淺談新時代檔案管理工作面臨的問題和對策

雷靚琿

（福建省莆田市城廂區(qū)中華職業(yè)教育社，福建 莆田 351100）

“檔案”一詞最早是出現(xiàn)在明末清初，經(jīng)過百年歷史的發(fā)展，我國的檔案管理也發(fā)生了巨大的變化。新時代社會發(fā)展帶來的技術(shù)創(chuàng)新對檔案管理也帶來了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方法存在的問題日益凸顯，如何引用新型技術(shù)對檔案管理進行升級管理，提高檔案管理的整體水平，成為關(guān)注話題。在檔案管理的過程中要注重問題的解決和分析，才能與時代共同進步，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1 新時代檔案管理工作的現(xiàn)狀

在新時代科技背景的影響下，信息化發(fā)展已成為時代趨勢，大數(shù)據(jù)逐步引領(lǐng)潮流，檔案信息管理行政部門面對新時代技術(shù)的挑戰(zhàn)也陸續(xù)采取了電子信息化管理模式，效果顯著。1954年，我國成立了國家檔案局；在2002年，正式建立了國家檔案管理局網(wǎng)站；隨后，各地檔案管理部門也陸續(xù)設(shè)立了檔案信息化管理網(wǎng)站。實現(xiàn)檔案信息化管理是國家檔案管理工作的重要核心，是與時代接軌，與世界同步的表現(xiàn)。信息化技術(shù)已成為時代發(fā)展趨勢，對各行各業(yè)來說，信息技術(shù)的利用都是一項巨大的挑戰(zhàn)。緊隨時代發(fā)展的腳步，各地檔案管理行政部門積極參與數(shù)字化檔案管理建設(shè)計劃，進一步加快了我國數(shù)字化檔案管理模式的形成與完善，檔案管理數(shù)字化，一方面，反應(yīng)出現(xiàn)代信息化管理帶來的便捷高效，另一方面，可以有效地避免傳統(tǒng)檔案管理中的低級錯誤。同時，信息化檔案管理可以有效實現(xiàn)各地行政部門之間的便利交流溝通，還進一步推進了全國財政信息透明化。

2 新時代檔案工作的必要性

檔案管理是由檔案館主體負(fù)責(zé)，是管理檔案相關(guān)信息并提供利用服務(wù)的相關(guān)工作。檔案是對事實事件的記錄，是對歷史事實的記錄，是與社會同步發(fā)展的文化資產(chǎn)。在整理、編制以及研究檔案的同時，為社會的發(fā)展提供支持。檔案管理工作無形中影響著國家的發(fā)展，作為一種文化軟實力，檔案的管理工作的真實性、全面性、有效性、保密性與社會長遠健康發(fā)展有關(guān)系，因此一定要高度重視檔案管理 工作。

3 檔案管理的困境

3.1 傳統(tǒng)檔案管理存在弊端，檔案管理軟件設(shè)備落后

傳統(tǒng)檔案一般采用紙質(zhì)文書作為文件載體，這對文件的存儲保管帶來了極大地挑戰(zhàn)。首先，檔案館需要按要求達到保存檔案的溫度和濕度。其次，隨時間推移，檔案總量隨之增長，紙質(zhì)檔案的保管要求更大的空間。最后，在檔案的入庫、整理、查詢方面，傳統(tǒng)的檔案管理將會耗費更大的人力。另外，檔案管理更是要緊跟大數(shù)據(jù)時代科技創(chuàng)新的步伐，及時跟新檔案管理軟件，提高檔案利用率。檔案管理工具，如辦公電腦、掃描儀、打印機等因采用較好的設(shè)備。在檔案錄入電腦系統(tǒng)保存的過程中，會發(fā)生損壞檔案原件的意外，一方面是部分檔案有一定年代歷史，紙質(zhì)文件發(fā)黃、變薄，很脆弱；另一方面，可能是掃描檔案的儀器的質(zhì)量問題。在掃描的過程中，可能會因為紙質(zhì)不平整或太薄等問題造成儀器卡紙的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，工作人員需要眼疾手快立馬暫停掃描工作，但難免還是會出現(xiàn)原件破損，文件資料信息被破壞，難以修復(fù)。

