檔案統計工作中存在的問題及對策分析

田 娟

（汾陽市統計局，山西 汾陽 032200）

作為檔案事業建設環節的一個重要內容，檔案統計工作是檔案管理中的一項重要工作，它可以促進檔案工作的形成、利用和管理。通常，檔案的統計工作都可以通過數字進行表述，包括提供利用檔案資料的數量、人次，以及檔案的館藏量等，通過精準的統計數字，可以將檔案工作的真實情況進行反映。因此，只有對檔案統計工作模式進行完善，才可以對檔案工作中存在的問題進行避免，同時也可以為檔案管理工作制定重要的政策方針。

但實際上，檔案統計工作中存在很多問題，而對于存在的問題應及時去解決，特別是改為要發揮領導人的作用和價值等，如此一來，才能全面提高檔案管理的質量和時效性。

1 統計工作中檔案管理存在問題

1）檔案統計觀念落后。檔案統計工作包括臨時性統計和綜合性統計，它指的是對一系列的統計方法和技術進行運用，并以數字和表冊的模式，對檔案工作中的各種現象以及發展趨勢進行分析，以此可以更加具體了解所需要了解的相關內容。同時，檔案統計的主要內容是統計現有人員的姓名、人數、年齡文化程度、業務職稱、所做貢獻等。具體來說，就目前的情況來看檔案管理工作中檔案統計觀念落后是較為突出的一個問題，很多人員并沒有認識到檔案管理工作的重要性，仍舊使用傳統的方法進行著統計管理，使得所統計的資料不具備全面性，不能真實反映行業檔案管理工作的實際狀況，也不能為高層決策人員決策工作提供有力數據支持。其次，鑒于檔案統計觀念淡薄，也會致使相應檔案數據信息不準確，這都將影響管理人員的決策。此外，鑒于檔案統計觀念淡薄，也會致使一些重要的數據信息發生混淆等現象，這都不利于行業檔案管理水平的提高，甚至會為其發展帶來阻礙性，最后，也難以實現提高檔案統計管理效率的目的[1]。

2）檔案統計人才匱乏。檔案管理作為行業經營活動中的基礎部分，它的有效統計與否直接關乎數據信息資料的完整性，倘若不能對檔案進行有效統計，就會致使信息丟失、損壞或者是發生混淆等問題，難以推動行業可持續發展，最重要的是削弱了其綜合服務能力。而檔案管理本身工作量就比較大，勢必需要大量的人員參與其中，而檔案統計人員綜合業務能力的高低將影響檔案管理質量，據調查數據顯示，現有的檔案統計人員綜合業務素質普遍偏低，并不具備豐富的經驗，也不具備專業的技能知識，對于存在于檔案統計中的數據問題沒有分析，也沒有去尋找對策予以處理，久而久之，致使檔案統計工作應有的價值不能發揮出來。

3）檔案統計制度缺失。要想提高檔案統計工作質量，首先要設立完善的規章制度，制度的確立能夠約束各級人員行為舉止，使他們能夠恪盡職守做好份內事，并將自身崗位職能作用充分的凸顯出來，然而現實狀況是，檔案統計制度往往處于缺失狀態，即使設立了相應的統計制度，制度內容中往往存在著較大的漏洞，這樣就會致使檔案統計人員行為舉止比較隨意性，難以為行業可持續發展提供有力的數據支持[2]。其次，鑒于檔案管理制度的缺失，也難以確保檔案統計的及時性與科學性，本身檔案統計工作就比較復雜，更加需要完善制度來確保統計數據的真實性。除此之外，信息化建設能力也不高，這都不能提高檔案統計工作的現代化水平。

