試論事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略

王 妍

（廣西壯族自治區(qū)亞熱帶作物研究所，廣西 南寧 530000）

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)改革開(kāi)放進(jìn)程不斷深入，與此同時(shí)我國(guó)的人事檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化。近幾年來(lái)，由于受到社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的影響，以“雙向選擇”為特征的人才在市場(chǎng)上變得越來(lái)越活躍，人員流動(dòng)也非常頻繁，而人才流動(dòng)的結(jié)果也導(dǎo)致多年來(lái)不同所有制身份對(duì)人才合理流動(dòng)的禁錮被打破，從而逐漸將原有人力資源檔案管理體制方面存在的問(wèn)題充分暴露出來(lái)。目前整個(gè)社會(huì)都在面臨的一個(gè)重要任務(wù)就是如何讓人事檔案可以緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，同時(shí)將服務(wù)社會(huì)的職能可以充分地發(fā)揮出來(lái)。

1 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的必要性和重要性

1）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位人事檔案管理工作的開(kāi)展將會(huì)影響到事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，其可以幫助管理者對(duì)公司職員的基本情況有一個(gè)大概的了解和認(rèn)識(shí)，可以給管理者和決策者制定更多的發(fā)含策略和為相關(guān)的規(guī)劃提供一定參考和依據(jù)，只有將人事可以進(jìn)行最大限度地利用，才可以有效提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，將人才的才能充分的發(fā)揮出來(lái)，對(duì)人事檔案進(jìn)行充分的利用，可以對(duì)員工的興趣愛(ài)好進(jìn)行了解，然后根據(jù)員工的特長(zhǎng)和優(yōu)勢(shì)將其安排在更為合適的部分當(dāng)中。同時(shí)在對(duì)人事檔案進(jìn)行查閱的過(guò)程中應(yīng)該及時(shí)了解工作人員的基本素質(zhì)水平和相關(guān)的業(yè)務(wù)能力，同時(shí)人事檔案中還對(duì)員工的品行有一定的紀(jì)錄，所以在對(duì)檔案資料進(jìn)行利用的時(shí)候一定要做好分析工作。另外事業(yè)單位還可以制定內(nèi)部的考核制度，換句話說(shuō)人事檔案就是對(duì)人員進(jìn)行任命和調(diào)配的一個(gè)重要依據(jù)。2）有利于挖掘員工內(nèi)在的潛力。在人事檔案中員工的工作情況、工作年齡、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等等都是非常真實(shí)的記錄，這將伴隨著工作人員的整個(gè)一生，所以當(dāng)事業(yè)單位的相關(guān)管理者和決策者在進(jìn)行工作調(diào)配的時(shí)候一定要對(duì)人事的檔案進(jìn)行最大限度地利用，這樣可以對(duì)單位員工地業(yè)務(wù)能力有一個(gè)基本的掌握和判斷，然后對(duì)其進(jìn)行合理的調(diào)動(dòng)，這樣可以讓員工在新的崗位上更加熠熠生輝。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）思想認(rèn)識(shí)程度不夠。事業(yè)單位檔案管理部門很少直接參與到事業(yè)單位規(guī)劃發(fā)展中，使得一些領(lǐng)導(dǎo)干部沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，雖然每個(gè)事業(yè)單位都配有專門的檔案室和檔案管理人員，但對(duì)于檔案管理的功能還僅僅停留在資料保管和存放的層面，尚未形成檔案管理體系，導(dǎo)致檔案利用率始終處于較低水平，無(wú)法體現(xiàn)出檔案資料的利用價(jià)值。2）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位具備完善的工作管理制度，細(xì)化到各個(gè)工作流程，可主要側(cè)重點(diǎn)還是在技術(shù)部門和行政管理部門，對(duì)檔案管理的相關(guān)要求還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理規(guī)章制度不夠健全。少數(shù)檔案管理人員工作思想較為松散，檔案利用意識(shí)欠缺，一些應(yīng)該及時(shí)保存并錄入信息的檔案資料不能及時(shí)歸檔，導(dǎo)致很多珍貴的檔案資料殘缺不全，影響了檔案資料的完整性。3）檔案服務(wù)方式單一。新形勢(shì)下，原有的單一形式服務(wù)內(nèi)容已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者對(duì)檔案管理工作的需求，多元化的服務(wù)理念逐步滲透到了事業(yè)單位檔案管理工作中，檔案服務(wù)也在朝著個(gè)性化、全面化、便捷化的方向發(fā)展，體現(xiàn)了檔案管理工作的作用。由于事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程緩慢，很多檔案資料并未形成電子文檔，檔案服務(wù)還只停留在提供檔案查詢上，沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和深度利用，浪費(fèi)了珍貴的檔案資源。

