檔案信息化建設(shè)與檔案意識

楊 鏡

（云南省下關(guān)第一中學(xué)，云南 大理 671000）

檔案是學(xué)校教育管理工作從始至終各個環(huán)節(jié)實(shí)施過程中的重要原始憑證，是對信息的記錄、保存、追溯的一種重要形式,確保檔案完整,在學(xué)校的日常管理中起著重要作用。隨著信息化時代的趨勢日益明顯，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理已經(jīng)是時代發(fā)展的必然趨勢。而一切高科技手段的背后支撐依然是人，所以檔案管理者的檔案意識尤為重要，檔案意識是推進(jìn)檔案信息化的關(guān)鍵所在。

1 檔案信息化建設(shè)和檔案意識養(yǎng)成中存在的問題

1.1 決策層對檔案管理工作的重視度不夠

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的大工程，其過程是動態(tài)的，因?yàn)闄n案管理牽涉了大量的文件、圖紙圖片、人事資料、往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時間順序、按項(xiàng)目先后、按過程分門別類的進(jìn)行分類、歸納與整理。然而目前學(xué)校檔案管理的突出問題表現(xiàn)在幾個方面：一是沒有專門的檔案管理部門以及檔案管理負(fù)責(zé)人，認(rèn)為只要收集起來，放進(jìn)文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負(fù)責(zé)收集的人員素質(zhì)水平差異，對于變更的、補(bǔ)充的資料沒有及時進(jìn)行歸納或是更換，就導(dǎo)致后期需要參考時得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)注與重視度不夠，資金上的投入相對短缺，檔案管理需要投入的設(shè)備及人員無法到位。

1.2 人員素質(zhì)不一，缺乏較強(qiáng)的安全防范意識

雖然我們已經(jīng)大步邁進(jìn)了信息化的新時代，但內(nèi)部的多數(shù)工作人員還僅僅停留在使用的層面上，工作人員由于信息安全理論知識掌握不夠，在實(shí)際操作中往往由于操作人員的一時疏忽，或者責(zé)任心不強(qiáng)等因素造成檔案數(shù)據(jù)錄入出現(xiàn)錯誤，最后導(dǎo)致檔案信息不可靠。且缺乏一定的信息安全防范意識，也不具備基本的信息安全防范技能，使用過程處于被動位置，每每當(dāng)檔案系統(tǒng)或設(shè)備出現(xiàn)故障時，無法運(yùn)轉(zhuǎn)使用時才向相關(guān)部門反映，因此而失去了最佳的干預(yù)和維護(hù)時間，對檔案系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性和正常運(yùn)行造成了嚴(yán)重的影響。

1.3 檔案管理機(jī)制及信息化水平有待提高

隨著科技的進(jìn)步，各行各業(yè)都利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部管理質(zhì)量與效率的提升。學(xué)校也涌現(xiàn)了大量需要更新的信息與資料，然而檔案管理信息化的應(yīng)用不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作處于被動狀態(tài)。主要表現(xiàn)在幾個方面：一是缺乏有效的信息技術(shù)支撐體系，信息設(shè)備老化或是落后，無法滿足檔案管理數(shù)字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯漏補(bǔ)充不及時，變更更新不到位。三是信息化軟件習(xí)慣性購買現(xiàn)成的使用，而不是結(jié)合學(xué)校實(shí)際研發(fā)，所以軟件集成功能不強(qiáng)，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作有不能及時快速有效完成,資料整理不完整、不規(guī)范等現(xiàn)象時有發(fā)生,種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升。

2 檔案信息化建設(shè)和檔案意識養(yǎng)成中的策略

2.1 改善硬件環(huán)境，加強(qiáng)信息化建設(shè)

工欲善其事,必先利其器。領(lǐng)導(dǎo)班子首先要針對學(xué)校當(dāng)前信息化設(shè)備的配備落后的情況進(jìn)行針對性的一一解決。一是要積極拓寬經(jīng)費(fèi)渠道，淘汰掉已經(jīng)跟不上教學(xué)要求的信息化設(shè)備和儀器，如電腦、多媒體影像設(shè)備等；二是要積極爭取上級的經(jīng)費(fèi)支持；三是要結(jié)合自身優(yōu)勢，充分利用自身資源，開辟多個途徑來爭取經(jīng)費(fèi)，如，與企業(yè)開展定向合作等方式解決信息化硬件配置落后的問題。

2.2 升級軟件，積極轉(zhuǎn)變觀念

人的行為受觀念和意識的影響，意識活動相當(dāng)于信息化的軟件系統(tǒng)。唯有轉(zhuǎn)變觀念，才能影響行動。所以，對于一些觀念較為落后的檔案管理工作人員來說，提升他們檔案管理能力的第一步就是幫他們樹立正確的檔案意識和信息化管理觀念，轉(zhuǎn)變對網(wǎng)絡(luò)猛如虎的陳舊認(rèn)知。從信息化檔案建設(shè)的便捷性、有利性，信息化時代發(fā)展的必然趨勢，以及信息化管理模式下檔案查詢的快捷性等絕對優(yōu)勢，通過對信息化教學(xué)與傳統(tǒng)檔案管理的相通性等方面進(jìn)行研究。幫助他們認(rèn)可信息化教學(xué)的重要性與必要性，并從內(nèi)心接受信息化管理模式，從而主動愿意改變自身的知識結(jié)構(gòu)，積極學(xué)習(xí)和完善信息化管理技能，不斷的學(xué)習(xí)新的管理模式，切實(shí)提高信息化技術(shù)在管理管理中的應(yīng)用能力。

2.3 組織內(nèi)部信息化技能培訓(xùn)

基于檔案管理的實(shí)際需求，以及日后信息化管理的常態(tài)化出發(fā)。有針對性的開展信息化技能培訓(xùn)尤為重要。首先，很多檔案管理工作人員日常的信息化技能應(yīng)用多停留在一些簡單的辦公軟件的應(yīng)用上，為了更進(jìn)一步的提高信息化隊(duì)伍的能力建設(shè)，要針對當(dāng)前在職管理人員整體的信息化水平，結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。如：一是根據(jù)能力階段不同的采取相應(yīng)的培訓(xùn)，哪里不足補(bǔ)哪里，一是信息技術(shù)的常識，如常用軟件的應(yīng)用與操作；二是檔案資源的獲取、分類、存儲等等，以及檔案信息的安全管理等全面培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理水平。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案意識的養(yǎng)成，決定了檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣，所以，唯有技術(shù)、人員、制度三方面來不斷提升檔案管理水平，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，滿足學(xué)校檔案管理的日常需求。