志書編寫中對檔案的再認識

肖 雯

（山東省科技發展戰略研究所，山東 濟南 250014）

在辦公室工作中，每天會產生或傳送若干紙質和電子文件，工作人員會及時將各種文件分門別類進行存放，次年會根據文件必要性和重要性整理形成檔案放進檔案室。而這一過程中，工作人員對檔案認識水平、重視程度和專業化水平，決定了檔案收集的數量與質量，直接影響著一個單位的歷史、現在與未來。在許多企事業單位，尤其是規模不大的中小型單位，檔案的保存和利用意識還比較薄弱，檔案人員多數是兼職的，專業水平有限，單位對檔案知識普及也較少，檔案數量、質量都不盡如人意，而且各種資料形成檔案后，往往被束之高閣，鮮有人問津。2019年我院成立四十周年，舉辦了一系列院慶活動，其中院志編寫成為重要活動之一。院志編寫需要大量一手材料，于是檔案從遺忘的角落被重新發現，擺在了工作的重要位置。歷時兩年的院志編寫中，檔案發揮了至關重要的作用。在大量檔案資料被反復查閱時，筆者發現了檔案資料收集、分類等方面存在的一些問題，開始思考如何更好開展檔案工作以便于檔案資源的開發與利用。對于一個單位功在當今、利在千秋的的事情，值得我們認真思考和實踐。

1 檔案資料收集不全，收集方式簡單低效

1）檔案資料的收集不僅限于應收盡收，收集材料只是初級階段，檔案工作人員要從歷史的角度或者說從單位留史留名的角度整理匯編檔案材料。收集哪些檔案材料，如何收集整理，要提前做好規劃。一直以來，各科室按照檔案管理制度中規定的的歸檔范圍和期限進行資料的整理，然后辦公室會每年針對具體情況，列舉一些具體需要收集的檔案材料目錄，下發至各科室，由各科室兼職檔案員提交檔案材料。這種被動的、索要式收集模式，得到的材料很容易導致不齊全。因此，規劃是檔案管理中必不可少的環節，每年要與檔案工作小組一起回顧上一年重要工作、重大活動等，讓小組成員變被動為主動，積極參與檔案第一手資料提供，，最后形成資料收集清單，這樣以來，全員參與提供的資料會更齊全，更系統，不僅檔案材料更有價值，也大大提高工作效率。2）電子材料的保存越來越重要。由于年代局限性，本單位2000年前的檔案資料比較少，而且電子檔案幾乎沒有。隨著現在辦公自動化運行，郵箱、社交工具中產生的一些有價值的材料以及電子文件成為檔案中很重要的一部分，而且將替代紙質文件成為主要的檔案材料收集對象，但由于傳統工作習慣，對于電子文件等，一是沒有保存意識，利用完后往往被隨時清理掉，二是電子文件隨意存放在某個文件夾下，沒有規范分類存放，不容易查找。在以后資料收集保存的初級階段，對于郵箱中的電子文件、往來公文等要復制保存，這部分材料不應該忽視。3）志書編寫中，因檔案材料不全，通過拜訪離退休老職工，將他們所擁有的紙質、電子、實物等資料重新收集，得到了很寶貴的口述材料。更為驚喜的是，在采訪個人過程中，他們按年代提供了自己研究的項目、活動、圖片、獲獎實物等，我們稍加整理，就形成了寶貴的人物檔案。因此，未來檔案收集時，口述方式也成為一種重要檔案資料收集方式。4）志書編寫時檔案材料的濃縮的精華，在多次修訂中，最后剩下的都是重點內容中的重點。尤其是一些重大事件、重要人物。把具有代表性的重大事件整理成重大活動檔案，這對以后志書編寫極為有幫助，不用浪費大量精力篩選整理重大事件。5）檔案分為紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等，其中紙質檔案相比來說較為豐富，而電子檔案、圖片、聲音、視頻、獎章等資料相對較少，這些檔案資料在利用階段卻很重要，比如在主題展覽時是較為形象生動的資料，教育意義非常大。

2 檔案分類不科學，影響資料查找效率

檔案分類第一步是卷、件模式的確定。由于檔案所屬門類的不同，有文書檔案、科技檔案等，在具體分類時按照文件自身的規律，按照卷件組合的模式整理較為合適，避免查找是出現的混淆現象，也避免了管理混亂。

