淺談學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策

曹 慧

（上海市時(shí)代中學(xué)，上海 200041）

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理是學(xué)校管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，隨著當(dāng)前我國人事制度和各項(xiàng)管理制度的不斷改革，檔案工作任務(wù)繁重，這既是挑戰(zhàn)又是機(jī)遇。所謂挑戰(zhàn)是面對(duì)工作的實(shí)際需求，傳統(tǒng)的檔案管理工作浮現(xiàn)出一系列的不足之處需要解決，所謂機(jī)遇是面臨著信息化的浪潮，檔案管理工作可以乘風(fēng)破浪加速信息化建設(shè)的步伐。

檔案管理主要包括兩個(gè)方面：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理；二是對(duì)檔案工作中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過檔案資源建設(shè)來建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)。

2 檔案管理存在的問題

隨著檔案技術(shù)的進(jìn)一步提高，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，在實(shí)際工作，檔案管理與社會(huì)的進(jìn)步、要求相比，仍然存在一些問題。

1）學(xué)校教職工對(duì)檔案觀念的輕視與淡薄。相關(guān)部門人員對(duì)檔案的收集、移交不重視，從檔案管理員主動(dòng)“索取”，到遲遲不能落實(shí)，導(dǎo)致了長(zhǎng)期以來而造成檔案的“拖欠”，這直接影響了歸檔的有效性、及時(shí)性。長(zhǎng)此以往，必然對(duì)學(xué)校檔案的查閱、整理帶來很大的困難。

2）對(duì)陳舊損壞檔案的保護(hù)，缺乏高科技的拯救修復(fù)措施。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，作為一所百年老校，貯藏著一筆寶貴的文化財(cái)富，經(jīng)歷了學(xué)校的合并、搬遷、重建，大量的檔案材料也隨之歷經(jīng)了歲月的洗禮，其中一部分紙質(zhì)檔案由于受環(huán)境、保管不當(dāng)、管理人員不重視等外在因素的影響，從不同程度上變得的泛黃、破損、字跡模糊等等。如何運(yùn)用高科技的手段來拯救和修復(fù)這些珍貴的歷史檔案，學(xué)校如果沒有根據(jù)社會(huì)的發(fā)展，引進(jìn)最新、最先進(jìn)的設(shè)備來進(jìn)行管理和修復(fù)的話，那么對(duì)這些信息的保護(hù)意識(shí)顯然是不夠的，也無法跟上檔案信息化的步伐。

3 解決檔案工作問題的對(duì)策

加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1）加強(qiáng)檔案管理的重視度，建立考核機(jī)制。首先，想要檔案管理能夠更加切實(shí)有效的發(fā)展，必須要加大檔案的宣傳力度，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提條件。利用校行政會(huì)、校教職工大會(huì)以及上級(jí)部門對(duì)本校的檢查督導(dǎo)等契機(jī)，經(jīng)常開展有關(guān)《檔案實(shí)施辦法》的宣傳教育。加強(qiáng)對(duì)檔案工作重要性的宣傳，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、全體老師真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高大家的參與度，支持檔案工作從自身做起，提高主動(dòng)性、自覺性，及時(shí)督促學(xué)校各科室上交歸檔材料。其次，學(xué)校要將檔案工作與其它教學(xué)工作一樣放在同等重要的地位，將其納入學(xué)校日常的工作規(guī)劃、列入管理考核機(jī)制中，由校領(lǐng)導(dǎo)親自過問，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，其他工作人員積極參與，形成“三位一體”的管理模式。對(duì)于出色完成工作任務(wù)的檔案管理工作人員給予一定的經(jīng)濟(jì)上和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，反之進(jìn)行一些懲罰，以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，提高管理效率。

2）建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案種類繁多，形式各異，有文書檔案、教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案等等，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，首先加強(qiáng)硬件建設(shè)，存放檔案必須有專門的庫房，存放設(shè)備及時(shí)更新，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房?jī)?nèi)禁止吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲，以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度，對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。

3）對(duì)歷史檔案的修復(fù)及實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化管理。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著信息化的飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門也提出了更高的要求。檔案工作中遇到的問題也亟待我們?nèi)ヒ灰唤鉀Q。檔案信息化不是單純地將傳統(tǒng)的管理方式搬到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理上，而是需要我們借助于現(xiàn)代化的手段,引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展的方法進(jìn)行改革。檔案管理人員應(yīng)及時(shí)修復(fù)受損的紙質(zhì)檔案，立足現(xiàn)有的信息化設(shè)備對(duì)文件進(jìn)行掃描、拍照等，利用這些先進(jìn)的信息技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。轉(zhuǎn)換工作的前期開展雖然會(huì)比較繁雜，但是建成之后便能更好地進(jìn)行數(shù)字化管理，大大提高了查閱檔案的效率。此外，還應(yīng)定期地對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)、更新和備份。其次，學(xué)校要加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，不定期地更新檔案工作開展所需要的設(shè)備，在檔案管理工作中融入大數(shù)據(jù)思維，和相關(guān)企業(yè)合作，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫的技術(shù)研發(fā)，將存儲(chǔ)及虛擬技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中，加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。

4）利用檔案大數(shù)據(jù)提供檔案信息的開發(fā)和利用。檔案管理的目的是提供信息服務(wù)，因此，更好地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。檔案管理人員要樹立為相關(guān)人員提供信息服務(wù)的意識(shí)，開展編研工作和咨詢服務(wù)，主動(dòng)地將工作中經(jīng)常運(yùn)用到的一些數(shù)據(jù)資料向相關(guān)人群進(jìn)行推廣。如學(xué)生學(xué)籍檔案、人事檔案、教學(xué)檔案等分門別類地利用這些大數(shù)據(jù)分析服務(wù)對(duì)象的需求，定向地將檔案信息提供用給相關(guān)的服務(wù)對(duì)象，開展積極有針對(duì)性的服務(wù)。

保證檔案管理的完整性以及連續(xù)性。當(dāng)前，很多學(xué)校積壓了多年資料并沒有歸檔，導(dǎo)致檔案管理缺乏完整性和連續(xù)性。檔案管理對(duì)學(xué)校長(zhǎng)期發(fā)展具有直接影響，涉及全校教師和學(xué)生的利益，因此，學(xué)校一定要重視這項(xiàng)工作，建立以及完善長(zhǎng)期管理機(jī)制，確保檔案管理的完整性以及連續(xù)性。例如，教學(xué)改革實(shí)驗(yàn)課題由于周期較長(zhǎng)，學(xué)校一定要做好每學(xué)年、每學(xué)期的報(bào)告工作，并且主動(dòng)收集相關(guān)資料，保證實(shí)驗(yàn)報(bào)告歸檔的連續(xù)性，同時(shí)，對(duì)本學(xué)年以及本學(xué)期的大事、要事記錄，要做到善始善終、有頭有尾，杜絕，有計(jì)劃但沒有總結(jié)、有部署但沒有檢查的情況出現(xiàn)

4 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案作為組成學(xué)校整體構(gòu)架必不可少的一部分，檔案管理的地位在不斷發(fā)展的社會(huì)環(huán)境中越來越突出。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一所學(xué)校或一個(gè)部門的管理水平，對(duì)做好檔案的開發(fā)和利用，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。