3.2 檔案管理軟件五花八門

目前全國大部分地區(qū)已經(jīng)開始采用現(xiàn)代信息技術(shù)管理檔案文件，但是其中仍然存在著一些問題，最大的痛點就是各部門之間使用的檔案管理軟件不通用。檔案管理軟件五花八門，檔案管理部門管理文件的性質(zhì)也大不相同，因此在選擇檔案管理軟件的過程中，可能會根據(jù)自身實際使用情況進行選擇，這就會造成檔案管理部門之間信息管理不統(tǒng)一。檔案管理軟件的多元化和差異化，造成的直觀影響主要體現(xiàn)在檔案信息共享時不便捷及信息交換的不流暢，對檔案工作的開展影響較大。

3.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高

檔案管理人員的素質(zhì)高低與檔案管理工作質(zhì)量直接掛鉤。檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，他們的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平對整體檔案管理的質(zhì)量和效率起到關(guān)鍵性作用。然而，我國的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，甚至部分管理人員為臨時招募或非專業(yè)人員，對檔案管理業(yè)務(wù)了解甚少或者根本沒做過檔案管理工作，那么在從事檔案管理工作時，往往會出現(xiàn)因業(yè)務(wù)不熟練導(dǎo)致的工作時間延長、工作效率減低、工作質(zhì)量不高等問題。同時，這些檔案管理人員對檔案的保密意識也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，在執(zhí)行檔案管理工作的過程中容易出現(xiàn)文件損壞、數(shù)據(jù)丟失、泄密等問題，直接影響到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，對后期歸檔、查檔造成困擾。

3.4 檔案管理制度仍未完善

領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視是檔案管理制度未完善的一大要因。領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作的開展，投入的資金就少，資金少了，為在限定資金的條件下完成檔案管理工作就會變得很局限，很多需要開展的檔案管理工作會被壓縮甚至減少，直接影響到檔案管理的工作質(zhì)量。另外，檔案管理工作得不到關(guān)注與支持，工作人員容易產(chǎn)生管理懈怠情緒，馬虎應(yīng)對檔案管理工作，在檔案管理工作當(dāng)中就無法做到細(xì)致、全面，導(dǎo)致檔案利用率低下。

4 優(yōu)化檔案管理

4.1 采用電子技術(shù)管理檔案

電子信息化檔案管理是順應(yīng)時代趨勢發(fā)展的新型檔案管理方式，相較于傳統(tǒng)的檔案管理，信息化檔案管理采用電腦磁盤容量代替了紙質(zhì)文本，節(jié)約了存儲空間和紙本原料[1]。另一方面，電子檔案同樣可以設(shè)定權(quán)限限制，有效保障原始檔案記錄的真實性與安全性。再者，大數(shù)據(jù)時代的信息匯集大部分是通過網(wǎng)絡(luò)媒體，信息化檔案管理可充分利用海量資源來收集和整理檔案信息，提高檔案管理工作的效率。另外，在查詢、分類檔案信息方面，信息化管理可有效快捷地完成任務(wù)，極大程度上地節(jié)省了查詢時間和人力成本。在采用電子信息技術(shù)管理檔案時，就要注意及時升級更新檔案管理軟件，不斷優(yōu)化檔案管理手段。

4.2 提升檔案管理人員素質(zhì)水平

檔案管理人員的素質(zhì)水平高低決定了檔案管理工作的好壞。提升檔案管理人員素質(zhì)可以通過兩方面，一是招募優(yōu)秀的專業(yè)檔案管理人才，二是通過培訓(xùn)提升現(xiàn)有檔案管理工作人員的整體綜合素質(zhì)水平。專業(yè)的檔案人才接受過專業(yè)知識教育，無論是在檔案的入庫、保存、查詢、調(diào)檔上，還是檔案的保密工作上，能夠更好更快地完成任務(wù)，提升工作效率。另外，這些專業(yè)人員受過專業(yè)技能培訓(xùn)，不僅能熟練運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段開展檔案管理工作還能做好檔案文件的保護工作及修復(fù)工作，最大限度地保護檔案的真實性。對現(xiàn)有的檔案管理人員，要做好定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作。在檔案管理工作中遇到的問題隨手記錄下來，并及實地向領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)技術(shù)人員反映，第一時間解決問題，積攢經(jīng)驗。后期再通過培訓(xùn)，加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平和實際操作技能，不斷學(xué)習(xí)和完善檔案管理綜合素質(zhì)，提升檔案管理工作整體水平。

檔案是歷史傳承的載體之一，做好檔案管理工作是順應(yīng)時代發(fā)展的重要工作更是中華民族文化傳承的重要保障。做好檔案管理工作要緊跟時代的步伐，充分利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)提高辦公效率；提高檔案管理人員素質(zhì)水平，從根本上提升整體工作水平；完善相關(guān)制度，用制度來約束、規(guī)范檔案管理工作，保證檔案管理工作的長久進行。