淺議氣象部門基建檔案管理中的問題與對策

楊 林

（湖北風云物業管理有限公司，湖北 武漢 430074）

隨著社會經濟的快速發展，氣象部門的基礎建設項目也日益增多。提高基建檔案管理工作水平，對于保障氣象部門基建項目的順利開展有著重要的價值。但是在現階段的基建檔案管理工作中，仍存在著諸多的問題，嚴重制約著基建檔案管理工作的開展。

1 基建檔案的范疇及重要性

1）基建檔案的范疇。要做好基建檔案管理工作，首先要搞清楚基建檔案的范疇。

在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，稱為建設工程文件。其中，在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，才被稱為建設工程檔案。

因此，在進行基建檔案整理時，首先就需要對收集到的各類建設工程文件進行鑒別、挑選，選擇其中直接形成、具有歸檔保存價值的，而不是一股腦都納入基建檔案。

2）基建檔案的重要性。基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實再現了工程項目管理過程和工程實體的真實面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點，準確而全面的基建檔案為工程驗收、工程事故原因和責任認定、提出改進方法以及日后進行管理維護、改擴建等提供了詳實的技術依據。同時，它還可以為城市規劃、工程設計、產權產籍、工程備案等提供可靠的憑證，還可以作為歷史查考、總結經驗、技術交流、科學研究的信息資源。

2 氣象部門基建檔案管理中存在的問題

1）對基建檔案管理工作缺乏足夠的重視。由于基建工程項目的建設周期一般都較長，建設程序較為復雜，涉及的環節較多，基建工程檔案管理工作需要投入較大的人力和物力成本，卻并沒有帶來明顯的經濟效益，同時也不容易出工作成績，因此往往容易被領導忽視。這種忽視一般表現在以下幾個方面：不關注基建檔案管理工作，沒有配備相對固定的基建檔案管理人員，且人員更換頻繁，容易造成工作脫節、檔案流失；不重視基建檔案管理人員的專業培訓，缺乏必要的橫向培訓學習機會，基建檔案人員對基建工程基本程序及基建檔案的特性缺乏了解；缺乏制度上的保障，來協調基建檔案的收集、統一保管，基建檔案收集困難，容易流失在產生、使用、流轉的環節中。

2）基建檔案歸檔制度不夠完善。從歸檔制度和標準來說，氣象部門基建檔案管理應當具體遵從哪種行業規范標準是至關重要的問題。在2005年中國氣象局頒布《氣象建設項目竣工驗收規范（QXT31-2005）》以前，氣象部門沒有專門的基建檔案整理歸檔要求。但是，《氣象建設項目竣工驗收規范（QXT31-2005）》依然存在很多不足。因為它制定的建設項目歸檔文件范圍不夠專業、系統，而且與地方城建檔案主管部門的標準不統一，增加了整理、歸檔的難度。更重要的是，它沒有能針對基建檔案的專業特性，對基建檔案的整理、歸檔方法做具體的指導。基層檔案人員往往用整理文書檔案的方法來對待基建檔案，這就造成了很多弊病，整理、歸檔過程中出現的許多疑惑和難點無從解決。

3）基建檔案管理人員缺乏專業素養。基建檔案管理人員的培訓、學習機會較少，缺乏橫向參加城建檔案系統的培訓學習機會，往往又不參與具體工程建設的全過程，導致基建檔案管理人員缺乏專業素養。基建檔案具有專業性，基建檔案管理人員不僅需要一定程度的管理基建檔案的專業知識，還得需要了解基建工程技術類的知識。

4）缺乏保障基建檔案歸檔工作的意識。在建設項目招標及簽訂合同階段，忽視了約定參建單位提交建設工程竣工資料的質量、份數以及時間；在建設階段，忽視了明確各自責任，督促各參建單位及時收集、整理建設工程文件；在竣工驗收階段，忽視了檢查參建單位提交的建設工程竣工資料的質量；在工程竣工結算階段，忽視了在結算工程價款前檢查參建單位是否按合同規定保質保量履行了竣工資料歸檔義務。

3 加強氣象部門基建檔案管理的對策

1）正確認識基建檔案管理的重要性。基建檔案既是建設工程的一部分，同時也是建設工程質量的保證。為了完善基建檔案管理工作，首先就需要配備相對固定的檔案管理人員，避免頻繁更換。同時，基建工程檔案管理的順利進行需要各個參建部門的共同協作，需要各方人員全心全意的協同檔案管理人員進行建設工程文件的收集。這樣就必須宣傳檔案管理工作的重要性，提高各部門及檔案管理人員對檔案管理重要性的認識，發揮管理人員的主觀能動性，積極完成基建檔案的管理工作。另一方面基建工程的管理者也應該認識到基建檔案管理發揮出的重要作用，將檔案管理工作納入基建工程的基礎性工作，及時發現問題并采取措施解決。

2）明確基建檔案歸檔制度。《氣象建設項目竣工驗收規范(QXT31-2005)》更適合作為氣象建設項目竣工驗收程序和所需竣工驗收文件的指導。對于基建檔案的整理和歸檔，建議參照《GB/T 50328-2014（2019年版）建設工程文件歸檔規范》。《建設工程文件歸檔規范》對建設工程文件的收集、整理、歸檔、驗收、移交都做了詳細而明確的規定。特別是針對基建檔案的特點，采用了不同于文書檔案的組卷方法。對于檔案管理人員而言，掌握這一組卷方法非常 關鍵。

3）重視培訓學習，提高基建檔案管理人員專業水平。要使基建檔案管理工作的水平得到明顯提高，必須對基建檔案管理人員定期進行規范專業的培訓。可以多參加當地檔案館或者城建檔案館組織的業務培訓，提升專業水平。同時可以抓住當地城建檔案館在建設工程中進行檔案工作指導的機會，多向專業人員請教、學習。另外，還可以多向參建單位的檔案管理人員取經，學習別人的先進經驗，好的工作方法，取長補短，提高自己的業務水平。

4）采取各種辦法，提高基建檔案歸檔質量。從建設工程的開始，就重視基建檔案管理工作，基建檔案管理工作與工程建設同步進行，在工程項目申請立項成功后就開始檔案的收集和整理。在工程竣工驗收時，也需要及時對建設工程檔案進行歸檔驗收，檔案管理整個過程做到及時性和準確性，以此提高基建檔案管理的質量和效率。

在與各參建單位簽訂的合同中就明確說明移交檔案的質量要求、檔案數量以及具體的歸檔時間。同時，實行基建工程合同制、監理制以起到約束作用。充分發揮監理單位的作用，對其他參建單位的基建檔案收集、整理、歸檔工作進行監督，以確保其他參建單位的基建檔案的有效性和規范性。還可以利用城建檔案館對工程檔案進行驗收的機會，對各參建單位移交的工程檔案進行查遺補缺，提高基建檔案歸檔質量。建設單位可以在工程竣工驗收過程中，對參建單位是否提交完整合格的基建檔案進行核查。基建檔案驗收不合格就不予驗收不予付款，從而有效地控制、規范基建檔案的質量。

4 結語

綜上所述，隨著國家經濟建設的快速發展，氣象部門基建工程項目的日益增多，基建檔案管理工作起到了越來越重要的作用。我們需要從提高對基建檔案重要性的認識，明確氣象部門基建檔案的歸檔制度，提高基建檔案管理人員的業務素質，提高基建檔案歸檔質量等多方面努力，進一步提升氣象部門基建檔案整理水平。