企業文書檔案管理的問題及解決措施

龍遠瓊

（中國振華集團永光電子有限公司（國營第八七三廠），貴州 貴陽 550018）

1 引言

所謂國有企業文書檔案，指的是國有企業在其經營生產過程之中產生的音像、文字、實物和其他形式的資料與記錄，這些對社會和企業本身都極具存在價值。企業在經營生產活動中，會形成不同載體的文書檔案，這些檔案有利于之后的工作考察，也維護著企業各個歷史階段的真實面貌，它們同樣也是構成國有企業管理不可或缺的部分，直接影響著企業未來的長遠發展。

2 國有企業文書檔案管理存在的主要問題

1）文書工作與檔案工作銜接上存在較多問題。部分國有企業文書與檔案工作的脫節，說到底，是其銜接工作不夠規范。文書檔案歸檔的質量高低，一定程度上是由文書工作質量的高低決定的。不管是在工作內容還是觀念意識上，文書與檔案管理都存在著一些脫節現象。文書人員往往不注重用筆規范、紙張規范、裝訂規范及文件底稿的齊全，只在意自己的文書工作是否完成，把工作中文件轉檔案可能帶來的問題給忽視了；檔案管理員則會因不及時的立卷歸檔指導造成不完整、不規范的文書檔案歸檔。雖然這兩項工作存在于統一的管理體系之中，但因其區別性的管理制度，就容易因文書人員與檔案人員之間缺少溝通協調造成兩者的銜接脫節。

2）各部門對文書檔案工作配合不夠。為了保證完整齊全的企業文書檔案，需要從各個部門業務工作中所形成的文書檔案資料中收集文書檔案資料。關于企業管理類文件歸檔及其保管期限，雖然相關檔案管理部進行了制定，但也不乏一些對文書檔案管理不滿的部門為謀便利將自己認為很重要的，需要歸納的文件資料直接給企業檔案管理部門進行統管。而有些責任心強的檔案人員卻因為相關職能部門的配合不足導致文書檔案的收集工作經常遭遇瓶頸，從而挫傷了他們的工作積極性。再加上企業會對工作人員進行調動，時間久了，放在個人或部門手里的重要檔案資料因為沒有很好地統一整理存放就會造成丟失或損壞，卻又因過時已久無法進行追責，給企業帶來多余的資源損失。由此可見，企業的檔案資源工作的確存在著較大的風險。

3）文書檔案管理方式滯后。傳統的文書檔案管理方式通過手工操作來進行借閱，一件檔案只能被一人借閱且每次借閱的原件都需要從檔案庫房里查找，既耗費了人力也浪費了時間，效率極其低下。傳統的文書檔案以紙質的形式呈現，但由于紙質本身的局限性（紙張薄且脆），往往會因長時間存放造成檔案原件的損壞。基于這個弱點，相關企業在建設信息化檔案管理方面已經開始了探索，但也只是將紙質檔案的形式轉由電子文檔來存放，這期間并沒有就檔案信息建設形成完善的管理體系，相關分析和檔案的調用工作仍然發展緩慢。

3 國有企業文書檔案管理的有效解決措施

1）進一步完善文書檔案管理制度。檔案制度是否完善在很大程度上決定著文書檔案管理工作能否成功開展，因此，進一步對檔案管理制度進行完善對于保障國有企業文書檔案管理工作的展開將起著至關重要的作用。關于檔案管理制度的制定和修改，既要在原先規定基礎上進行修改使其更加完善，又要適應當下的新形勢需要，還要考慮到之前的制度空缺，加快檔案管理制度制定的速度，用新的檔案管理填補欠缺。對于很多企業來說，擁有自己的公文辦理平臺已經不是難事，可以利用這個平臺去設置一個相對統一的公文流程，對公文的擬稿進行規范，注意它有沒有犯一些錯誤如：簽字手續沒有完善、附件的審核不夠完善等。規范統一的流程不僅可以將文書檔案的質量進行提升，也避免了很多文書檔案形成過程中的問題。在企業日常管理工作考核機制中加上對文書檔案歸檔的考核，并且根據管理人員的具體能力、績效、工作態度進行固定期限的評價，再綜合考量評價的結果實行一定的獎勵和懲罰措施。表現優秀的、績效較為突出的工作人員，要給予一定程度的物質獎勵或精神獎勵；不負責任、頻繁應付工作的，要根據情況對其進行一定的懲罰。

