大數據時代人事代理檔案管理信息化建設探析

周玲玲

（遼寧省科學技術館，遼寧 沈陽 110010）

當今的時代是一個信息大爆炸的時代。誰能抓住海量信息背后的規律，誰就能掌握這個時代的脈搏。大數據（big data），是指無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。大數據具有5V特點（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（低價值密度）、Veracity（真實性），大數據技術給人事代理檔案帶來全新的理念，機遇與挑戰并存。

1 大數據時代人事代理檔案管理信息化建設存在的主要問題

1）觀念和認識的挑戰。人事代理檔案是我國在不斷發展中探索出的一種新的管理方式，但是當前社會上對這種管理方式還存在很多認知偏差，很多人都了解這是一種方案管理方式。但是這種檔案管理方式的具體內容和外在的搭配，卻缺乏這樣的了解和實踐。雖然很多工作崗位上的人都按照這種方式去管理檔案，但是在管理過程中很可能存在不理不問，造成檔案“死亡”的問題，還有一些人將自己的檔案送到人事代管之后，僅僅將其作為自己開具各種證明的方式而忽略了檔案的收集和傳遞。以上的這幾種現象都充分表明了當前數據化建設持續的問題，這使得新的資源管理方式并沒有發揮出其該有的 作用。

2）創新與安全的挑戰。利用信息來完成人事檔案的管理實際上是對管理方式的一種創新。雖然提高了工作效率和檔案管理的作用，方便快捷的同時也產生了新的問題，信息化技術本身就存在一定的安全隱患，計算機的硬件軟件更容易遭受不同類型的攻擊，本身存在的缺陷也有可能導致信息的損毀。所以在信息化模式下對檔案進行管理，所面對的信息安全問題是十分嚴重的，創新的模式固然帶來了較高的效率，但所面臨的信息問題也是不得不重視的挑戰。

3）標準化和法制化的挑戰。檔案管理是一種特殊的事物，不同于其他行業，在信息化中必須要對其標準化法制化。因為人事檔案中記述和反應人員經歷、德能勤績和工作表現的大量信息，在檔案開具證明或使用檔案中也有很多管理層次的要求，不同的企業、不同的機關和事業單位對檔案管理也都有不同的標準。首先要保證信息化管理的軟件便于安裝，便于操作；其次，更要保證其操作流程的標準化法制化，既能夠使人事管理變得簡單，又能夠確保檔案的安全和合 規性。

4）技術支持不全面的挑戰。在以往對檔案進行管理時，習慣了收集、鑒別、歸類和整理并建立相應檔案正副本，進行查閱、借閱和轉遞。在信息化的趨勢下，可以采用微機進行管理，通過手工建立卷宗，將其編制相應的編號，利用相應的檢索工具進行微機儲存，能夠大大提升管理的效率。但是一方面缺乏便捷的錄入軟件，另一方面，在錄入信息中不全面也是面臨的嚴重技術問題。雖然提高了效率，但是錄入過程中的保密性和安全又受到了新的挑戰。

2 以時代眼光從人事代理檔案管理的外延和內涵認識其信息化建設的意義和作用

人事檔案信息化建設的優勢有四點。第一點是信息數據量巨大，通過信息化建設能夠有效地將檔案信息轉變為數字化的數據，一方面企業查閱選取相應的人，才能保證用人企業或機關和事業單位在錄入關于公眾個人信息時的全面性，從社會關系等多方面提供有效的參考數據。第二點是涉及范圍廣，當前人事檔案的管理已經不停留在傳統的信息階段而論，越來越多新的信息包括五險一金的繳納情況等等，這些信息能夠更方便的使利用對象獲得相應的管理和幫助。第三點是服務層次較深，在通過錄入檔案信息之后，可以運用大數據來分析，將具有相同經歷相同學歷相同年齡相同專業等的人員歸到一類，進行相應的專業化管理，提供對應的職業資訊、職業培訓等等。第四點優勢是適應變化快，信息化已經是當下不可避免的趨勢，通過信息化建設，能夠有效地建立信息數據庫，及時的更改個人的檔案信息，能夠保證信息發揮更大的作用和價值。

3 加快推進人事代理檔案信息化管理的對策和路徑

1）提高認識 轉變觀念。首先要轉變對人事檔案管理信息化建設的觀念，充分認識到信息化技術實施能有效促進人事檔案管理水平。傳統的人事檔案管理需要用到很多紙質資料，不斷進行收集、整理等手工操作，效率不高，還很容易形成漏洞，造成信息的不準確性。要想加強信息化建設，必須要將自身的觀念轉變起來，將手工整理紙質資料的模式轉變為計算機輸入信息的模式，建立好人事檔案的數據庫。按照相應的標準對檔案的編號、字段等進行設置和分類技能，既方便的數據導出又能夠實現資源共享，有利于人力資源的全國流 動性。

2）加強培訓 提升檔案隊伍建設。要進行聯系檔案信息化建設在基礎條件滿足之后，還要具備相應的人才。能夠進行人事檔案信息化管理的，一方面要具有人事檔案管理的專業知識，另一方面要有掌握一定程度的現代信息技術，屬于復合型人才，需要在當前隊伍中進行建設和培養。首先，可以考慮針對當前不成熟的隊伍進行責任心建設綜合素質培養信息安全意識教育等，再輔以完善的管理制度，幫助搭建第一批檔案信息化管理的隊伍。其次也要針對相應的檔案信息管理人員進行專業的培訓，并且幫助員工了解信息化轉化的過程以及信息化載體的物理屬性，掌握基本的安全防護知識和安全信息安全意識，促進檔案信息化建設的發展。

3）夯實標準體系建設 切實保障技術安全。將大數據引入人事檔案信息化建設中，雖然避免了紙質檔案收集、存儲和利用過程資源浪費、效率等問題，還涉及方方面面的法律法規、標準體系建設問題，因此必須夯實電子人事代理檔案管理制度，確保電子人事代理檔案有法可依、有章可循；構建人事代理檔案的頂層設計系統，明確形成部門的業務職責，建立科學化、規范化的歸檔流程和工作機制，確保人事代理檔案工作的順利開展。要不斷地提高信息化轉化技術，提高信息安全的技術保障，對于安全問題，要從兩方面來實現：一是在管理和技術兩個層面確保智慧檔案館的安全，強化網絡和信息安全管理，完善檔案備份災難恢復服務機制，確保檔案的真實、完整與安全性。二是注重基于大數據的監控建設來強化檔案信息安全，對檔案進行電子化識別，實現全面監控，利用物聯網感知技術確保檔案不出現非正常移動等。