智慧校園背景下高校檔案工作的思考

劉勁松

（廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510000）

隨著我國(guó)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，智慧校園建設(shè)成為高校信息化發(fā)展的潮流和趨勢(shì)。2018年，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》頒布，為我國(guó)高校智慧校園提出了建設(shè)框架標(biāo)準(zhǔn)，有力地推動(dòng)了高校智慧校園建設(shè)的開展。該標(biāo)準(zhǔn)指出，智慧校園是數(shù)字校園的進(jìn)一步發(fā)展和提升，是教育信息化的更高級(jí)形態(tài)。隨時(shí)隨地為用戶提供便捷的資源和服務(wù)，是智慧校園的基本職能。高校檔案管理部門：檔案館（室）作為學(xué)校的職能部門，提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也是智慧校園建設(shè)的必然要求。

但是，高校檔案館（室）在智慧校園背景下，應(yīng)該提供、能夠提供什么樣的服務(wù)，目前高校、檔案界和高校檔案工作者還未形成統(tǒng)一的看法。造成認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一的一個(gè)重要原因在于，智慧校園環(huán)境下檔案館（室）所扮演的角色定位認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一。一種觀點(diǎn)認(rèn)為，要“把高校檔案館建設(shè)成學(xué)校信息資源中心。[1]”這是希望檔案館（室）作為全校信息資源的主管部門，統(tǒng)管學(xué)校信息資源的管理工作。也有觀點(diǎn)認(rèn)為，智慧校園下的檔案管理要以電子檔案管理為出發(fā)點(diǎn)，借助智慧校園的技術(shù)平臺(tái)，“實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)的在線發(fā)布，檔案工作的在線預(yù)審、多級(jí)審批，檔案數(shù)據(jù)的快速發(fā)布和檢索利用，以及館藏借閱、庫(kù)房自動(dòng)化管理。[2]”認(rèn)為檔案管理系統(tǒng)與高校其他管理系統(tǒng)是相互協(xié)作又各司其職的，檔案服務(wù)是基于傳統(tǒng)檔案服務(wù)基礎(chǔ)上的網(wǎng)絡(luò)化、智慧化。

產(chǎn)生上述關(guān)于檔案館（室）定位分歧的根源在于對(duì)檔案概念的不同理解。我國(guó)檔案界通常所指的檔案是已經(jīng)歸檔的半現(xiàn)行或者非現(xiàn)行文件。從這一觀點(diǎn)出發(fā)，智慧校園環(huán)境所產(chǎn)生的海量實(shí)時(shí)變化的大數(shù)據(jù)信息并不能直接作為檔案來看待。但是國(guó)外也有觀點(diǎn)認(rèn)為文件、甚至數(shù)據(jù)信息的整個(gè)生命周期都屬于檔案范疇。這樣的話，智慧校園所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)信息，也可以納入檔案管理的業(yè)務(wù)。智慧校園環(huán)境下，如果不明確檔案概念的范疇，就無法對(duì)大數(shù)據(jù)的屬性加以定位，無法確定檔案館（室）與信息資源中心的業(yè)務(wù)范圍，也就無法明確檔案工作的責(zé)任和服務(wù)目標(biāo)。

從文件生命周期理論以及電子文件自身的特點(diǎn)來看，前端控制理論應(yīng)用于數(shù)據(jù)信息及電子文件的管理，可以使全生命周期管理成為現(xiàn)實(shí)，為檔案信息的科學(xué)化管理掃清障礙。當(dāng)今時(shí)代，數(shù)據(jù)信息、電子文件與檔案的界限越來越模糊；數(shù)據(jù)信息管理與檔案管理的界限也越來越模糊。加強(qiáng)大數(shù)據(jù)信息的管理、保存與開發(fā)利用，也是一種必然趨勢(shì)。

那么，這是否意味著檔案館（室）就要承擔(dān)起大數(shù)據(jù)信息管理的全部職責(zé)，成為信息資源中心呢？這倒未必。加強(qiáng)電子文件或者數(shù)據(jù)信息的前端控制，并不意味著檔案館、或電子文件中心能夠取代各部門數(shù)據(jù)信息生成、發(fā)布等具體職能，而只是在數(shù)據(jù)信息、文件的格式規(guī)范性、業(yè)務(wù)流程的科學(xué)性等方面上做出技術(shù)指導(dǎo)。從檔案館的工作實(shí)踐來看，也沒有哪個(gè)檔案館能取代政府、企事業(yè)單位的信息管理職能。不能因?yàn)闄n案工作有參與數(shù)據(jù)信息全程管理的必要，就認(rèn)為數(shù)據(jù)信息管理的所有工作都屬于檔案工作。高校檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)清這一問題，擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，既要參與智慧校園大數(shù)據(jù)信息管理的全程，為數(shù)據(jù)信息的生成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)與服務(wù)提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又要與其他職能部門明確職責(zé)界限，各司其責(zé)相互配合。只有這樣，才能更好地服務(wù)于智慧校園的建設(shè)與發(fā)展，為學(xué)校、社會(huì)及師生員工提供高效全面的檔案及數(shù)據(jù)信息服務(wù)。

