淺談電子檔案整理保護存在的問題及解決途徑

顧志梅

（云南省委政法委，云南 昆明 650228）

信息化時代背景下，各類信息爆炸式增長態勢，對信息資料的存儲形式以及使用均提出了更高的要求，其中很多紙質檔案在信息技術的支持下完成了電子檔案的管理形式。為了能夠滿足社會對資料檔案的多元化需求，檔案管理部門為之建設了比較完善的電子檔案整理系統以及安全保護系統，同時也對檔案管理人員的專業水平能力提出了較高的要求。但是從電子檔案整理保護過程來看，因為社會各個方面對電子檔案的要求更高，加之資源整合以及應用效率不足，以至于暴露出更多的問題。因此，研究電子檔案整理保護存在的問題及解決措施具有一定的現實意義，將有利于提升電子檔案整理保護的整體 水平。

1 電子檔案整理與保護的意義

高度重視電子檔案整理與保護，并科學規范開展工作，將有利于促進檔案管理事業實現健康發展的目標。對于現代檔案管理來講，紙質檔案與電子檔案是兩種基本的存儲形式以及應用形式，其中電子檔案是現代檔案管理主要采用的形式，將有利于滿足使用者多元化的需求。對于電子檔案來講，其整理與保護具有復雜性的特點，加之電子檔案長期處于可被利用的狀態，因此必須要采取科學規范的措施進行整理與保護，不然就會影響到使用質量。因此，檔案管理部門相關工作人員需要認識到電子檔案整理以及保護的重要性，應當基于實際情況與使用者的需求對電子檔案整理以及保護進行分析，可及時發現問題及時進行解決；同時，面對使用率不斷增大的趨勢，電子檔案整理與保護對基礎設施設備也提出了較高的要求，需要基于實際情況加大投入，確保基礎設施設備能夠充分滿足電子檔案使用需求[1]。

2 電子檔案整理保護存在的問題分析

隨著信息技術的快速發展，信息技術全面改變了人們的思維方式、生活方式、工作方式等，其中檔案管理在信息技術的支持下完成了信息化轉化，同時，電子檔案在社會各個領域發揮著非常重要的作用。但是在日常管理以及使用過程中，電子檔案整理與保護并沒有得到預期的重視，例如，基礎設施設備資金投入力度不足、電子檔案整理保護制度不夠完善、儲存空間條件有效、專業人才能力不足等等，這些問題的存在將會影響到檔案管理的健康發展。

為了能夠滿足檔案管理的需求，對電子檔案整理保護工作提出了較高的要求，體現著規范化、科學化的原則。如今，所要管理的電子檔案數量比較大，特別是一些成立較早的企業，很多檔案還是新中國成立之前的資料，且主要以手工方式以及紙質方式存儲，在查閱以及使用過程中難度比較大。為了能夠提升使用的便捷性，需要對電子檔案的格式進行統一，且需要構建一套智能的檔案管理信息系統，才能滿足社會多元化的需求[2]。

但是從實際情況來看，首先，電子檔案統一的規范標準還需要進一步完善，由于規范標準未統一，以至于管理方式變得多樣化，并進一步影響到管理水平；其次，電子檔案的設施設備無法達到實際需求，檔案管理部門不夠重視，且未加強資金投入，進而導致電子檔案整理保護還處于原始狀態；還有的單位雖然已經完善了信息化建設，但是計算機技術主要用于目錄打印，僅用EXCE表格對文件進行查找等。整體來講，電子檔案整理保護還有待提升，很多問題迫切需要 解決。

3 解決電子檔案整理保護問題的措施建議

1）針對電子檔案加強整理力度。為了滿足社會多元化的需求，電子檔案以不同的方式進行存儲，具體有移動硬盤、光盤、計算機、U盤等。因此，倘若要提升電子檔案整理保護的力度，就需要對制度進行完善，需要將檔案資料格式、分類、保管年限、拷貝形式等方面進行明確規定，其中部分檔案資料的要求比較高，需要將其設置為保密級別。除開制度上的明確，還需要在手段上進行優化，建議管理類文件能夠與辦公OA系統完成數據共享，其中有些檔案沒有原始數據，可通過掃描的形式將其轉化成為電子檔案，并對其進行整理，可為后續使用提供便捷。

2）加強電子檔案的保護力度。任何事物都具有兩面性，雖然電子檔案為人們使用檔案帶來了便捷性，但是也埋下了一定的安全隱患，如果不采用有效的措施，將可能導致電子檔案被篡改、損壞等。對于電子檔案的保護工作來講，一方面要從硬件設施等環境入手加強保護，例如，防火、防潮、防盜竊，需要從環境方面加以完善；另外一方面，則是軟件方面的問題，也是電子檔案保護必須高度重視的問題，其中病毒防范是關鍵，需要安裝殺毒軟件等，并不斷完善相關軟件與系統，可降低不法分子的惡意攻擊的概率。除開對計算機病毒加強防范之外，還要對設備管理以及存儲安全引起重視，例如，需要提供完善的存儲環境條件、相關操作人員要牢記密碼等[3]。

信息化時代背景下，各方面信息爆炸式增長，為了能夠提升電子檔案信息的使用效率，那么不僅要做好整理工作，還要加強保護。保護并不局限于某一個檔案管理部門的保護，還應當將保護延伸到在線傳輸、資源共享等各個方面，例如，在資料傳輸的過程中可采取加密的手段，將有利于提升對電子檔案信息資料的保護力度。

3）對管理與利用、保密與開放的關系進行正確處理。在對電子檔案進行使用的過程中，不能沒有原則地向使用者提供檔案信息以及利用方式。從國家相關要求來看，在電子檔案管理過程中，需要采用不同密級的保護，只有具備權限的操作人員或者使用者才能進行使用。在對電子檔案信息進行傳輸的過程中，需要以加密的方式進行傳輸，而且密匙需要定期或者不定期進行更換，最大限度保障檔案信息不會泄露。此外，借助系統對電子檔案信息進行跟蹤監控，可及時發現問題并及時制定措施進行解決。系統具備一定的容錯能力，能夠最大限度降低錯誤操作的概率，從而減少這方面的措施。

此外，為了滿足多元化的需求，建議對電子檔案信息共享利用模式以及安全管理模式加強研究，不僅有利于提升電子檔案的使用效率，而且能夠最大限度避免使用過程中出現安全問題。

4）強化電子檔案的法律效力。倘若要加強電子檔案整理保護力度，那么就要明確檔案管理部門的基本職能以及地位。建議根據國家相關的法律法規，對電子檔案的儲存歸檔整理、制作流程、保護利用等方面進行明確。要讓電子檔案管理具有法律效力，就必須立足于法律，使其證據效力能夠充分得到法律的認可，將有利于保障電子檔案的真實性；同時，也能夠為使用過程中的保護提供法律支持。

4 結語

綜上所述，加強電子檔案整理保護具有一定的現實意義，能夠為有效管理與使用奠定堅實的基礎。為了能夠提升電子檔案整理保護的有效性，建議從提升整理力度；強化保護力度；對管理與利用、保密與開放的關系進行正確處理；強化電子檔案的法律效力等方面入手，將有利于提升電子檔案管理整體水平，從而發揮電子檔案的價值。