精益生產理論在企業會務工作中的應用探討

◎李婧

伴隨著社會和經濟的快速發展，各行各業間的溝通與交流越來越頻繁，企業之間的競爭也愈來愈激烈。會議是企業發展中非常重要的活動之一，包括決策、控制、協調和教育等功能，在企業的生產經營管理活動中發揮著極為重要的作用。企業應當加強對企業會務接待工作的重視，實行精益管理方式，科學、規范、高效地完成每一次會務接待工作。基于此，文章闡述了企業會務接待工作的相關內容，然后探討了企業會務工作中存在的問題，并就精益管理理念在企業會務接待工作中的應用展開了簡要分析。

一、會務工作的概念及其作用

會務工作是辦公室工作的重要組成部分，同時在企業日常運營中也承擔著溝通與交流的功能。企業中的會務類別非常多，比如辦公會、晨會、例會、座談會、交流會、評審會等。通過各類會議，能夠進一步貫徹企業的戰略決策，統一內部思想，提升企業的內部凝聚力，所以，會務工作在企業的日常管理中起著非常關鍵的作用。

企業會務工作不但能夠實現內部管理的上通下達，同時還可以實現內部與外部的良好溝通，最終實現各個部門之間的協調和配合，同時也是企業領導層向下灌輸決策和理念，員工向上反映建議意見的重要渠道。從某種程度上來講，企業會務工作質量直接關系到企業的經營發展狀況。

二、精益生產理論應用于企業會務工作的必要性

精細化管理理論最早起源于日本。它是對社會分工進行更進一步的精細化劃分。這一理念，符合我國當前大力倡導的工匠精神，也是現代管理理念的重要一環，還體現出了對工作質量的高品質追求。隨著精益生產理論的快速發展，如今，它已經變成一種現代先進的管理理念、企業文化和工作標準。在管理的過程中，不僅強調需要應用專業化的管理手段，系統化的管理模式，還需要建立在數據化和信息化的基礎上，將管理的重點放在服務對象上，強調管理效率，注重給服務對象帶來良好的管理體驗。經過系統的、專業的精細化管理，有效節約應用于管理的時間與精力，達到提高管理效率的同時減少管理成本的支出。將精益生產理論引入會務工作有利于更加科學規范地開展會議接待工作，也有利于優化完善會務相關管理辦法，提高會務工作的服務質量和工作效率，從而提升企業整體組織管理和服務水平。精益生產理論在會務工作中的運用是使會務工作適應當今社會專業和精細化發展的新形勢、推動會務工作從粗放型管理向精益化管理轉變的必經之路。

三、企業會務工作中存在的問題

企業會務工作中存在的問題大致包括以下幾個方面：

1.會前準備工作不夠充分和細致，易出現遺漏和疏忽之處。一般來講，會議在召開之前應當先擬定籌備工作計劃書或籌備工作方案，然后召集會務工作人員召開工作協調分工會，對會議的種類、規模、范圍等予以明確，對會議的流程、安排、環節等予以布置，做到分工明確，責任到人。否則，很容易出現會務細節的疏漏或工作安排的漏項，使得會務工作人員之間信息不對稱、會務工作前后脫節、甚至不能順利進行會議等諸多麻煩，嚴重影響會務工作質量。例如：下發通知后，沒能及時確認更新與會來賓的準確行程，直接導致用餐、用房、車輛預定的失誤；打印席卡時，出現與會人員名單中姓名拼寫錯誤、人名與職務不對應等現象；與會人員入場時，未安排好入場引導，導致人員入場時間長、會場嘈雜無秩序，影響會議按時召開，給參會人員造成諸多不便。

2.會議開展過程中，會務工作人員未能做好現場秩序維護和服務保障工作。會議開展過程中，是最能直接考驗會務工作人員應急反應能力的環節。因為你準備的再充分也不能完全預料現場會發生什么，各種突發狀況都會在第一時間反映在現場會議中。例如：會議進行過程中，發生設備故障、議程調整等突發狀況時，工作人員未能在現場快速發現、處理或調動應急預案，進程會被打斷、會場會出現“冷場”的局面；有時，參會人員由于特殊情況晚到或早退，會務工作人員沒能及時的引導和安排，導致參會人員在會場中來回走動無法落座，嚴重影響到會場的紀律和秩序。

