互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用

孫紅梅

（湖北理工學(xué)院，湖北 黃石 435000）

目前，互聯(lián)網(wǎng)用戶數(shù)量和互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)都進(jìn)入了前所未有的發(fā)展階段。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)為檔案信息資源的管理和開(kāi)發(fā)創(chuàng)造了獨(dú)特的條件。事業(yè)單位檔案不僅記錄了其發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，也對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到了非常重要的作用。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，也可以更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源管理的影響

隨著信息互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已被徹底顛覆，傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式和相關(guān)理論已經(jīng)無(wú)法適用互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代檔案管理的需求，尤其是紙質(zhì)檔案的應(yīng)用和檔案的生命周期、檔案價(jià)值等都有了新的變化。因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用也必須要有科學(xué)的理論作為管理基礎(chǔ)，比如，新時(shí)期檔案資源的價(jià)值和來(lái)源等方面都要進(jìn)行嚴(yán)格管理，才能適應(yīng)新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的新要求，為新時(shí)期檔案管理開(kāi)辟嶄新的局面，更好的為事業(yè)單位檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用作出相應(yīng)的指導(dǎo)。近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)量也在快速增長(zhǎng)，給檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用帶來(lái)了很大挑戰(zhàn)和壓力，尤其是新時(shí)期檔案資源多樣化趨勢(shì)明顯，互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代檔案形式以及從傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式上升到視頻、音頻、多媒體等多種格式。如何提升對(duì)這些檔案資源的管理水平和開(kāi)發(fā)利用，是目前檔案管理部門(mén)面臨的一個(gè)難題。在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代，資源共享程度越來(lái)越高，但是對(duì)于部分檔案資源是高度敏感的，必須要進(jìn)行嚴(yán)格保密，一旦泄露就會(huì)造成事業(yè)單位甚至給國(guó)家造成很大的負(fù)面影響和損失。因此，必須要對(duì)事業(yè)單位檔案資源安全管理引起足夠重視。

1）檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化。檔案載體隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代的來(lái)臨，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案演變成了電子形式，事業(yè)單位檔案資源開(kāi)發(fā)與利用過(guò)程也呈現(xiàn)出多種形式，檔案管理設(shè)備也從傳統(tǒng)的實(shí)體演變成現(xiàn)代化的電子設(shè)備，雖然增加了檔案資源開(kāi)發(fā)與利用成本，但檔案管理的效果卻得到了很大的提升。

2）檔案信息查找的便捷化。互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代事業(yè)單位紙質(zhì)檔案信息可以通過(guò)電子掃描的方式轉(zhuǎn)換成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，把之前所有的紙質(zhì)檔案都轉(zhuǎn)換成電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)方便查詢工作。通過(guò)計(jì)算機(jī)可以直接在網(wǎng)上進(jìn)行檔案信息的查詢和利用，提高了搜索效率的同時(shí)還提升了檔案資源的利用率。

3）檔案信息收集的多元化。檔案管理過(guò)程中，要對(duì)檔案資料進(jìn)行有效地收集和整理，這是檔案管理的基礎(chǔ)，檔案資料收集會(huì)直接關(guān)系到檔案資源開(kāi)發(fā)與利用效率。互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代電子檔案從生成到利用，中間所有的檔案操作程序都可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成，使事業(yè)單位檔案信息管理從紙質(zhì)化走向了無(wú)紙化，從手工走向了電子化，不僅提升了檔案采集的效率，也提升了檔案資源共享的范圍。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題分析

1）信息基礎(chǔ)設(shè)施不齊全。互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代要提升事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用水平，就必須配備完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建立健全檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度。但是，由于很多事業(yè)單位對(duì)檔案資源信息化管理的重要性還沒(méi)有清楚的認(rèn)識(shí)，很多管理人員都有輕檔案重實(shí)際的思想，導(dǎo)致檔案信息化管理的腳步前進(jìn)速度很慢，跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步。特別是很多事業(yè)單位檔案室明顯比其他部門(mén)陳舊，檔案室的信息配套設(shè)備也很落后，無(wú)法滿足信息化檔案資源管理需求，直接影響到事業(yè)單位檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。所以，完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是提升事業(yè)單位檔案信息化管理的基礎(chǔ)，是確保檔案資源開(kāi)發(fā)與利用的關(guān)鍵。

