提出：“大數據也促使檔案機構從狹義檔案資源觀向“大檔案觀”轉變，盡可能地收集全面數據、完整數據和綜合數據，更多地關注一些底層化、碎片化、復雜化的信息。[3]”這代表了檔案工作者能收盡收的責任意識。但是，與高校檔案管理的傳統情況相比，智慧校園高校檔案信息數據的來源有很大拓展，數據信息呈現爆炸式增長。在完善的檔案管理思維完全融入智慧校園建設之前，所產生的大數據信息，未必都具有傳統檔案規范完整的特點。大數據如果不加篩選、整理，只能讓需求、使用者淹沒在數據信息的汪洋大海之中，無所適從。因此，高校檔案館（室）作為檔案信息資源整理與開發利用的機構，要“對從各種智能終端設備和各業務部門信息系統中獲取的海量信息資源進行智能化分析和組織，挖掘出深層次的信息價值。[2]”

智慧校園對高校檔案館（室）的服務也提出新的要求。傳統意義的檔案管理，最為關注的是檔案的安全性。智慧校園時代，固然也要求檔案管理的安全性，因為這是檔案服務的基礎，但也對檔案服務提出更高要求?！吨腔坌@總體框架（GBT36342-2018）》指出，智慧校園建設要“使任何人、任何時間、任何地點都能夠便捷地獲取資源和服務”。檔案管理服務部門要做到這一條，首先需要檔案館（室）建設必須整合到智慧校園建設之中，建立與智慧校園完全統一的信息交互、身份認證、權限設置等管理規范。加強檔案的數據化建設，“規范管理檔案信息資源，使得檔案資源數據庫標準化，也就是對數字檔案的格式、鏈接等統一標準處理，保證與智慧校園系統兼容，這是檔案數字化建設的基礎。[4]”其次，檔案館（室）要轉變工作思路，變被動為主動。主動介入智慧校園數據信息及文件形成流轉的全過程，主動依據大數據分析，探求各類型用戶檔案信息需求的熱點問題，開創更為準確、高效、便捷的服務模式。為高校教師、學生、職能部門、決策部門提供個性化的定制服務，滿足學校建設和學生全面發展的需求。