遵循原理，注重安全
——小議檔案管理信息化研究

高鶴林

（石家莊市人民醫院，河北 石家莊 050000）

1 “互聯網+”視域下檔案信息化安全建設的必要性與價值

1）必要性。新時期檔案信息化建設正在如火如荼地進行中，檔案管理正在以新的模式來為更多有使用需求的主體提供所需信息。相比于傳統的查找模式，檔案信息化視角下檔案的使用率明顯提升，能夠根據關鍵詞檢索快速的定位所需檔案。但在享有便捷的同時，也需要看到其所面臨的安全威脅，安全建設的價值越來越重要。究其原因，具體有二：第一，安全建設是保證新時期檔案信息化建設成功與否的關鍵要素。檔案工作本身意義重大，如何更好地發揮出其內在價值和信息優勢，是信息化時代檔案管理的新趨勢，各行業也在積極探索既安全又高效的檔案管理模式，安全建設也成為主要的建設方向之一。檔案信息化安全建設成功與否，將與檔案事業的持續發展息息相關;第二，安全建設是各領域檔案信息化的基礎。檔案信息化建設近年來進入到了發展“快車道”，但由于傳統檔案工作及檔案信息的復雜性，保證檔案信息的安全是根本。為此，想要達到該目標，則需要以安全建設為前提，為各領域檔案信息化發展提供助力，保駕護航。

2）價值分析。檔案信息化安全建設的重要性毋庸置疑，經過歸納和總結，具體如下：其一，優化檔案管理環境，提高管理效率。當前檔案信息化的安全建設，使得工作效率明顯提升。系統分析，發現在安全建設完成后，更多的精力和側重點被集中在檔案本身，無論是檔案管理單位還是檔案管理工作人員，都能夠更好的挖掘檔案本身的價值，而不是被安全問題所困擾，工作效率也因此得到全面提升;其二，提高新時期檔案管理單位的檔案管理有效性。檔案管理單位，檔案本身的價值不可估量。傳統的紙質檔案的管理，檔案的使用效率十分有限，如何放大管理優勢，檔案信息化是根本方向。只有保證安全建設，才是提高檔案管理的根本;其三，滿足現代化管理要求。紙質檔案向著數字檔案的過渡是新時期的新要求，也是新時代下對檔案管理工作提出的新目標。安全建設，重點在于對數字檔案的保護，確保現代檔案管理工作發揮效用，提高檔案信息使用效率。

2 電子和紙質檔案的同步管理

傳統的紙質檔案是最基礎的檔案形式，但隨著信息技術的快速發展，特別是在今天“互聯網+”視域下，電子檔案成為主要的檔案載體形式。安全建設，要保證電子和紙質檔案的同步管理。對于檔案的管理，要做好前期的搜集和整理工作，紙質檔案是原始的檔案手段，也是檔案的基本來源。大量檔案的積累，為今天的電子檔案整理帶來了難度。電子檔案的形成，是對傳統紙質檔案的掃描而得來，相比于紙質檔案的反復使用出現的損耗問題，電子檔案能夠有效規避，但電子檔案的安全問題也是難點所在。為此，檔案信息化安全建設，要形成雙重保證，確保紙質檔案與電子檔案的同步管理，妥善地保管好紙質檔案，也要對電子檔案提高重視程度，這樣的同步管理模式，相當于雙重的保障，使得新時期的檔案管理工作更具安全性。

3 建立明確的信息化安全管理機制

在“互聯網+”時代，檔案信息化建設在持續推進，如何保證安全建設有著正確的走向，則需要各單位依靠明確的安全管理機制，確保檔案信息化的安全建設有效性。從前文的分析當中可以看到，檔案信息化建設面臨著一定的安全隱患，為此則需要制定明確的管理制度。第一，建立檔案信息終端網絡平臺的管理機制。作為檔案信息化建設的基礎載體，終端網絡平臺是核心。在管理機制當中，要對終端網絡平臺的使用權限、使用規則和方法具體明確，防止非工作人員之外的人員接觸到終端平臺；其二，形成明確的管理制度，確保檔案信息化軟件的專人專用。對工作人員的使用標準和操作規范進行明確，并落實具體責任，避免因為操作不當的問題而影響檔案信息的有效性；其三，建立以安全維護為核心的管理機制。如與檔案信息化相關的硬軟件的維護、管理細則、保障機制等等，這些內容都要在單位內部具體明確，以這樣的方式，確保各單位檔案信息化建設有章可循，并在良好的氛圍環境中提高安全意識。

4 強化對工作人員的安全意識和能力教育

傳統的檔案管理環境中，紙質檔案是基礎載體，受到其搜集、存儲和查閱特殊性的影響，對工作人員的工作效率產生了一定的阻礙，且工作繁重，工作壓力較大。為解決這一問題，“互聯網+檔案管理”帶來了新的檔案管理工作思路，即信息化管理。為此，對于檔案信息管理的工作人員來說，需要在安全意識和檔案管理能力兩個方面不斷強化。在工作人員的安全意識的培養層面，工作人員自身和檔案管理機構要發揮出應有的作用。對于工作人員來說，要意識到新時期檔案管理工作的變化，對影響檔案安全的要素進行具體明確，看到檔案本身的脆弱性。只有在思想上意識到檔案信息化管理的難度和所需要的更多精力，才能夠按照安全操作的細則，做好檔案的信息化管理工作，提高工作效率。檔案管理單位，要積極為工作人員提供多元的培訓機會，為檔案信息化安全建設貢獻力量;在檔案管理能力方面。傳統的檔案管理方式，對傳統時期的檔案管理人員理念和操作意識上產生了根深蒂固的影響，導致在新時期的檔案管理模式下，這一群體需要一個很長的時間去適應管理工作。在這種情況下，要依托內部的培訓和自我努力，接觸新的管理模式和管理思維，對新時代的電子檔案有著深層次的認知，最終使得安全意識和綜合能力得以提升。

5 保證硬、軟件的系統優化

檔案信息化安全建設，對硬件和軟件方面有著較高的要求。硬件方面，計算機是檔案管理的核心，軟件則是針對檔案管理的專門軟件，這樣才能夠最大限度上的發揮出新時代檔案信息的有效性。但從當前的檔案信息化的潛在隱患出發，硬、軟件方面依舊要提高重視程度，保證安全。硬件方面，要確保其安全性的不斷提升，并避免受到外力作用與影響。軟件建設方面，要以檔案信息的優化為前提，并實時做好電子檔案的備份工作，充分利用云端數據，將檔案信息的安全性提升到最高等級，避免出現檔案信息的安全問題，最終為檔案信息化安全建設提供基礎保障。

6 結語

檔案管理工作是一項重要的工作形式，檔案以多元的形式記錄著社會文明的發展歷程，也關乎于各領域的發展。傳統的檔案管理工作在今天已經向著信息化的方向演進，紙質檔案也開始向著數字檔案的方向傾斜。要注意的問題是，依托網絡環境雖然使得檔案管理工作更高效，但開放的網絡環境也使得檔案信息化建設出現了相應的安全隱患與威脅，只有保證做好安全建設，才能夠為檔案管理有效性提供 保障。