2）理順文書工作與文書檔案管理工作的協調銜接。要想做好檔案管理工作，文書方面的工作是重中之重。所以，就需要文書工作人員在檔案管理方面具備較好的檔案意識，并且要熟悉和嚴守相關法律法規，虛心接受、積極配合檔案管理的指導與監督工作，力求以高度的完整性、及時性和準確性來進行文書檔案的歸檔整理。與此同時，對于文件資料的整理與收集，相關檔案管理部門必須及時地給予具體指導，對所提交的文書檔案資料中不符合標準的一概打回去重新修改，根據相關投檔要求嚴格認真核對每份文書檔案資料，依據具體的檔案管理期限表鑒定檔案價值。

3）加強與企業各部門的溝通配合。在現實生活中，由于企業文書檔案具有多樣載體、范圍廣的特點，往往在各部門下發的正式的紅頭文件下還會因為相關業務工作導致許多內部文件材料的產生。也許人們會以為文書檔案收集歸納只存在與黨委辦公室、工會、團委和公司辦公室之中，但事實可能并非如此。在國家檔案局10號令中有對企業管理類文件歸檔范圍的明文規定。所以，文書檔案的收集歸納范圍可不是我們想象中的那么小，它覆蓋了很多的部門。因此，為了更好地加強與企業各部門的溝通配合，整合企業的部門職能、制定本企業管理類文件歸納范圍表以及設立具體的兼職檔案管理人員，最后再收集移交本部門的文書檔案等工作就顯得很重要。每年的一季度結束之前，各企業檔案管理部門都需要召開相關文書檔案移交會議，會議就每個部門的檔案移交工作給出具體的指導意見，以此來使得企業的文書檔案歸檔工作可以更加有質量、有效率的完成。

4）繼續開展檔案信息化管理建設。目前造成國有企業文書檔案管理方法滯后的一大原因就是其緩慢的信息化建設工作。實現全面建設檔案管理信息化的第一步，就是要擴大對檔案管理資金上的投入，例如一些物資地購買（電腦、掃描儀、打印機以及一些常用的辦公設備），通過置辦這些硬、軟設備，盡力完成檔案管理的信息化。當然，設備在置辦時，也應除了考慮到其先進性也應該多關注其在企業中的實用性。

首先，企業辦公平臺需要和檔案管理系統進行對接。在辦公平臺的幫助下，做好具體的工作，如先進行文件起草、核稿、審批、登記編號等，將相關文書檔案歸檔的前期工作做好。對于在辦公平臺流轉的文件，要可以達到在網上流轉結束后主動地進入檔案管理系統。通過同時采用電子文件和紙質載體的雙規歸檔的模式，可以在管理的過程中使檔案的安全完整性更有保障。再者，可以開發一款適用于企業檔案管理的APP。通過系統判斷，自動對保管期限、職能部門等進行快速分類，進而大大地提高了文書檔案歸檔的效率。同時，采用數字化的形式對庫存文書檔案進行加工，并且在加工的同時要在圖像處理方面嚴格把關，使加工后的數據與原件一樣，還要注意保留備份。

4 結束語

總之，文書檔案管理工作的水平高低將直接影響著企業管理水平的高低。只有對文書檔案管理中存在的問題進行認真分析，并做好應對策略，才能夠更好地實現企業的可持續發展，為企業奠定堅實的基礎，彰顯出該企業高超的管理水平。