企業戰略合作協議檔案管理探究

■王麗麗

（遼寧省丹東市振安區商務及工業信息化服務中心）

在企業檔案的管理工作中，合同是非常重要的類別，合同檔案管理也是其中非常重要的管理內容。作為社會發展產物的戰略合作協議目前屬于無名的非典型合同，盡管其對社會經濟發展具有重要作用，但在實際的歸類中，對戰略合作協議的分類管理還是存在一定難度的，因而仍需就企業戰略合作協議檔案管理中存在的問題加以分析，探究優化方案。

1 戰略合作協議價值

首先，戰略合作協議是合作雙方關系上升到戰略關系的有效證明，是企業之間達成強強聯合、增進業務融合、提升戰略認同感以及充分發揮自身優勢的重要表現。而在戰略層面的合作，也能充分的實現人才、資源、技術的共享，實現合作雙方的共贏目標[1]。其次，是合作雙方進行深層次合作的良好指南。雙方合作意向的初步達成過程就是協議檔案形成的過程，這其中明確企業未來合作的重點方向，為進一步展開各項合作事項提供了指南。而且戰略合作協議只是約定框架，對雙方的權利與義務并不能直接規定，對此，還需要雙方合作機構結合協議內容，從實際出發細化落實各項合作事宜，簽訂具有法律意義的合同。再次，是企業的業務部門開拓市場的有效保障。對于合作企業而言，既可以根據戰略合作協議達成合作共識，促進交流，也可以將其作為企業各業務部門以及分支機構進行市場開拓的通行證。

2 企業戰略合作協議檔案管理中存在的問題

2.1 管理意識不足

在企業戰略合作協議檔案管理中，對戰略合作協議檔案管理重要性的認識，是決定能否有效管好協議檔案的關鍵。而從目前的管理實踐來看，由于一些戰略合作協議具有較短的有效期限，就導致大部分協議都在業務部門、人員手中停留，并未能從其長遠價值出發加強對協議的管理意識。對此，業務部門通常會將其作為短期保存檔案，鮮少移交給檔案管理部門，因而導致協議檔案的管理仍處于不完善狀態，影響了戰略合作協議檔案長遠價值的發揮以及對戰略客戶的持續跟蹤開發。

2.2 存在失控風險

目前，戰略合作協議多是由兩個或兩個以上的平等法律主體共同簽署的，因而協議檔案一般由主要的牽頭機構負責。例如在銀行各分行與地方政府（或企業）間簽署戰略合作協議時，通常要以總行名義簽訂，簽署后為方便分行取用，則由各地分行保管；而總行以及總行各職能部門主導的戰略合作協議則在總行各部門保管。采用這種誰帶頭誰管理的方式雖然短期方便各部門的利用，但在超過有效期限后，容易面臨一定的處置風險，對協議檔案的長期管理來說具有一定的風險。

2.3 未進行專門檔案分類管理

根據《合同法》規定，戰略合作協議并不屬于其任意一種合同類別，所以在實際工作，大部分戰略合作協議檔案會直接與企業經營中其他類別的合同檔案進行混合管理。再加上管理人員理解戰略合作協議內容的維度不同，就會導致一些內容相似的協議檔案被歸入不同類別的檔案中，對查找利用帶來不便。對此，還需要企業進一步調整管理方案與組織人員架構，設置專門的戰略合作協議檔案管理體系，避免為戰略合作協議檔案的連續保管帶來不良影響。

2.4 歸檔范圍有待調整

通常來說在戰略合作協議的簽署中，都會進行非常隆重的簽署儀式，其中就會產生一系列的影像、聲音以及圖片檔案，這些資料的存在同樣見證了戰略合作協議簽署的過程，也是協議簽署中重要的部分，但在實際的檔案整理與收集中，很少會將這部分資料也納入檔案管理體系中，檔案歸檔范圍還僅限于文件合同的簽字蓋章，這就導致檔案的完整性與準確性還有一定的缺乏。

3 優化企業戰略合作協議檔案管理的措施

3.1 提升檔案歸檔意識

在檔案管理中，管理部門只有積極掌握公司業務，熟悉企業業務活動中各項協議的簽署，才能更好的將各項業務活動檔案對企業發展具有的長遠價值與現實價值宣傳到企業的業務部門。對此，要提升戰略合作協議檔案歸檔意識，也需要從這兩個部門入手。在企業內部，檔案管理部門有普及檔案知識的義務，并據此促進企業業務部門提升對戰略合作協議管理的重視程度，并認識到失去有效期的戰略合作協議對企業的未來發展仍具有重要的參考價值。要明確經營戰略客戶需要長期的努力與維護，而作為良好客戶關系的證明，戰略合作協議檔案的價值自不必說。

3.2 采用科學的管理模式

對于企業戰略合作協議檔案的管理模式，本文主要提出集中管理、分散管理以及同步管理三種模式，首先，集中管理，即主要是以總部名義簽訂的協議幾種由總部檔案部門管理。這一管理方式比較統一，便于長期管理，以便于總部為各部門提供檔案資料，但同時，也增大了總部的工作量，申請調用檔案的流程也更為煩瑣；其次是分散管理，即誰帶頭簽署就由誰保管。這一方式減輕了總部的工作量，方便調用，但會導致總部缺乏有效的調配，出現負責人的更替時也容易出現檔案缺失的風險；最后是同步管理，即以總部名義簽署的至少要向總部備份一份，其余檔案由各部門自行管理。這一方式相對集中，多重備份也保證了檔案安全，方便各部門的調用，但是由于多頭管理必然導致資源浪費，也未必能滿足檔案歸檔要求[2]。綜合來說，三種模式各有利弊，所以在實踐中還需要結合企業的經營模式與業務規模進行調整，綜合選擇風險最小、調用最便利的方案。

3.3 根據流程與制度展開協議檔案管理工作

要想有序的做好企業的管理工作，必然要將管理工作有效的落實到企業的管理流程與制度當中。因而在企業確定管理模式后，就需要進一步把控管理流程與制度，即從制度角度明確戰略合作協作的檔案類別，采用優化管理流程來達成對協議的管控。例如采用集中管理模式時，協議簽署后就需要先將檔案歸總部歸檔登記，并掃描原件形成數字化副本，若帶頭部門需要原件也可以通過借閱流程進行借閱，但在借閱后需及時歸還[3]。如此一來則避免了機構改革、人員調整中可能出現的資料遺失。

3.4 注重協議檔案收集的完整性

正如上文所述，在戰略合作協議的簽署中通常會出現大量的聲像檔案，對此，就需要進一步擴大檔案資料收集范圍，從而將重要的聲像資料收錄到協議檔案之中，并作為企業未來宣傳推廣的重要素材。在實際資料收集中，一般由帶頭簽訂部門負責對簽訂中聲像檔案的收集與歸檔，協議簽訂后，也要由帶頭部門同步、完整地收集、移交聲像檔案。另外，對于營銷、管理等部門在收集與管理相關影像資料的過程中，還需要檔案部門予以合作與指導，及時將重要的聲像檔案收集歸檔，以確保協議檔案的完整性。

4 結 語

綜上，作為具有平等主體機構間簽訂的框架、意向協議，企業戰略合作協議雖然少有具備法律效力，但作為企業經營發展的重要見證，其對企業的重要價值是不言而喻的。而鑒于對于戰略合作協議的特殊性，企業可對其進行專門類別檔案管理，并兼用同步、分散、集中等管理模式，注重對協議簽署中各項資料的收集整理，為充分利用和開發戰略合作協議檔案創造條件。