2）電子檔案的安全問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然開(kāi)發(fā)和利用起來(lái)效率比較低下，但是安全性方面相對(duì)現(xiàn)代電子檔案還是比較可靠，由于互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代的電子檔案的構(gòu)件和管理都是通過(guò)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，雖然開(kāi)發(fā)和利用方面比較便捷，但容易遭受網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的攻擊，造成檔案信息的泄露、被篡改甚至丟失，一旦出現(xiàn)類似情況會(huì)給事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)巨大的負(fù)面影響。因此，保護(hù)好電子檔案，提升電子檔案的安全問(wèn)題也越來(lái)越被社會(huì)高度關(guān)注，成為目前新的焦點(diǎn)之一。

3）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有限。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案更加規(guī)范，檔案數(shù)量也在快速增加，也給檔案管理人員提出了更高的要求。互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代的檔案管理需要檔案管理人員具備更高的專業(yè)能力。但是目前很多事業(yè)單位在檔案管理方面都缺乏相關(guān)的專業(yè)管理人員，在檔案信息化管理過(guò)程中也存在硬軟件等配套設(shè)施方面的不完善，阻礙了事業(yè)單位檔案信息化管理水平的提升。

3 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代提升事業(yè)單位檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用的措施

1）加強(qiáng)電子檔案的安全管理。在電子文件的開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，對(duì)電子文件進(jìn)行加密，以保證其數(shù)據(jù)的真實(shí)性；建立電子文件的訪問(wèn)權(quán)限，確定電子文件訪問(wèn)者的身份，做好訪問(wèn)登記工作；監(jiān)控電子文件信息的使用，加強(qiáng)信息監(jiān)管；建立電子文件存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)的密鑰，加強(qiáng)防火墻和防病毒軟件；在不同的地方備份電子文件，防止數(shù)據(jù)丟失。電子文件的安全性直接關(guān)系到整個(gè)單位文件的機(jī)密性，因此電子文件的安全性不容小視。

2）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。無(wú)紙化辦公是未來(lái)事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，尤其是事業(yè)單位檔案資源管理過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)化辦公向無(wú)紙化管理的過(guò)渡，就必須要對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。作為新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理人員必須要具備專業(yè)的檔案管理技能，同時(shí)還要結(jié)合計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效管理。要提升檔案管理隊(duì)伍整體水平，就必須對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)進(jìn)行定期培訓(xùn)和考核，不斷培養(yǎng)和吸收檔案管理學(xué)方面的專業(yè)人才，做好檔案管理專業(yè)人才的儲(chǔ)備工作。

3）建立科學(xué)的檔案信息管理制度。檔案管理涉及廣泛的環(huán)節(jié)，在管理過(guò)程中還要對(duì)各種檔案信息進(jìn)行篩選和處理，任務(wù)十分繁重。因此，有必要規(guī)范各種管理流程，建立科學(xué)規(guī)范的管理體制機(jī)制。在檔案信息制度建立過(guò)程中可以借鑒國(guó)外先進(jìn)的管理模式和技術(shù)，制定可行的檔案信息管理系統(tǒng)，監(jiān)督各環(huán)節(jié)，防止漏洞和錯(cuò)誤。尤其是對(duì)檔案的安全管理方面要制定嚴(yán)格的安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理制度和密匙系統(tǒng)，才能確保事業(yè)單位檔案資源管理的安全性和科學(xué)性。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案信息資源在社會(huì)的發(fā)展中起著重要的作用，因此開(kāi)發(fā)和利用檔案資源是非常必要的。檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要更加重視這方面，轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理方法，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，做好日常管理工作。也要做好基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視人才培養(yǎng)，為進(jìn)一步開(kāi)發(fā)農(nóng)場(chǎng)檔案信息資源奠定基礎(chǔ)。檔案管理人員在開(kāi)展各項(xiàng)工作的過(guò)程中，還需要結(jié)合開(kāi)展形式對(duì)工作進(jìn)行完善和更新，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。