除了影響高校檔案館（室）的定位問題，智慧校園也對(duì)高校檔案館（室）的制度建設(shè)和管理規(guī)范提出了新的要求。高校檔案館（室）的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，尤其是紙質(zhì)載體為主的時(shí)代，業(yè)務(wù)流程、開發(fā)利用、以及服務(wù)等業(yè)余都有相對(duì)完善的規(guī)章制度可以依據(jù)。而智慧校園的建設(shè)是新生事物，其內(nèi)涵是在不斷發(fā)展變化的，智慧校園對(duì)檔案業(yè)務(wù)的需求也有一個(gè)不斷深入的過程。不同高校對(duì)智慧校園的理解和認(rèn)識(shí)不盡相同，高校的具體情況也千差萬(wàn)別。國(guó)家雖然出臺(tái)了《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，但這只是宏觀的架構(gòu)指南，不能指望國(guó)家給出每個(gè)高校提出具體建設(shè)方案，智慧校園的建設(shè)還要結(jié)合高校實(shí)際開展。智慧校園相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)的重新建構(gòu)要遵循相關(guān)法律法規(guī)和工作紀(jì)律，這是檔案工作的底線。各個(gè)高校檔案館（室）的具體業(yè)務(wù)規(guī)則，要在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實(shí)際情況，建立起適合智慧校園的檔案工作制度和規(guī)范。

智慧校園建設(shè)中，檔案館（室）應(yīng)當(dāng)采集、收取的信息資源范圍如何界定，也存在分歧。一方面，檔案館（室）為高校發(fā)展建設(shè)存留原始憑證功能毫無疑問要繼續(xù)下去；另一方面，究竟哪些信息有存留的必要，大家的看法也不一致。有人提出：“大數(shù)據(jù)也促使檔案機(jī)構(gòu)從狹義檔案資源觀向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變，盡可能地收集全面數(shù)據(jù)、完整數(shù)據(jù)和綜合數(shù)據(jù)，更多地關(guān)注一些底層化、碎片化、復(fù)雜化的信息。[3]”這代表了檔案工作者能收盡收的責(zé)任意識(shí)。但是，與高校檔案管理的傳統(tǒng)情況相比，智慧校園高校檔案信息數(shù)據(jù)的來源有很大拓展，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)。在完善的檔案管理思維完全融入智慧校園建設(shè)之前，所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)信息，未必都具有傳統(tǒng)檔案規(guī)范完整的特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)如果不加篩選、整理，只能讓需求、使用者淹沒在數(shù)據(jù)信息的汪洋大海之中，無所適從。因此，高校檔案館（室）作為檔案信息資源整理與開發(fā)利用的機(jī)構(gòu)，要“對(duì)從各種智能終端設(shè)備和各業(yè)務(wù)部門信息系統(tǒng)中獲取的海量信息資源進(jìn)行智能化分析和組織，挖掘出深層次的信息價(jià)值。[2]”

智慧校園對(duì)高校檔案館（室）的服務(wù)也提出新的要求。傳統(tǒng)意義的檔案管理，最為關(guān)注的是檔案的安全性。智慧校園時(shí)代，固然也要求檔案管理的安全性，因?yàn)檫@是檔案服務(wù)的基礎(chǔ)，但也對(duì)檔案服務(wù)提出更高要求。《智慧校園總體框架（GBT36342-2018）》指出，智慧校園建設(shè)要“使任何人、任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能夠便捷地獲取資源和服務(wù)”。檔案管理服務(wù)部門要做到這一條，首先需要檔案館（室）建設(shè)必須整合到智慧校園建設(shè)之中，建立與智慧校園完全統(tǒng)一的信息交互、身份認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置等管理規(guī)范。加強(qiáng)檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)，“規(guī)范管理檔案信息資源，使得檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化，也就是對(duì)數(shù)字檔案的格式、鏈接等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)處理，保證與智慧校園系統(tǒng)兼容，這是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。[4]”其次，檔案館（室）要轉(zhuǎn)變工作思路，變被動(dòng)為主動(dòng)。主動(dòng)介入智慧校園數(shù)據(jù)信息及文件形成流轉(zhuǎn)的全過程，主動(dòng)依據(jù)大數(shù)據(jù)分析，探求各類型用戶檔案信息需求的熱點(diǎn)問題，開創(chuàng)更為準(zhǔn)確、高效、便捷的服務(wù)模式。為高校教師、學(xué)生、職能部門、決策部門提供個(gè)性化的定制服務(wù)，滿足學(xué)校建設(shè)和學(xué)生全面發(fā)展的需求。