淺談學校檔案管理工作的現狀及對策

曹 慧

（上海市時代中學，上海 200041）

1 檔案管理工作的現狀

檔案管理是學校管理工作中不可或缺的環節，隨著當前我國人事制度和各項管理制度的不斷改革，檔案工作任務繁重，這既是挑戰又是機遇。所謂挑戰是面對工作的實際需求，傳統的檔案管理工作浮現出一系列的不足之處需要解決，所謂機遇是面臨著信息化的浪潮，檔案管理工作可以乘風破浪加速信息化建設的步伐。

檔案管理主要包括兩個方面：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理；二是對檔案工作中所包含的信息的管理，稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容，通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系，為檔案的現代化管理打下基礎。檔案管理活動與其它文獻管理活動一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程，是一種信息控制系統。

2 檔案管理存在的問題

隨著檔案技術的進一步提高，檔案管理的設施不斷得到完善、更新，在實際工作，檔案管理與社會的進步、要求相比，仍然存在一些問題。

1）學校教職工對檔案觀念的輕視與淡薄。相關部門人員對檔案的收集、移交不重視，從檔案管理員主動“索取”，到遲遲不能落實，導致了長期以來而造成檔案的“拖欠”，這直接影響了歸檔的有效性、及時性。長此以往，必然對學校檔案的查閱、整理帶來很大的困難。

2）對陳舊損壞檔案的保護，缺乏高科技的拯救修復措施。隨著社會的飛速發展，作為一所百年老校，貯藏著一筆寶貴的文化財富，經歷了學校的合并、搬遷、重建，大量的檔案材料也隨之歷經了歲月的洗禮，其中一部分紙質檔案由于受環境、保管不當、管理人員不重視等外在因素的影響，從不同程度上變得的泛黃、破損、字跡模糊等等。如何運用高科技的手段來拯救和修復這些珍貴的歷史檔案，學校如果沒有根據社會的發展，引進最新、最先進的設備來進行管理和修復的話，那么對這些信息的保護意識顯然是不夠的，也無法跟上檔案信息化的步伐。

3 解決檔案工作問題的對策

加強檔案管理，更好地為經濟社會發展服務，應從以下幾個方面入手：

1）加強檔案管理的重視度，建立考核機制。首先，想要檔案管理能夠更加切實有效的發展，必須要加大檔案的宣傳力度，積極爭取領導重視是做好檔案工作的前提條件。利用校行政會、校教職工大會以及上級部門對本校的檢查督導等契機，經常開展有關《檔案實施辦法》的宣傳教育。加強對檔案工作重要性的宣傳，讓學校領導、全體老師真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高大家的參與度，支持檔案工作從自身做起，提高主動性、自覺性，及時督促學校各科室上交歸檔材料。其次，學校要將檔案工作與其它教學工作一樣放在同等重要的地位，將其納入學校日常的工作規劃、列入管理考核機制中，由校領導親自過問，分管領導具體負責，其他工作人員積極參與，形成“三位一體”的管理模式。對于出色完成工作任務的檔案管理工作人員給予一定的經濟上和精神上的獎勵，反之進行一些懲罰，以調動檔案管理人員的工作積極性，提高管理效率。

2）建立健全切合實際的檔案管理制度。檔案種類繁多，形式各異，有文書檔案、教學檔案、會計檔案、實物檔案、電子檔案等等，要實行規范的管理，就必須建立健全切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先加強硬件建設，存放檔案必須有專門的庫房，存放設備及時更新，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內禁止吸煙，以免發生火災，做到防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。

3）對歷史檔案的修復及實現檔案管理信息化管理?；ヂ摼W時代，隨著信息化的飛速發展，對檔案部門也提出了更高的要求。檔案工作中遇到的問題也亟待我們去一一解決。檔案信息化不是單純地將傳統的管理方式搬到計算機網絡管理上，而是需要我們借助于現代化的手段,引進先進的信息化管理理念，對檔案管理中不適應現代發展的方法進行改革。檔案管理人員應及時修復受損的紙質檔案，立足現有的信息化設備對文件進行掃描、拍照等，利用這些先進的信息技術手段將紙質檔案進行數字化的轉化，并建立相應的數據庫。轉換工作的前期開展雖然會比較繁雜，但是建成之后便能更好地進行數字化管理，大大提高了查閱檔案的效率。此外，還應定期地對電子檔案進行維護、更新和備份。其次，學校要加大基礎設施的資金投入，不定期地更新檔案工作開展所需要的設備，在檔案管理工作中融入大數據思維，和相關企業合作，加強檔案目錄數據庫、多媒體數據庫的技術研發，將存儲及虛擬技術應用到學校檔案管理中，加強現代信息技術在檔案管理中的應用。

4）利用檔案大數據提供檔案信息的開發和利用。檔案管理的目的是提供信息服務，因此，更好地發揮檔案信息的價值和作用。檔案管理人員要樹立為相關人員提供信息服務的意識，開展編研工作和咨詢服務，主動地將工作中經常運用到的一些數據資料向相關人群進行推廣。如學生學籍檔案、人事檔案、教學檔案等分門別類地利用這些大數據分析服務對象的需求，定向地將檔案信息提供用給相關的服務對象，開展積極有針對性的服務。

保證檔案管理的完整性以及連續性。當前，很多學校積壓了多年資料并沒有歸檔，導致檔案管理缺乏完整性和連續性。檔案管理對學校長期發展具有直接影響，涉及全校教師和學生的利益，因此，學校一定要重視這項工作，建立以及完善長期管理機制，確保檔案管理的完整性以及連續性。例如，教學改革實驗課題由于周期較長，學校一定要做好每學年、每學期的報告工作，并且主動收集相關資料，保證實驗報告歸檔的連續性，同時，對本學年以及本學期的大事、要事記錄，要做到善始善終、有頭有尾，杜絕，有計劃但沒有總結、有部署但沒有檢查的情況出現

4 結語

綜上所述，加強新時期檔案工作，科學規范的檔案管理只有堅持改革創新，與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。檔案作為組成學校整體構架必不可少的一部分，檔案管理的地位在不斷發展的社會環境中越來越突出。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一所學?；蛞粋€部門的管理水平，對做好檔案的開發和利用，是實現檔案管理工作的自身價值，促進可持續發展和社會進步做出應有的貢獻。