紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工潛在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略

李明秋

（吉林省高速公路管理局，吉林 長(zhǎng)春 130000）

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的潛在風(fēng)險(xiǎn)分析

1）檔案拆裝損壞與保密風(fēng)險(xiǎn)。（1）原紙質(zhì)檔案資料拆分、掃描、裝訂還原過(guò)程損壞風(fēng)險(xiǎn)，有些紙質(zhì)檔案陳年老舊，或因加工中操作不規(guī)范造成破損遺失。（2）在紙質(zhì)數(shù)字化加工時(shí)，單位檔案管理人員沒(méi)有對(duì)秘密級(jí)別甄別把關(guān)，高級(jí)涉密文件違規(guī)掛接上網(wǎng)，造成泄密風(fēng)險(xiǎn)；或者數(shù)字加工委托專業(yè)公司工作人員時(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行保密制度規(guī)定，沒(méi)有實(shí)施保密監(jiān)督和監(jiān)控，造成敏感信息或商業(yè)機(jī)密泄露風(fēng)險(xiǎn)。

2）加工方選擇與合同風(fēng)險(xiǎn)。（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要專業(yè)化人才和價(jià)格昂貴的硬件設(shè)備，自行運(yùn)行維護(hù)成本較高，一般采取招投標(biāo)簽約模式，委托給具有專業(yè)資質(zhì)的數(shù)字化加工企業(yè)，而加工企業(yè)的信用度、技術(shù)水平、設(shè)備先進(jìn)度和人員配置素質(zhì)都會(huì)給檔案數(shù)字化帶來(lái)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。（2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工對(duì)外委托合同任務(wù)時(shí)，往往追求廉價(jià)而忽視加工質(zhì)量、服務(wù)水平、工期保障、保密責(zé)任、考核違約等細(xì)節(jié)，在履約過(guò)程中易引起糾紛造成合同違約風(fēng)險(xiǎn)。

3）數(shù)據(jù)掛接與資料遺失風(fēng)險(xiǎn)。（1）掃描電子數(shù)據(jù)與資質(zhì)檔案條目不對(duì)應(yīng)，數(shù)字化過(guò)程中掃描件取名沒(méi)有遵循規(guī)則，目錄混淆不清，或者檔案信息和數(shù)據(jù)庫(kù)損壞，造成數(shù)據(jù)和文件目錄掛接重復(fù)、混亂，存在數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。（2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中，外運(yùn)到其他數(shù)字化加工廠或者外委給專業(yè)企業(yè)時(shí)，沒(méi)有簽字領(lǐng)用手續(xù)，或看管人員責(zé)任心不強(qiáng)，或紙質(zhì)資料未按時(shí)歸還，都可能造成檔案資料的遺失風(fēng)險(xiǎn)。

4）數(shù)字化加工設(shè)備硬件風(fēng)險(xiǎn)。（1）服務(wù)器容量不足風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描或拍照前需要評(píng)估信息系統(tǒng)，對(duì)服務(wù)器配置需要有科學(xué)性和前瞻性，如若容量不足或者數(shù)據(jù)格式不兼容，將無(wú)法存儲(chǔ)和讀取大量的電子數(shù)據(jù)。（2）設(shè)備性能及操作風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字化加工時(shí)如若硬件設(shè)備質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，則極有可能會(huì)因硬件設(shè)備、存儲(chǔ)光盤(pán)和掃描質(zhì)量而影響數(shù)字化加工的質(zhì)量。（3）數(shù)據(jù)庫(kù)安全儲(chǔ)備風(fēng)險(xiǎn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要掛接信息系統(tǒng)目錄，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)頻繁讀取會(huì)對(duì)服務(wù)器造成損壞和安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，建立健全數(shù)據(jù)備份制度，通過(guò)做好數(shù)據(jù)信息的備份，避免頻繁讀取而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。（4）存儲(chǔ)器介質(zhì)泄密風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于數(shù)字化加工所用設(shè)備自帶存儲(chǔ)功能的，須在完成檔案的數(shù)字化加工后，統(tǒng)一將存儲(chǔ)介質(zhì)上交至檔案部門(mén)，以免參與加工的工作人員將存儲(chǔ)設(shè)備外帶，而導(dǎo)致出現(xiàn)保密資料的泄密風(fēng)險(xiǎn)。

2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略

針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工潛在的系列風(fēng)險(xiǎn)，要規(guī)范加工渠道，選擇正確途徑，保證加工質(zhì)量、安全和效率，制定好制度、選擇好場(chǎng)所、配置好設(shè)備、培訓(xùn)好人員，切實(shí)將責(zé)任落實(shí)到人，確保各類(lèi)潛在風(fēng)險(xiǎn)得到有效化解和消除。

1）健全檔案加工管理制度規(guī)范。統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化加工制度規(guī)范，是做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的重要保障。對(duì)此，必須要建立健全安全保密管理、加工技術(shù)管理、過(guò)程監(jiān)督管理等檔案管理程序性文件，做到有章可循，按制度實(shí)施程序化和標(biāo)準(zhǔn)化操作，從而促使檔案數(shù)字化加工的前期處理、文件掃描、質(zhì)量檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等各個(gè)環(huán)節(jié)均能按照規(guī)范、統(tǒng)一的技術(shù)流程有序推進(jìn)。

