新形勢下檔案管理創新與服務模式變革探析

徐 媛

（中化二建集團有限公司，山西 太原 030000）

對于一個企業來講，檔案工作是企業管理和發展過程中的重要組成部分，是一個企業重要的無形資產，直接反映著單位的歷史發展和現實狀況。我國新的市場形勢下，傳統的檔案管理方法和體系已經難以滿足當前市場的發展，因此需要對檔案的管理和服務模式進行創新，做好檔案材料的內部整合工作，不斷提升工作效率，促進人事工作的高效開展。所以，檔案管理和服務模式創新工作的開展對于促進檔案工作有序健康發展有著重要的作用和社會價值。

1 新形勢下的檔案管理變革

當前隨著社會科技的進步，信息化水平不斷提高，大數據和人工智能已經很大程度上影響到了我國居民的生產和生活，因此在進行檔案管理的創新和服務模式改革的時候，應當充分體現出當前信息化的特點，建立數字化信息化的管理模式。這樣第一能夠降低管理的成本，第二還能夠提高工作的效率。當然，數字化的便捷性也能夠提升不同部門之間的寫作交流效率，間接提升檔案管理工作的效率和 質量。

目前，信息化在開展檔案管理和服務模式創新的過程中占據著非常重要的地位，這也是由于當前的網絡技術和信息技術能夠實現信息的數字化和信息化，能夠對檔案進行虛擬化的處理息息相關，信息化對于檔案管理的效率提升是顯而易見的，提升檔案管理效率也是當前時代發展的必然需求。目前社會正處在非常重要的改革時期，檔案管理和服務顯得尤為重要，如果仍然按照傳統的方法進行檔案管理，就會影響信息資料整理的流暢性，出現資料缺失或者信息不全等問題。因此檔案管理和服務改革創新工作必須重視檔案工作的信息化發展。

2 檔案管理存在的問題

檔案中保存著一個企業從建立直到發展壯大過程中的所有資料，能夠反映一個企業的精神文明建設、科學的先進程度、工作的內容、人員的組成以及工作的性質等。因此檔案管理是否科學、高效和準確直接關系著企業的工作能否高效有序進行。由于種種因素的影響，當前我國的檔案管理工作仍然存在很多問題：

2.1 檔案的管理不科學

隨著信息化的不斷發展，信息技術在人們的生活中形成的影響越來越大，在這種趨勢下，企業內部逐漸應用了信息化的檔案管理，因此計算機信息的使用占據了重要的地位。但是，信息化的發展導致專業的信息化技術人才缺失，尤其是電子檔案管理時，軟硬件設施方面的人才比較缺乏，因此很多企業即使已經應用了電子檔案管理系統，但是管理人員也難以很好地應用系統進行檔案管理工作，導致檔案管理工作的效率下降，難以滿足計算機高效實用的要求。

2.2 檔案管理的水平較低

隨著我國當前大多數企業的檔案管理工作已經實現了電子化，但是在電子檔案的使用和查詢方面仍然存在效率和水平低下的問題。這些問題的產生于電子檔案管理模式的應用時間較短、電子軟件更新速度較快有很大關系。由于電子檔案管理還屬于新生事物，很多檔案管理人員難以適應，還沒有能夠快速對電子檔案的管理模式進行運用。一些檔案管理人員沒有通過系統的培訓，沒有很好地掌握檔案管理軟件，水平低下，無法滿足目前電子檔案的實際管理需求。

2.3 從業人員素質良莠不齊

檔案管理工作屬于專業性非常強的、系統性的管理工作，因此要求從業管理人員具備較強的責任心和較高的綜合素質，以及有扎實的相關專業知識。目前我國企業中很多檔案管理人員身兼多職，難以滿足檔案管理的要求，還有部分檔案管理人員因為待遇問題對檔案管理工作的水平提升較為懈怠。很多人員在工作開展的過程中，還是依靠傳統的經驗進行文件資料的整理，缺乏對專業檔案資料的管理。沒有嚴格按照相關的要求對文件檔案進行整理、分類和保管，也沒有及時進行立卷和歸檔，造成檔案管理的效率低下。

3 新形勢下檔案管理和服務變革措施

當前我國企業在開展檔案管理的過程中遇到了一定的管理模式和服務模式的問題，這對于管理工作的有序健康開展有著一定的阻礙作用，也會影響到后期的發展。新的形勢下需要不斷深化和改革創新檔案管理服務模式，建立完善的檔案管理和服務模式，保證檔案管理工作的有序開展，體現出檔案管理的價值。

3.1 檔案管理方法的完善

檔案管理不同部門的領導和管理人員應當完善相關的規章制度，保證所有工作人員充分認識到自身工作的重要性，梳理創新和服務的意識，主動開展檔案管理的工作，提供優質的服務。檔案管理人員應當充分利用現代化技術，高效完成檔案管理工作，積極學習相關的專業技能，掌握電子檔案的管理模式，保證檔案管理的有序高效開展。檔案管理工作關系著整個企業的工作質量和效率，因此需要加強對管理人才的培訓工作，完善崗位制度，了解制度和流程，定期為檔案管理人員提供培訓機會，強化檔案管理技術，促進檔案管理服務的 進步。

3.2 積極運用信息手段

開展檔案管理工作應當結合當前單位自身發展的現狀，制定相關的計劃，并采取相應的服務模式，對每一個環節進行規范，制定相關的實施方案，按照計劃進行操作，為廣大群眾提供優質便捷的服務，這樣能夠提升檔桿工作的效率，另外還應當加強信息的收集整理，為實現檔案數據化發展奠定基礎。信息化能夠對傳統的檔案管理模式進行創新，提高檔案信息的利用率，保證有序健康發展，當然最重要的是保證檔案管理的安全性，確保完善安全的檔案資源服務。

4 結語

隨著時代發展和社會進步，在開展檔案管理工作的時候需要對傳統的管理模式進行創新和優化，利用先進的信息技術和大數據進行檔案管理的創新，因此需要落實制度，提升管理人員的素質，轉變思想，保證創新工作落到實處，不斷提高檔案管理工作的效率。另外還需要對檔案管理服務模式進行深化改革，建立相關的管理服務體系。當前的形勢下，需要圍繞時代發展，重點培養人才，不斷改革檔案管理和服務模式，提升單位的運行效率。