加強科技檔案管理信息化建設的策略分析

魯 倩

（中國鐵路設計集團有限公司，天津 300301）

當今世界已經逐漸的進入創新時代當中，知識的涌現迅速加速，技術爆炸、產業變革、科技創新持續迸發。在經濟社會持續發展的過程當中，信息化已經成為非常重要的一個標志。所以，在這樣的背景下，在開展科技檔案管理工作的過程當中，要想達到理想當中的效果，就一定要加強信息化的建設。這樣才能夠滿足時代發展需求，推動工作的進步和發展，讓原本手工工作的弊端和不足得到真正的 改進。

1 科技檔案管理信息化的內涵分析

1）資源信息化。在針對科技檔案開展信息化管理的過程當中，資源方面的信息化往往是代表性最強的一項措施[1]。通過對計算機以及信息系統技術的有效運用，可以讓檔案資源實現合理分配和社會共享。在當前信息化時代的背景下，檔案管理這項工作在開展的過程當中，信息技術已經成為一種必要支撐。針對檔案的信息化建設，主要可以包含于基礎平臺的構建、信息資源的建設，可以通過信息技術的有效運用對數據庫和資源庫進行構建，保障資源在開發的過程當中能夠更加快捷和方便，有助于資源的共享，讓資源的價值得到最大化的發揮。

2）方式現代化。在傳統模式下，在對檔案資源進行保護的過程當中主要采取基礎設備、庫房存儲等方式[2]。但在信息技術高速發展的背景下，檔案的儲存介質也得到了不斷的開發和研發，比如可以通過聲像檔案、電子檔案、機讀檔案等各種各樣的方式，讓信息得以良好的儲存。同時，也可以通過磁盤、光碟等現代社會下的新型產物來生成不同的介質。這樣在后續資源利用的過程當中也會更好的提供便利，讓信息檔案的完整性和安全性得到更好的保障。

3）手段科學化。在推動檔案管理信息化建設的過程當中，手段方面的科學化也是非常重要的一項內容。主要可以包含技術手段和理論手段[3]。要求在信息時代的背景下在開展檔案管理這項工作的過程當中應該將現代管理理論和管理經驗有效的融合在信息化建設過程當中，保障信息管理機制的構建更加完整和完善，可以在管理工作開展的過程當中將一些先進的手段和設備融入到其中。這樣就可以讓科技檔案在管理的過程當中更加凸顯現代化、專業化和科學化，達到理想當中的管理效果。

2 加強科技檔案管理信息化建設的策略

1）完善管理體系，加強信息建設。如何更好地推動科技檔案方面的信息化建設，是現代背景下管理部門在開展相關工作當中應該積極探討的重要問題。但要想真正的實現信息化的有效建設，首先就應該在傳統觀念上做到一定的轉變。這樣才能夠推動檔案管理工作得到創新，能夠有效地運用現代科技達到良好的管理效果。例如，管理部門在這一過程當中一定要密切的結合時代的發展腳步，應該對信息化在管理工作當中的重要性產生一個正確的認知，并能夠適當的將信息技術融入到每一個管理流程當中，讓工作質量和效率得到進一步的提高，也能夠讓檔案的價值和作用得到充分的發揮。這樣就可以避免出現落后的情況，更好地為檔案管理創造優質條件，對于日常管理工作的開展將會產生非常大的推動作用。

2）加大資金投入，加強信息建設。要想更好的針對檔案管理加強信息化建設，是無法與資金投入脫離的。只有不斷地加強資金投入才能夠提供物質基礎，保障檔案管理在開展過程當中信息化得到順利的建設。例如，相關政府部門應該展現出自身的作用，應該針對檔案管理加大資金投入和建設，可以讓檔案部門在日常開展工作的過程當中有物質基礎，對一些硬件和軟件進行購買。此外，當地政府也應該加大扶持政策，應該在科技人才的培養上加強資金投入，建設完善的系統，并同時給予管理人員相應的優惠政策，讓管理人員在日常工作開展的過程當中可以態度認真、工作負責，這樣就可以在無形當中推動檔案管理建設得到不斷的創新，有效地解決在傳統檔案管理工作當中遇到的問題和不足，讓最終的管理效率和質量得到進一步的提高。

3）培育管理人才，加強信息建設。在推動檔案管理信息化建設的過程當中，人才的培育也是非常重要的。所以也應該對人才進行優化，保障人才的信息素養較高，這樣就能夠使得信息化建設工作得到順利的推動。例如，一方面，在開展人才招聘活動的過程當中，可以對一些相關專業的畢業生進行招聘。為檔案管理信息化建設的開展提供更多的新鮮活力和血液。另一方面，對于本單位現有的管理人才，也應該秉持著理論結合實踐的原則開展相應的培訓。帶動現有人員在管理水平方面的提高，提高現有人員的信息化素養，達到理想當中的人才需求和標準。此外，同類單位間的管理人才也應該不斷的進行互動、交流、溝通。這樣可以在互動當中實現經驗和技能的彼此互換，有助于人員在綜合素質方面的不斷增強。這樣就可以保障管理價值及效率得到充分的發揮，讓檔案管理工作的開展變得更加有效和持續。

4）優化系統構建，加強信息建設。在信息技術支撐的背景下，應該加強系統建設。例如，首先，應該保障資源數字化的建設，這是項目在實施過程當中的關鍵所在，將對后續的服務質量產生直接的影響。在檔案數字化建設的過程當中主要包含紙質檔案、照片、音像等，都應該進行相應的數字化處理。在錄入的過程當中也應該從檔案目錄、檔案全文上加以數字化的處理，加大系統的建設。其次，針對檔案全文的數字化處理，在錄入的過程當中可以采取掃描錄入這一方式，將檔案原貌逐頁儲存以圖像文件的方式最終得以呈現。同時，也應該對目錄索引進行編制，或采取相關的光學技術來識別過后以文本格式的方式進行儲存，以便于檢索，為后續的服務更好的提供便利。這樣就可以保證在后續資源運用的過程當中對一些檔案的詳細內容進行快速的查找，有助于資源價值的有效發揮。

5）屏蔽手工工作，加強信息建設。除了以上這幾個方面之外，也應該加強管理工作的科學化和自動化建設。應該對傳統模式下手工作業中的不足和弊端進行摒棄，讓每一個管理環節都得到優化和完善。例如，在針對檔案管理加強自動化建設的過程當中，主要可以劃分為審批系統文件的分發、整理、收集、組卷、入庫、歸檔、利用、鑒定、回收、銷毀等相應的內容。在其中的每一個流程當中都可以加強技術的有效運用，讓工作在開展的過程當中更加具有效率性和準確性，可以在交互系統當中進行完成。對于在這一過程當中出現的校審記錄會在系統當中生成，方便于下載和查看。也能夠對整個過程實現實時監控。此外，在歸檔完畢之后，也可以由信息化檔案室來下載打印，更好的實現歸檔處理，讓原本在審批過程當中的繁雜性得到真正的規避，提高效率，節省時間，有助于紙張的減少，起到一個環保的作用，讓信息化建設得以實現。

3 結論

綜上所述，在當前的時代背景下，在開展科技檔案管理這一工作的過程當中不斷的加強信息化建設是非常重要的。這樣可以更好的滿足時代發展，讓管理流程得到完善和信息化、自動化的建設，達到理想當中的服務水平。因此，在這一過程當中可以從完善管理體系、加大資金投入、培育管理人才、優化系統構建、屏蔽手工作業等方方面面入手讓信息化建設得到最大化的加強。