大數據環境下高校檔案信息化建設問題及對策分析

徐微微

(吉林化工學院 黨政辦公室，吉林 吉林 132022)

科技的高速發展帶來了眾多新型技術的出現，例如云計算、算法、大數據等，改變了人們的生產和生活方式，促進人們生活環境的信息化和智能化[1]。大數據技術的發展擴大了信息的開放性，使得相關的存儲技術和軟件技術不斷得到改良進而快速升級。因此，在此種背景下，高效的檔案工作不僅需要依托現有的紙質檔案，還需要建立相應的數據庫，將相應的數據上傳至數據庫中方便數據的查看、備份等[2]。因此，在對高校檔案工作進行創新的過程中，最重要的就是對檔案管理進行信息化建設。

一、高校檔案信息化建設的作用

(一) 適應時代的發展趨勢

大數據的背景下，信息化的要求高校檔案管理工作創新新的發展模式，傳統的紙質檔案管理模式已經不適應于當前的互聯網背景。將高校檔案管理工作進行信息化建設可以推進管理模式的創新，適應時代發展的需要從而實現高校辦公的自動化目標[3]。

(二) 提升高校管理效率

以往的紙質檔案管理難以實現數據資料的共享，許多收集整理工作多是人工完成，導致工作銜接度不高，對工作者來說也比較冗余難免不會犯錯，進而影響工作的效率。而以互聯網作為主要的載體對數據資料進行合理的整理和歸納，可以方便找到相關資料，縮短資料數據的整理時間，提升工作的效率。

(三) 擴大高校的檔案服務

大數據的背景促進高校檔案工作由靜態、古板轉向為動態和靈動[4]，共享的方式也由簡單查閱轉換為開放性共享，以促進高校文化的傳承，歷史的見證。使用相關的電子技術，還可以對相關加密檔案設限，更好地保證檔案的私密性。同時還可以引入校外訪問、中國知網等數字圖書館，進而拓寬高校的檔案服務范圍。

二、當前高校檔案信息化建設存在的問題

(一) 對檔案管理信息化認識不足

信息技術的發展使得檔案管理的信息化成為可能，不僅減輕了相關工作人員的工作強度，提升了工作準確率，還能方便讀者的閱讀以及對部分檔案的加密。但就現在的實際情況來說，高校的工作人員對于檔案管理的信息化認識還不到位，難以與現代步伐接軌，還拘泥于傳統的紙質檔案管理。主要原因是由于檔案管理部門在行政部門的中的存在感不高[5]，難以引發相關領導對其的重視，進而也就造成了工作人員積極性不高，缺乏相關的動力從而影響到工作人員的工作效率。

(二) 檔案管理信息化建設落實不到位

對于高校的檔案管理的信息化建設是一項系統完整的工作，需要進行一定的統籌規劃并投入一定的資金、技術和人力上的支持。由于目前高校對檔案管理工作的信息化建設還缺乏一定的重視度，因此會導致相關的資金技術落實不到位，進而阻礙其信息化建設的進程[6]。且由于技術難以落實到實處，導致在高校檔案管理工作的信息化建設時缺乏相關的軟件技術，例如智能化系統的不完善和身份認證系統的缺失都導致當前的個性化需求難以得到保證。

(三) 相關工作人員的綜合素質較弱

由于高校的不斷擴招，高校的規模也逐漸增大，所招收的學生也逐年遞增，因此導致學校在教學研究方面所要付出的努力越來越多，這在一方面也加重了高校檔案管理工作的復雜性和繁瑣性，導致分攤到每一位工作人員的工作量與日俱增。同時由于缺乏真正專業對口的檔案管理人員，也導致部分工作人員的工作效率低下，難以實現信息化建設[7]。此外，還由于難以招收到優秀的人才，使檔案管理工作人員缺乏綜合素質，也對檔案工作的信息化建設起到了一定的阻礙作用。

(四) 檔案管理制度不夠健全

由于檔案管理的信息化建設起步較晚，真正實施的時間還比較短，對于此類工作的相關機制和制度還不夠完善，導致目前的檔案管理工作的信息化建設還具有主觀隨意性，缺乏實際的事實根據，因此，會造成管理工作的混亂進而導致效率的低下。

三、高校檔案信息化建設的對策

(一) 加強相關意識，提高對檔案管理信息化建設的重視

當前，為了促進檔案管理工作的信息化建設，首先需要樹立起大眾對于檔案管理工作的重視度，構建相關的檔案管理工作理念。領導者需要強化檔案部門的存在感，將檔案部門的發展放在全校發展的戰略上，以促進檔案部門共同發展方向，形成強有力的推動力量[8]。其次，領導者也需要對檔案管理工作的重視度加大并給予正確的意識以對其在大數據背景下的模式創新提供有效途徑，實行有計劃、有目的的規劃方案。

(二) 注重對綜合素質較高的人才培養

對檔案管理工作的信息化建設促進需要從相關的工作人員入手，努力提升他們的綜合素質。首先檔案部門的領導要對下層的工作人員的基本情況進行詳細的分析，統計出具有專業經驗和專業理論知識的人才，并對其進行培訓，使其成為信息化建設的第一批帶頭人[9]。其次，還需要將檔案部門的重要性通過高校的日常課外活動宣傳出去，以提升檔案部門的作用，吸引更多外來人才，提高人才隊伍的綜合素質。

(三) 健全相關的檔案管理信息化制度

首先要以當前的檔案資源為依托，并不斷建設完善的體制制度，努力將各項工作的準則落實到實處，實行細化的規章制度[10]。其次，高校需要針對本校檔案部門的實際工作情況對工作環節進行改良和明確，從而推進相關體制的建設。另外，在進行規章制度的建設過程中，還需要明晰各工作人員的職責，將責任落實到人，從而促進工作效率的提升。

四、結 語

綜上，檔案管理工作的信息化建設會改變檔案的呈現方式、使用方式以及相關的載體，從而促進新一輪的改革。目前，就當前的發展形勢而言，檔案管理工作的信息化建設符合時代發展的步伐，是歷史發展的必然。在大數據背景下，各種技術應運而生，也為高校的檔案管理工作的信息化建設提供了技術上的支持，成為其信息化的基礎。目前，高校的檔案管理工作必須緊緊以信息的高速發展為先導，促進傳統工作與新興技術的結合，以致提升工作效率，實現檔案信息的全球共享，適應經濟全球化和信息社會的發展要求。