人事檔案管理工作對醫(yī)院人才選拔的促進作用分析

曹永光

（吉林省白城市醫(yī)院，吉林 白城 137000）

醫(yī)院人事檔案能夠客觀地記錄個人的成長經(jīng)歷、學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、考核情況、獎懲情況等等基本信息。完整的人事檔案能夠讓醫(yī)院整體掌握醫(yī)療人才隊伍的真實狀況，也能間接反映一個醫(yī)院的醫(yī)療水平及綜合水平。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進步和發(fā)展，醫(yī)療人才已經(jīng)成為促進我國醫(yī)學發(fā)展和醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。各醫(yī)院可以通過規(guī)范人事檔案管理的方式更加真實、立體地反應醫(yī)療人才的現(xiàn)狀，反應醫(yī)院的人力資源狀況，從而實現(xiàn)發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才、選拔人才的目標。

1 目前醫(yī)療系統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

1）人事檔案管理意識不強。醫(yī)療系統(tǒng)的很多醫(yī)院等單位對人事檔案管理的意識比較單薄。認為人事檔案管理只是按照上級部門要求進行規(guī)范管理即可，至于檔案在人才管理、人才選拔中的重要作用認識不清。在人事檔案管理中沒能制定長期的工作規(guī)劃，對檔案管理缺乏科學的方式方法，檔案管理的設備、物資陳舊沒有得到及時配備和更新。在現(xiàn)代信息化發(fā)展的背景下，不能及時跟進檔案管理的信息化建設步伐。2）人事檔案管理方式落后。目前很多醫(yī)院依然延用傳統(tǒng)的檔案管理模式。由于人事檔案具有保密性、政治性等特點，因此在檔案管理中缺乏創(chuàng)新的管理模式。很多醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，在存放、記錄、查閱中存在諸多不便。而且歸檔方式陳舊，在人才分類、人才統(tǒng)計、人才分析等方面存在真空狀態(tài)。沒能發(fā)揮閱其檔，知其人的作用，這也就失去了人事檔案存在的真正價值。3）人事檔案管理手段落后。目前，對著信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中也誕生了很多現(xiàn)代信息技術(shù)手段。但是很多醫(yī)院的人事檔案管理依然以人工為主，采取手工操作的方式導致工作效率低下，而且以紙質(zhì)存放為主的方式不僅浪費人力而且需要較大的空間。檔案管理工作中引進現(xiàn)代信息技術(shù)手段較為滯后，沒有真正采用人才信息的建檔、檢索、匯總、篩選、分析等檔案管理軟件，阻礙了檔案管理工作的信息化發(fā)展步伐。4）人事檔案管理隊伍素質(zhì)有待提高。很多醫(yī)院的人事檔案管理人員多有辦公室或者人事部門的工作人員兼職，很少具備專業(yè)的人事檔案管理知識技能。在后期的人事檔案管理工作中，也只是參加上級部門組織的臨時性業(yè)務知識培訓等，很難建立起一整套系統(tǒng)的檔案管理知識體系。另外，很多工作人員對檔案管理工作的重要性認識不夠，認為只要檔案內(nèi)容完整、存放安全就完成了檔案管理的工作，其實檔案管理工作的內(nèi)容較為復雜且需要隨時更新方式、 方法。

2 人事檔案對醫(yī)院人才選拔的重要意義

醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院人才隊伍情況的真實是反應，也是醫(yī)院和上級部門全面真實了解和選拔任用干部的重要參考依據(jù)。檔案不僅能夠真實反應人才的情況，也是人才合法權(quán)益維護的重要依據(jù)，更是開發(fā)人力資源的重要資源庫。醫(yī)院檔案管理部門對人事檔案進行管理的過程，能夠從中研究并總結(jié)人才成長的規(guī)律，能夠給醫(yī)院進一步提高科學化管理水平，開發(fā)人才隊伍提供有力的參考依據(jù)。人事檔案的科學管理工作，對人才的選拔、利用能夠提供積極的參考價值，醫(yī)院檔案管理部門如果能夠采取科學、有效的人事檔案管理工作，既能優(yōu)化人才配置，也能整體提升醫(yī)院的專業(yè)技術(shù)水平。因此，醫(yī)院加強人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的科學性，不僅為醫(yī)院選拔人才提供參考，而且對醫(yī)院未來的發(fā)展具有積極的促進作用。