2）強(qiáng)化數(shù)字化加工場(chǎng)所管理。首先，根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所的要求，選擇指定的加工場(chǎng)所，且工作場(chǎng)所應(yīng)具備足夠的空間，避免因工作空間過(guò)于狹小而導(dǎo)致檔案文件擺放混亂而影響檔案加工的準(zhǔn)確率。其次，數(shù)字化加工場(chǎng)所須全面考慮加工環(huán)境的安全性，并為加工場(chǎng)地安裝現(xiàn)場(chǎng)視頻監(jiān)控設(shè)備，從而確保整個(gè)數(shù)字化加工過(guò)程的安全性、可控性以及可追溯性，一旦檔案出現(xiàn)安全問(wèn)題，能夠第一時(shí)間及時(shí)追蹤問(wèn)題的根源，從而最大程度消除信息泄密風(fēng)險(xiǎn)。

3）加強(qiáng)數(shù)字化加工設(shè)備管理。（1）加大設(shè)備資金投入。數(shù)字化加工往往需要先進(jìn)、安全的設(shè)備作為支撐，這就需要投入足夠的資金來(lái)購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)加工、檔案管理、防毒殺毒等軟件，以及數(shù)字檔案管理存儲(chǔ)設(shè)備、紙質(zhì)檔案掃描設(shè)備等，如計(jì)算機(jī)、移動(dòng)式存儲(chǔ)硬盤(pán)、掃描儀、刻錄機(jī)以及服務(wù)器等硬件設(shè)備，從而有效確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。（2）加強(qiáng)設(shè)備安全審核。對(duì)于數(shù)字化加工企業(yè)所提供的加工設(shè)備，應(yīng)按要求進(jìn)行安全性審核，并對(duì)加工設(shè)備完好率進(jìn)行檢查，確保設(shè)備質(zhì)量符合數(shù)字化質(zhì)量要求；同時(shí)，嚴(yán)格做好加工設(shè)備的安全管理，設(shè)備出入接受安全性檢查，存儲(chǔ)設(shè)備不得私自帶出工作場(chǎng)所，必須帶出的應(yīng)做好保密處理；另外，加強(qiáng)數(shù)據(jù)掛接設(shè)備的安全管控，數(shù)據(jù)掛接設(shè)備專人管控，存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁混用，加工完成后所有設(shè)備和介質(zhì)需經(jīng)專業(yè)人員做好保密技術(shù)處理。

4）緊抓數(shù)字化加工過(guò)程監(jiān)管。（1）做好紙質(zhì)檔案交接前的規(guī)范化處理，嚴(yán)格檔案資料的交接流程，做好詳細(xì)的交接記錄，交接完成后應(yīng)由用戶單位以及加工單位的負(fù)責(zé)人簽字進(jìn)行確認(rèn)。（2）遵循檔案著錄規(guī)則對(duì)檔案內(nèi)容予以核實(shí)，對(duì)于著錄存在錯(cuò)誤或不規(guī)范文件命名、檔號(hào)等予以糾正，并根據(jù)實(shí)體紙質(zhì)檔案予以修改，同時(shí)，將未按要求編頁(yè)的及時(shí)做好標(biāo)注，確保檔案目錄和內(nèi)容清晰，并將褶皺的檔案紙張熨平。（3）紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要大量的掃描工作，在檔案的拆卷、組卷過(guò)程中，須按要求逐頁(yè)清點(diǎn)整理檔案紙張、頁(yè)碼，拆除裝訂用釘時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎、認(rèn)真，以免用力不當(dāng)損壞檔案，整個(gè)過(guò)程須保證檔案的完好無(wú)損。（4）檔案加工完成后，應(yīng)按照原來(lái)的排序進(jìn)行裝訂，無(wú)需進(jìn)行重排及打印；裝訂時(shí)采用金屬釘裝訂或線裝，完成裝訂由雙方專人清點(diǎn)、檢查后簽字并如數(shù)歸檔入庫(kù)。

5）抓好數(shù)字化加工質(zhì)量把控。加強(qiáng)檔案加工質(zhì)量的全面檢查，做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制?？蓮囊韵聨追矫嫒胧郑菏紫?，文件掃描順序應(yīng)與著錄順序保持一致，并與原檔案的案卷順序排列一致，嚴(yán)禁混淆、遺漏或重復(fù)；其次，文件掃描后的影像應(yīng)字跡清晰、無(wú)暗影及干擾信息等，且影像文件應(yīng)能滿足后期的出版及閱覽要求；另外，文件掃描頁(yè)面應(yīng)端正、無(wú)傾斜，使用分辨率＞300dpi的彩色JPG格式予以存儲(chǔ)，對(duì)于原檔案字跡過(guò)小或模糊不清的，可適當(dāng)加大分辨率，以有效確保掃描文件的清晰度。

6）提升數(shù)字化加工人員素質(zhì)。對(duì)參與數(shù)字化加工的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高其信息安全意識(shí)，強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，并簽訂檔案加工的保密協(xié)議，對(duì)涉及國(guó)家及單位機(jī)密的文件，嚴(yán)禁上傳、掛接至系統(tǒng)；另外，定期組織對(duì)檔案內(nèi)容、管理方法和安全保障措施進(jìn)行自查自檢，檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，從而在專業(yè)和素養(yǎng)上提升工作人員的素質(zhì)水平。

3 結(jié)語(yǔ)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工后能夠有效避免直接翻閱、接觸紙質(zhì)檔案而導(dǎo)致的原始檔案損壞，實(shí)現(xiàn)了對(duì)實(shí)體檔案的更好保護(hù)并提升了檔案檢索效率，達(dá)成了信息資源共享以及最大化利用，但于數(shù)字化加工過(guò)程中亦存在各種安全隱患、風(fēng)險(xiǎn)。為“揚(yáng)長(zhǎng)避短”妥當(dāng)預(yù)防、應(yīng)對(duì)，需對(duì)各類(lèi)潛在風(fēng)險(xiǎn)予以全面剖析，并切實(shí)采取有效舉措予以規(guī)避、管控，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)、高效完成檔案數(shù)字化加工處理提供切實(shí)保障。