企業檔案管理信息化建設的實踐與思考

李欣艷

（青海鹽湖工業股份有限公司，青海 格爾木 816000）

檔案管理的基礎就是檔案信息化建設，二者之間屬于包含和被包含的關系，檔案管理以檔案信息化為基礎，檔案信息化以檔案管理為最終目的，二者相輔相成，共同為對方提供便利。所以，檔案管理人員要具備專業的檔案管理技能，確保管理的安全性和檔案工作中零失誤，讓檔案信息化和檔案管理共同進步，共同促進企業的發展。

1 企業檔案管理信息化建設的重要性

1）實現原件的全面保護。紙質檔案會隨著時間的推移出現泛黃、破損、字跡模糊、信息丟失不全等問題，導致檔案信息價值降低、管理失去意義。利用掃描儀將紙質檔案信息轉換成數字信息，并形成電子文件進行歸類、保存和更新管理，就能避免上述問題的出現，同時也可以全面保護原件。

2）提高文件歸檔的高效便捷性。傳統的手工檔案管理方式不僅耗時耗力，而且繁瑣的文件信息需要檔案管理人員相當的細心，否則歸檔過程中極易出現失誤，而對錯誤的糾正又會引起相關信息的大面積修改，不僅增加了工作量，而且錯誤糾正不及時，也會給企業造成不同程度的損失。實現信息化之后，文件歸檔變得簡便易操作，檔案管理人員利用計算機進行一系列操作即可完成歸檔任務，智能化系統也能自動檢索可能存在錯誤的地方并提醒糾正，非常高效便捷。

3）實現檔案檢索的自動化。傳統的檔案多存放在檔案室中，企業越大檔案資料就越多，查找起來就越慢，工作量就越大。檔案管理工作實現信息化，能夠基于計算機通過在檢索框輸入關鍵詞或序號進行查詢，速度快、效率高，同時支持多角度搜索，全面保證信息查找的完整性和準確性，檔案管理的效率也可以得到極大的提升，而需要人工操作的工作量則會大大降低。

4）進一步增強檔案的安全保密度。企業尤其是大型企業的檔案信息關乎企業的整體生存和長期發展，一旦泄露就會給企業乃至國家社會造成重大損失，甚至是不可挽回的損失。檔案管理實現信息化之后，其保密性和安全性要遠遠高于紙質文件，加密設置、權限設置等，都能將檔案資料信息的查閱范圍限制在特定人群中，配合對企業員工管理意識的強化，能夠降低檔案信息遭竊或外泄的風險。

2 檔案管理信息化建設目標

由于檔案信息化建設在現代企業的生存與發展中具有重要價值，因此必須對其建設目標有清晰地設定，確保形成具體可行的戰略目標。對應到現代化企業上，開展檔案管理信息化建設工作，必然會將提升檔案管理質量、促進企業良性發展作為基本目標。而處于市場經濟體系內不同單位與發展水平的企業會因為各自的起步、發展、定位、信息化程度等客觀條件的不同，就檔案管理信息化建設問題提出差異化策略，并且結合發展需要確定科學的信息化建設重點。利用網絡平臺，檔案管理人員將新發生的事件信息實時記錄下來，企事業單位內部人員也可以在手機等移動終端上進入檔案，及時接收、并且結合個人需要隨時搜尋其他相關信息，極為便捷迅速。加上信息數據可以在計算機內部及時更改，便于信息的更新和修正，且計算機信息容量大，方便長期儲存，能夠延長信息的歷史使用時間。為了實現企業檔案管理信息化建設的重要目標，加大對新媒體的運用，實現二者的緊密結合，是企業面對的首要問題。

3 檔案管理信息化建設的創新思路

1）注重檔案信息化建設基礎業務。公司需要對基礎業務予以重視，逐步增強檔案信息化建設的廣度與深度，提升檔案管理的質量與數量水平，漸漸搭建出信息資源庫，使得檔案的搜集數量大大提升，構建出一個多樣化、豐富的檔案數據資源庫。要提升檔案信息化建設的基礎業務，需要從以下幾個方面著手：首先，需要強化對檔案信息的獲取。在公司的檔案信息化建設中，檔案是關鍵的內容，公司的檔案信息化建設效果會受到檔案數量的制約與影響。所以，需要強化對檔案的收集，這是將來檔案信息化建設的基礎。其次，需要對檔案數據庫展開統一規范。只有規范化、統一化的信息格式，才可以形成高效、規范的檔案信息共享資源。在進行檔案信息化時，公司需要切實推進文字檔案的信息化儲存，通過新時期技術，有效保護企業相關數據，把傳統的書面文字檔案轉變成為電子檔案，構建出信息資源庫，保證檔案資源可靠、全面，方便員工進行快速查閱，使得檔案管理的效率得到提升。最后，還需要給予有力的軟硬件支持。從硬件建設上個進行分析，公司的檔案管理機構一定要得到上級領導的支持，獲得足夠的資金支持，從而讓硬件需求得到保障。而對于軟件建設來說，公司需要構建出與自動化密切結合的辦公系統，并嚴格根據我國的信息化建設行業標準與法律。在積極展示時效性、全面性、準確性的基礎上，促進公司檔案管理有效整合，實現檔案信息化高效管理。

2）建立檔案信息資源共享機制。基層不同單位的工作差異性較大，政府相關部門在進行基層管理階段，需要推進信息共享工作，通過網絡管理體系的構建，利用科技手段將各個區域的國有企業檔案搜集起來。此時管理部門對基層水利檔案管理工作足夠了解，此時信息化的建設還能將不同單位的檔案調用工作做好，也就是說當國有企業檔案丟失或需要臨時調用時，可以從上級部門所建立的檔案信息庫直接進行調用，通過對檔案信息的安全管理，則員工的安全意識能有效提升，在檔案管理工作階段注重個人的專業性。通過定期組織基層部門參與研討會議的途徑，各個單位有機會一起討論，在檔案信息化建設方面的問題，注重對檔案信息化進度進行調控，各個部門有機會反思自身在實踐工作階段的不足，并實際采納改進與優化方案。此時基層單位對各個階段的國有企業項目落實情況有一個更為全面的了解。

3）培養高素質的檔案管理人才。原有的檔案管理工作形式簡單，因此管理者存在素質較低的問題，大部分檔案管理者只是懂一些基本的計算機操作技能和檔案知識。但是新時期檔案管理工作需要高素質的管理人才，需要檔案管理者擁有較強的綜合能力。因此，公司需要強化校企合作，通過引進學校的一些高素質、優秀人才，為公司的檔案管理工作注入新鮮的血液與活力。同時，公司還需要對檔案管理者展開計算機技術培訓，讓管理者熟練使用各種計算機技術，甚至可以讓一些優秀的員工出國深造，讓他們學習更為先進的檔案管理技能與知識。除此之外，公司的檔案管理者還需要主動加入公司開展的再教育活動與培訓活動中，努力學習檔案管理信息化建設過程中的相關經驗，逐步增強自身的管理水平，并按照公司的現實運營狀況，促進企業檔案管理信息化建設。

4 結語

由此可見，隨著大數據時代的來臨，公司展開檔案信息化建設已經是大勢所趨。檔案信息化建設是一個動態的、復雜的內容，只有企業密切結合自身實際，分步實施，科學統籌，以多個部門的配合、技術保證、資金支持等為依托，打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，才能夠創新檔案管理方法，緊抓機遇，以檔案信息化建設促進公司的信息化全面發展。