3 事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略

1）重視干部人事檔案管理工作。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在思想和行為上重視干部人事檔案管理工作，在進(jìn)行人事管理和干部的審評(píng)和考察中，干部人事檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)和相關(guān)部門聯(lián)系，為其提供充足的干部檔案，為開(kāi)展人事工作提供完整的信息支持。其次，干部人事檔案管理在機(jī)關(guān)單位人才競(jìng)爭(zhēng)中要定期將干部人才的學(xué)習(xí)情況、評(píng)級(jí)考察情況進(jìn)行公布，這樣不僅不同部門能夠及時(shí)進(jìn)行信息共享，同時(shí)干部也能及時(shí)了解自身的檔案信息變化，重視干部人事檔案管理工作，不斷提高干部人事檔案管理的地位。在挖掘和儲(chǔ)備人才時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要能夠看到干部人事檔案管理的價(jià)值，重視這部分工作，為創(chuàng)新和改革干部人事檔案管理工作提供有力支持。2）更新人事檔案管理的軟硬件設(shè)施。事業(yè)單位要嚴(yán)格按照規(guī)定，在硬件方面根據(jù)檔案的數(shù)量及以后的發(fā)展情況，選擇合適的庫(kù)房面積，樓層最好選在一層，配備、配齊防火、防盜、防塵等“八防”基礎(chǔ)設(shè)施，在經(jīng)費(fèi)充足的條件下，最好再配備煙霧感應(yīng)檢測(cè)系統(tǒng)、紅外防盜報(bào)警系統(tǒng)、漏水報(bào)警系統(tǒng)等，檔案人員辦公室與檔案庫(kù)、閱檔室三室分開(kāi)，從而營(yíng)造一個(gè)舒心的工作環(huán)境。在軟件方面，在配備好電腦、高拍儀等設(shè)施的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)一個(gè)信息系統(tǒng)平臺(tái)，包含檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)出、檔案材料的后續(xù)、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、退休業(yè)務(wù)等模塊，依托互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化加工，使之成為電子檔案，可以為廣大單位和個(gè)人提供無(wú)紙化服務(wù)，提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)檔案的便捷率，減少紙質(zhì)檔案的利用率，更好地保護(hù)檔案原件。同時(shí)特別注意檔案數(shù)字化信息的安全，在訪問(wèn)信息平臺(tái)時(shí)設(shè)立安全防護(hù)網(wǎng)，以防不法分子有機(jī)可乘。電子檔案信息存儲(chǔ)可以通過(guò)光盤刻錄等方式及時(shí)備份，既可以保證檔案的真實(shí)性，杜絕造假現(xiàn)象，又能為檔案利用者提供高效的檔案服務(wù)。3）優(yōu)化數(shù)字化檔案管理性能。優(yōu)化數(shù)字化檔案管理性能也是必然的要求，只有不斷地優(yōu)化數(shù)字化檔案管理工作的性能，才能更好地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。具體而言，可以采取以下措施：首先，注重檔案管理能力的提升，要不斷地完善計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的性能，使得檔案管理效率得到提升。其次，要注意提高檔案管理的安全性能。一般而言，在進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題都比較突出，為了更好地保護(hù)檔案，就需要采取安全措施，可以對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行加密，也可以設(shè)置防護(hù)墻等，從而保障數(shù)據(jù)的安全性。4）檔案管理中的創(chuàng)新思維方式和思路。在當(dāng)前的事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作尤為重要，要運(yùn)用創(chuàng)新思維不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，要提高檔案管理人員的工作能力，保證檔案管理工作的實(shí)效性，要真正在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮出檔案管理的實(shí)際價(jià)值，加強(qiáng)交流，重視交流，在交流中轉(zhuǎn)變思維，從而培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人才，保證檔案管理工作有效開(kāi)展，從實(shí)際入手，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理智能化發(fā)展，要學(xué)會(huì)構(gòu)建完善的檔案管理體系，善于借用網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行檔案管理資源的錄入、存儲(chǔ)以及利用，要做好檔案信息交流工作，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息互通，便于工作人員開(kāi)展工作，同時(shí)要派遣相關(guān)的檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，確保整個(gè)事業(yè)單位內(nèi)部檔案服務(wù)水平和意識(shí)不斷提高。5）規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。為了避免檔案室出現(xiàn)檔案堆積現(xiàn)象應(yīng)避免造成檔案資料遺失。檔案管理部門要嚴(yán)格自查，發(fā)現(xiàn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理問(wèn)題積極處理，認(rèn)真查閱檔案資料內(nèi)容，逐一核對(duì)檔案借閱者的身份信息和借閱緣由，做好檔案查詢登記，爭(zhēng)取做到檔案歸檔及時(shí)高效，規(guī)范有序，按照《事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度》中的管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，妥善保管好檔案資料。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平得到很大程度的提升。為此，事業(yè)單位人事檔案管理工作需采取利用開(kāi)放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，適應(yīng)社會(huì)需求，不斷提高自身綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)，提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率。