學校檔案管理科學化水平的優化路徑探究

陳韻伊

（青島經濟職業學校，山東 青島 266033）

學校檔案為教育事業不可或缺構成，提升及改善教育事業重要歷史資料。隨著社會快速發展，人們發展、競爭、效益等觀念愈發強烈，對檔案信息需求量日漸增加，且要求信息具有時效性及可靠性。學校應對檔案管理科學化、信息化予以重視，充分將各項先進技術予以應用，為教育科研及學校各項活動開展提供優質服務。本文就根據當前學校檔案管理現狀，提出檔案管理科學化優化措施，僅供參考。

1 學校檔案管理工作的必要性

學校作為給社會輸送人才重要場所，其教學管理活動是否科學、高效，與學校發展及人才培養息息相關。檔案管理為學校管理核心組成，首先反映學校教學活動真實狀況，為學校管理做決策提供重要參考。如學校財務檔案資料，可反映學校實際財務狀況；學生學籍檔案資料，真實記錄學生學習、生活及發展情況；教師業務檔案反映教師教學水平及教師整體團隊力量，為改善及優化學校各項活動做有利支撐。其次，為學校更好發展提供服務。學校檔案在學校發展中逐漸形成，并可能發生變更，檔案貫穿學校教育教學工作、管理中，將學校教學、管理發展軌跡予以記錄，為學校提供關鍵信息資源。利用檔案可將學?，F狀及發展特征予以熟悉掌握，便于更深層次評估學習教育狀況。因此，需以科學化、信息化為切入點，開展學校檔案管理工作，確保其趨于高效及高質量，為學校發展提供可靠支撐。

2 當前學校檔案管理工作中存在的問題

1）對檔案工作認識有待提升。學校人員對檔案管理認識有待提升，其主要表現在領導層至工作人員，學校中檔案管理為最基礎性工作，多數領導人員對其未能重視，片面認為檔案管理工作技術低、含金量低，無需配備高素質人才，形成“使用在前，管理在后”觀念，檔案利用者不注重檔案保存，未能及時做好檔案移交工作，使檔案信息缺乏全面性及系統性。

2）檔案管理分類不明確。學校檔案實際管理中，部分學校缺乏科學理念及系統管理意識，通常應用傳統混合放置管理模式，檔案難以實現分門別類，出現檔案分類不明確現象，使檔案管理自身價值難以體現，不利于學校統一管理。此外，部分學校未能將教學方案、影像資料放置于檔案中，使檔案資料嚴重缺失，影響檔案管理全面性及系統性，所以必須將檔案管理科學化提上日程，提升學校檔案管理科學化水平[1]。

3）檔案管理方式未實現科學化。當前，學校檔案管理中，缺乏完善、科學化檔案管理體系，阻礙檔案管理科學化水平。其主要成因可從兩方面闡述：其一，部分學校管理層，對檔案管理工作重要性認識有待提升，未能配備先進檔案管理硬件設備；其二，因學校領導重視程度不足，致使檔案管理人員對自身要求較低，綜合素養有待提升，未能在檔案管理中積極創新，局限檔案管理工作開展質量。

4）檔案資料利用率較低。學校實施檔案管理主要為教師、學生及管理者開展活動提供重要參考依據，但因其管理模式較為滯后，且信息不夠全面及系統，若想查閱相關檔案信息較為困難，使檔案資料利用率降低，未能將本質意義充分展現。因此，學校學將管理理念、模式等予以優化及完善，切實提升檔案資料利用率，促進學校穩定發展。

3 學校檔案管理科學化水平優化路徑

1）加強人員對檔案管理認識。學校應積極組織所有人員，特別為學校相關領導，深層次學習檔案管理重要性，并加強其科學化發展水平核心意義，使全體人員不斷增強檔案科學化管理意識，深刻認識其重要性。學校管理人員需定期檢查檔案管理開展狀況，并對其存在問題進行全面掌握，積極引入國內外優秀院校檔案管理優勢，使檔案科學化管理追隨時代潮流。此外，可通過舉辦檔案管理培訓、檔案科學化管理競賽等，切實提升所有人員檔案管理意識，將學校文書、教學、基建、學籍等檔案予以集中管理，促進檔案科學化管理水平。

2）科學劃分檔案類型。若想提升學校檔案信息管理科學性，需將檔案進行科學、合理劃分。具體而言，檔案管理人員應充分應用計算機平臺，根據電子檔案自身特點，將其進行科學化分門別類，使學校教師、學生短時間可獲得自身所需信息。將檔案管理工作進行科學分類，可切實將檔案效率予以提升，為學校發展奠定基礎。需特別注意，檔案科學分類基礎上，應將檔案備份予以重視，通過移動硬盤、U盤及紙質資料進行備份，確保檔案信息及數據科學性、全面及系 統性[2]。

3）構建信息化檔案管理平臺。近年來，互聯網技術迅速發展，其取得較好的應用成效。因此，學校檔案管理應將互聯網技術優勢充分應用，構建信息化管理平臺，提升檔案管理科學繪畫水平。首先，檔案管理人員需將當前學校檔案管理現狀進行全方面分析，其中包含管理對象、內容及存在問題等，做好基礎性調查工作；其次，學校需對檔案信息化管理予以重視，并積極給予資金、人力、物力支持；此外，邀請專業計算機人員，立足于檔案管理實際特征，構建信息化檔案管理平臺，并及時向管理人員進行演示，提醒管理人員進行定期優化及升級，確保檔案管理實效性，同時檔案管理人員需將平臺數據予以整理，如檔案類別、數量等，為信息化平臺內容建設做有力支撐。最后，檔案管理信息平臺，需與校園內部網絡可靠連接，便于學校廣大師生查閱、利用。需特別注意，應切實保證檔案管理信息化平臺網絡安全，避免造成內部信息泄露[3]。

4）注重學校檔案收集及完善，提升檔案利用率。需對學校檔案收集及完善予以重視，切實提升檔案信息利用率，其主要措施可從以下幾方面：一方面，根據檔案資料內容、類別對數據資料進行系統性收集，如影像、圖片等，將檔案內容予以豐富。同時將紙質檔案予以轉化，將電子檔案中存在缺陷及時指出，并將其進行改善及優化，確保電子檔案管理全面性。另一方面，電子檔案管理必須與信息平臺有效融合，為廣大學生教師查閱提供便利。學校需確保檔案管理人員綜合能力，保證工作量大、內容復雜狀況下，檔案工作人員需秉持嚴謹、認真態度展開檔案管理工作。

5）加強檔案管理電子設備保障。首先，檔案管理電子設備，為電子檔案建設、管理平臺提供重要支撐。其次，應引進先進打印機，便于檔案資料打印，同時可實現電子檔案轉化紙質檔案，不僅可降低檔案丟失概率，而且滿足檔案利用者所需。最后，還需配備相應電子掃描儀，可將紙質檔案轉變為電子檔案，且內容完整、準確。除上述技術安吉、打印機及掃描儀意外，應將移動硬盤等配備齊全，全面為檔案信息化做以可靠支撐。

4 結束語

檔案管理為學校管理及發展核心構成，對學校教學發展具有重要作用。經濟全球化競爭激烈的今天，學校管理層必須對檔案管理科學化予以重視，并立足于學?；厩闆r，結合學校檔案管理實際狀況，將其檔案存在的不足予以指出，并從信息化及科學化角度，制定完善的檔案管理優化策略，提升學校檔案管理工作水平及速率，推動學?？茖W、穩定發展。