3.會后未能及時交流總結和反思。一般來講，會議結束后，應當及時總結經驗、吸取教訓、提出改進措施。會議的結束并不意味著會務工作的結束，每場會議都有值得保持和發揚的經驗，也有需要改進和反思的不足之處。會務工作每總結一次，下一次的會議管理服務水平就提高一點。日積月累的交流總結和反思，可以加速會務工作達到行云流水，高質高效的最佳狀態，極大地提升公司整體的會務服務管理水平。如果每次會議只是按照會議議程草草收場，那么會議管理服務水平將停滯不前，甚至導致惡性循環。

4.會議名目繁多。有些企業熱衷于開會，大事小情都希望通過會議來解決，導致出現“會山會海”的情況，會務環節設置過多，時間長、效率低，會務工作人員接待壓力大，會議整體質量不高，間接導致會務費用成本大，支出多，與“精簡、高效、節約辦會”的原則背道而馳。黨的十八大以來，中央要求精簡會議、改進會風，提高會議效率和質量。習近平總書記在2014 年“5.8”中辦講話中強調“五個堅持”，要求無論辦文、辦會、辦事，都要一絲不茍、嚴謹細致、精益求精。精細化辦會，把每一個環節做細、做精，力求每一次會議高效、圓滿。

四、精益生產理論在會務工作中的實際運用

1.“精益”的目的分析。精益中的“精”字的內涵為完美、精確，其中的“益”字則是利好之意，意思表述為追求極致。在會務當中應用精益理念，主要表現在組織策劃的精心、會務工作的細致開展方面。會務工作涉及多個環節，且內容細節眾多且分散。要高效完成會務工作的首要任務是制定可行性高的方案，此時體現的是精益中的“精”這一思想理念。在會務開始前，工作人員要進行詳細、全面的工作方案的制定，確保內容涵蓋會務工作的方方面面，既要合理進行經費預算，也要詳細進行會議現場勘察，要對與會人員的座位進行安排，并明確參會人員名單，選擇適合的方式通知參會，還要對會議的流程進行細化。同時，還要準備席簽與會議材料，采購會議召開所需的各種物資。此外，還要精心布置主席臺，調試燈光、音響以及攝影設備，安排會議引導及禮儀人員，對參會人員的食宿、交通以及會務召開時的新聞發布等內容進行詳細規劃。確保工作計劃內容詳細、全面，不可遺漏任何一項工作。

“益”這一理念主要體現在會議召開全程中的各個環節當中，要確保任何一件小事都要完美完成，任何一個細節都到精細安排，確保工作質量，從細節之處彰顯工作的精細化與優質化。

2.精益生產理論在團隊的運用。精益生產強調“團隊工作法”，要求團隊中所有的工作人員都要對團隊的決策以及執行起到作用，從而確保工作成效。參與會務工作的所有人員是一個整體和團隊，他們的工作目的就是為了確保會務工作的順暢開展。對于會務團隊來講，“精益”主要體現于下面兩個層面：

（1）目標要精，團隊中所有工作人員都應該秉承著認真、負責的理念，心往一處想，勁往一處使，互相幫助，勤于溝通，以精品工程為工作目標，嚴格要求，確保會務工作質量；另外，需要注意的是，所有人都要服從管理，假如團隊工作人員各行其是，那么即便做好了自己的工作，也必然會影響整個會務工作的高效、順暢開展。所以，在會務工作執行中，要絕對服從安排，通力協作，為高質量會務工作的完成打下基礎。