2 加強檔案統計工作的對策

1）更新檔案統計思想觀念。隨著社會的不斷發展，檔案部門的工作內容也進行了相應的調整，檔案管理部門以數字化的模式對統計調查到的內容進行系統化的整理，并且再根據需要的不同，將上述數字化的資料進行比對和分析，以此對統計的指數進行計算，進而達到對檔案事業不同層面的發展現狀進行了解的目的，包括通過檔案對事物發展規律進行了解，并對發展趨勢進行預測。因此，在這種情況下，應及時更新檔案統計思想觀念，這對于提高統計工作質量和水平具有重要意義。首先，要提高領導人員的檔案管理意識，使他們能夠認識到檔案統計工作的重要性，并改變以往落后的思想觀念且樹立正確的統計觀念，也要確保統計資料具備全面性和準確性，這樣才能夠更加真實且準確的反映當前檔案管理工作的實際狀況。當然，在實際統計管理過程中也要加強部門人員的互動交流，使各級人員也認識到檔案統計工作的重要性，進一步積極配合相關人員來展開檔案管理工作[3]。其次，也要將檔案統計工作納入日常檔案管理工作中來，要將其擺在首要的位置，這樣才能切合實際的將檔案統計工作貫徹和落實下去，在最大限度上彌補傳統工作上的不足之處，全面提高檔案數據信息的準確性，進一步為高層決策人員工作提供有力的數據支持，讓其能夠作出正確的決策。除此之外，也要以《統計法》為理論基礎依據且樹立正確的法律觀念，如此一來，全面的推動檔案統計管理工作得以順利有序展開，以及從根本上實現提高檔案管理科學性的目標。

2）引進先進檔案統計人才。現今階段，檔案統計工作中仍舊存在著很多問題，鑒于問題的存在都將影響行業的可持續發展，所以要想從根本上提高檔案統計工作質量，除了要更新檔案統計思想觀念之外，還應當積極引進先進的檔案統計人才，因為統計工作本身工作量就比較大，單純依靠個人或者是部門是不能夠快速完成的，這就需要大量的統計人員參與其中，而人員綜合素質的高低直接影響檔案管理水平，故而應對現有人員進行技能培訓，不斷提高他們的綜合業務素質和工作能力，能夠對檔案統計數據進行研究，進而充分的將檔案統計工作的作用發揮出來。引進先進的統計人才，以信息化模式建立統計工作共享服務中心。作為領導人員也要以身作則，要樹立良好的榜樣且積極主動參與到技能培訓中，不斷豐富自身理論知識且提高業務熟練度，全面提高檔案統計工作的質量。其次，也可以在外界聘請一些專業的人員來參與到檔案統計管理中來，這類人群本身業務素質就比較高，也具備較高的職業道德素養，能夠為檔案統計管理工作提供科學數據支持。最重要的是能夠確保檔案數據信息的準確性，以及確保統計報表的完整性與連續性，最后，有效提升檔案工作效率。

3）健全檔案統計相關制度。以往檔案統計管理過程中，由于制度的缺失難以確保檔案統計的及時性，這都將不能為行業發展提供優質的服務且削弱經濟效益，而為了更好的促進行業可持續發展，我們必須要健全檔案統計相關制度，要充分認識到統計制度確立對檔案管理工作質量提高的重要性，這就需要結合實際狀況來完善統計制度，應確保制度具備可行性和科學性，如此一來，全面的將所設制度落實和貫徹下去。當然，檔案統計人員也要嚴格執行制度中的內容，更要認識到自身工作的重要性，進一步將職能崗位應有的價值充分凸顯出來，并運用所掌握的知識和技能做好分內事。同時對于統計制度中的漏洞也要及時采取對策去完善，在最大限度上確保統計數據的真實性與可靠性，這十分有助于規避檔案數據信息出現混淆或者是丟失等問題，從而切合實際的推動檔案統計工作有效展開。除此之外，也要加強在檔案統計上面的分析與研究，并要加強信息化建設，全面提高檔案統計工作現代化水平，再或者也可以設置一些激勵懲處制度，以此來調動檔案統計人員工作積極性，進而更好的展開檔案統計管理 工作。

3 結語

綜上所述，當前，檔案統計工作中仍舊存在問題，使得檔案數據信息存在不準確的問題，因此為了提高檔案統計工作質量，我們還應及時更新檔案統計思想觀念，且引進先進的檔案統計人才，同時也要健全檔案統計相關制度，這有助于確保檔案統計的及時性與科學性，也可以真實地反映目前檔案工作管理狀況，最終，實現提高檔案統計工作水平的目的。