3 提高醫(yī)院人事檔案管理工作的有效措施

1）健全檔案管理制度。健全人事檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理部門不僅要按照檔案管理有關(guān)法律、法規(guī)及上級部門的規(guī)定進行檔案管理，還要建立健全單位的人事檔案管理制度，完善人事檔案個人信息，保障人事檔案的信息安全和存放安全，建立科學的歸檔、錄入、檢索、借閱等完成的檔案管理制度體系。要結(jié)合醫(yī)院工作實際，明確檔案管理工作職責，細化分工，規(guī)范管理流程，讓人事檔案管理有章可循。2）提升檔案的信息質(zhì)量。人事檔案是醫(yī)院人才評價的重要參考依據(jù)，由于人事檔案的管理模式及專業(yè)特點，其記載的都是個人工作經(jīng)歷、工作薪級等內(nèi)容，關(guān)于個人的成績、成果等內(nèi)容并不多，不便于醫(yī)院更加全面地了解人才的真實情況。因此，人事檔案管理工作要根據(jù)人才的具體情況改變工作思路，拓展人事檔案資料的存檔內(nèi)容，拓寬內(nèi)容搜集起到，豐富檔案材料的內(nèi)容，盡量將個人的工作成績、工作成果搜集全面，提高答案信息的質(zhì)量的全面性。3）加快檔案管理的信息化建設。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)不及到各個工作領域，醫(yī)院的人事檔案管理也要與時俱進，進行信息化建設。信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應用主要體現(xiàn)在由實體檔案向電子信息檔案的轉(zhuǎn)變。在信息技術(shù)平臺管理下，人事檔案的信息分類能夠更加明確，更新也能夠更加快速及時，管理中的瀏覽、分類、檢索等工作也能夠更加便捷，為醫(yī)院選人、用人提供更加快速的信息支持。在人事檔案管理中要將實體檔案有電子信息檔案管理模式進行有機融合，發(fā)揮二者的長處，實現(xiàn)二者相輔相成。4）增加人事檔案的利用率。在醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、任用中，要充分發(fā)揮人事檔案的作用。但是目前很多醫(yī)院的人事檔案僅停留在檔案的搜集和存放層面，在檔案信息開發(fā)和利用的價值方面意識淡薄，沒有充分發(fā)揮檔案在選人、用人中的作用。在今后的人事檔案管理中，首先要轉(zhuǎn)變工作思路，采取主動的態(tài)度，積極做好人事檔案管理工作。其次，檔案管理人員要從單純的管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃铀鸭⒄稀⑻釤捜耸聶n案資料，并對人才進行分析的綜合性檔案管理人員，主動為醫(yī)院的選人、用人提供有價值的參考。5）加強檔案管理人員隊伍建設。要提升人事檔案管理工作水平就必須加強檔案管理人員的隊伍建設。一方面要根據(jù)單位的實際情況盡量配備專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)知識及技能要進行及時更新。同時要加大對檔案管理人員的知識培訓力度，采取定期和不定期的方式，聘請專業(yè)人員進行現(xiàn)場講座和交流，提升檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平。另一方面，由于人事檔案的真實性和政治性，醫(yī)院選拔人才時檔案管理人員要本著強烈的責任感和事業(yè)心進行嚴格把關(guān)。6）加大宣傳提高檔案管理意識。在新形勢下，檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，同時檔案管理工作的重要性也在逐步顯現(xiàn)，尤其在人才培養(yǎng)、人才選拔中發(fā)揮了巨大的作用。因此要不斷加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，提高所有人員對檔案管理工作的重視度，促進全員檔案意識的形成。形成良好的工作氛圍促進檔案工作的進一步開展。

綜上所述，在新形勢下，人事檔案管理工作在醫(yī)院人才發(fā)現(xiàn)、人才選拔、人才使用上具有重要的參考價值，因此做好檔案管理工作不僅在人才任用中發(fā)揮重要作用，在促進醫(yī)院整體技術(shù)水平提升上也具有重要價值。要通過健全檔案管理制度、提升檔案的信息質(zhì)量、加快檔案管理的信息化建設、增加人事檔案的利用率、加強檔案管理人員隊伍建設等措施提升人事檔案管理工作，以充分發(fā)揮其在醫(yī)院人才選拔中的作用。