檔號是查閱檔案文件最精準的搜索工具，因此檔號編寫要準確，尤其是當前電子文件多，也要定期對其整理，及時編寫檔號，從而減少查閱時的時間成本，提高工作效率。檔號的編制越來越規范，參照《檔號編制規則》編寫，力求簡潔明了，檔號編寫原則是一旦形成不宜變更，因此在編寫過程中要考慮到類別擴展等的需要。

重視具有關聯性文件的整理，由于有些文件雖然主題較有聯系但不在同一時間內產生，很容易被忽略，這類文件之間有因果等關聯性，要整理在一起，編制為“一件”，便于以后查閱事情的來龍去脈，快速分析原因、結果等。

3 檔案信息化建設迫在眉睫

隨著辦公自動化，大量電子文件產生，而電子文件的甄選、整理、保存成為一個亟需面對的問題。電子文件可隨意修改、傳輸方式便捷化、價值判斷等對檔案工作來說都是面臨的新挑戰。為了更好地保存利用已有的紙質檔案，檔案電子化也成為檔案工作的一項重要內容。檔案信息化建設成為解決新問題、新挑戰的新路徑。

新的科技革命大大改變檔案管理工作模式和效率，檔案人員從手工裝訂文件等體力勞動中解放出來，將會有更多時間思考如何收集到更有價值的材料，如何將現有檔案材料更好分類更便于查閱，甚至會挖掘其中重要的資源進行整理編輯展出。比如編寫宣傳冊、專題展覽等，這對于機構文化建設，增強凝聚力、認同感和自豪感等方面起到更積極的作用。

4 檔案管理人員素質亟需提升

1）檔案工作人員首先要具備端正工作態度。在檔案工作中要做到守土有責，守土盡責。盡管檔案日常工作看似不緊迫，但需要有高度的責任感和積極主動性，一旦因為安全隱患，造成檔案丟失損毀時，后果是非常嚴重，無法彌補的。2）檔案工作人員專業化水平提升迫在眉睫。在中小單位，檔案管理人員多數是兼職，檔案知識本身很缺乏，但更重要的是對檔案重要性認識很模糊。對檔案認識的模糊，則工作方向不明，管理根基不牢，這才是根本上制約檔案工作薄弱的最關鍵所在。現在上級檔案管理部門每年會舉辦多次檔案工作培訓班，還有網絡繼續教育，可以說在檔案專業知識方面檔案人員提升了很多。因此，在加強檔案專業知識同時，更為重要的是對檔案重要性認識的根本扭轉。3）檔案工作人員要向復合型方向發展。除了檔案專業知識的學習，在信息化飛速發展的今天，為了充分利用好信息化資源，檔案工作人員還要學習計算機、信息化、大數據等方面的知識，更好促進檔案信息化建設。

5 檔案管理是一項系統工程

1）檔案工作雖然看似沒有多少顯形、立竿見影的價值，對于管理者來說難免會疏忽，但檔案管理人員需要做好大管家、看門人。對于檔案工作要為管理者發揮好參謀助手的作用，針對檔案工作定期向領導匯報，及時找領導溝通自身不能解決的問題，為領導的決策提供選擇方案等。2）檔案管理是一項系統工程，僅僅依靠檔案工作人員是遠遠不夠的，這是一項系統的工程，需要全民意識的增強，因此檔案重要性的宣傳與普及很重要。相較于消防、保密等安全的宣傳，檔案科普知識的宣傳還很薄弱。檔案管理制度的制定和管理體系建設則十分重要。建立和完善檔案管理制度，讓工作人員有章可循、所有人員具備檔案意識和規范行為；建立自上而下的系統管理體系，每一個環節相互配合、順利運行，形成全員參與，人人有責的局面，檔案管理工作才能高效發展。

志書是一個單位的歷史記錄，對于單位傳承與發展至關重要。而檔案在志書編寫中發揮著尤為重要的作用。因此，檔案資料齊全、真實準確、便捷可查等顯得尤為重要。為了更好地保存歷史，傳承文化，促進單位長遠發展，檔案是不容忽視的重大工作。