（2）落實要精，在會務工作開展前一定要制定詳細的計劃和規劃，編制出細化的工作流程，將責任落實到人，團隊中每一個人的任務和職責都要進行細化，從而保障各個會務環節能夠實現無縫銜接。對于不清楚、不明白、不理解的地方要及時請示，絕不擅作主張。對于關鍵細節，一定要多人核對，多次檢查，不放過一個疑點，不遮掩一個盲區。確保工作沒有漏洞，任務沒有漏項，人員沒有漏位。甚至很多大型會議在舉辦之前都會進行“演練”。雖然只是“演練”，但會務工作人員依然要正確的對待且全身心的投入，因為“演練”有助于提早發現和解決會務工作中可能會出現的各類預想不到的問題，同時，使得會務工作人員更加清楚自己在團隊中的角色和所承擔的任務，更有利于正式會議的順利開展。另外，在落實會議組織工作時，會議的形式也是可以靈活變動的，并非一成不變。例如：今年爆發的新型冠狀病毒肺炎具有極強的傳染性，那么在組織會議的時候應該多選擇視頻會議的形式。如必須進行現場會議時，會務工作接待人員要注意座位的隔離、采取分餐制，并且準備口罩、酒精、洗手液等防疫用品，確保會議正常、順利、安全舉行。3.目視化管理的運用。

所謂目視化管理，在精益生產理論中指的是工作人員要依據自身的視覺感知進行分析和判斷，目視化管理也就是強調要重視現場的情況，運用于會務工作就要重視會議現場的狀況，很好地開展會中服務工作，提升現場服務水平。

會務工作開展過程中，服務的質量直接影響著辦會的品質，很多會議開展期間都會發生一些突發的情況，面對這種情況，會務工作人員應該時刻警惕，保持清晰的頭腦，冷靜快速的處理各種突發狀況。比如會務人員變動、桌牌修改、議程變化、音響與燈光故障等。在入場階段，人員較為集中，參會人員對會場熟悉度不足，很容易導致混亂，因此，會務人員要時刻關注場中的情況，積極主動進行引導，確保會場秩序。會議開展過程中，工作人員要時刻關注參會人員的各項需求，并盡可能的進行滿足；同時，還要時刻監督會場秩序和氛圍，必要時進行提醒，保持會場的安靜、有序，面對部分參會人員手機振動或者需要接聽電話時，可以友善的提醒并引導場外進行接聽。

4.精益生產理論要求“精簡辦會”。

在會務工作中融入精益生產理論主要是要與時俱進地運用精簡理念進行會議的策劃與舉辦。首先，要確保會議預算的清晰明了，應以上一年預算的編制與執行狀況為依據進行當年預算的制定，結合企業發展實際、了解當下的經營需求，通過嚴格的預算審查與批復之后再予執行，以實現各項資源的有效節約，減少不必要的支出，在簡潔中突顯隆重，利用有限的資金實現會務工作的最優化展現。同時，要對會議的場次及各個環節進行簡化，力圖時間及物資成本都可有效節約。確保會議效果不受影響并實現工作效率的最大化，進而保證高效、務實的召開會議。如預算申請時，應在確保會議質量的同時盡可能降低產品成本，以既定標準為依據進行酒店、會議室的安排，不可過于奢華；最好在企業內部進行用餐接待，如必須外出用餐也應選擇與企業有協議的餐廳，禁止在高消費場所進行用餐接待；應根據與會人員的行程合理進行車輛安排，以減少車輛準備數量，降低車輛閑置率。此外，在賓客接待時，不得布置任何形式的歡迎設施，如懸掛條幅、鋪設紅毯以及敬獻鮮花等歡迎儀式都要嚴格取締，此外也不得到機場等處進行與會人員的接送，如存在特殊情況也應盡量安排工作人員自行接送。企業將精益理念融入自身發展的各個環節才可確保其在激烈的市場競爭中立于不敗之地。由于會議的重要程度不同，可將會議分成多個處理級別，董事會會議、總經理辦公會議以及年度工作會議等重大會議劃歸為一類會議，以生產、預算等作為主題的專題會議屬于二類會議；各個部門之間的交流與溝通會議屬于三類會議，除這三類會議以外的其他會議都屬于四類會議。不同級別的會議，企業的組織策劃與接待規格也并不一致，對會議進行檔次劃分有利于根據會議類型進行組織策劃，可確保各類會議都可圓滿召開。

5.精益生產理論要求“持續改進”。

企業在會務接待工作的過程中，需要做到與時俱進，持續完善。隨著科學技術的快速發展，企業應加大先進技術的應用力度，將信息化管理模式應用到會議現場管理過程中。目前，很多企業的會議通知都制作了電子版本，可以在多個社交媒體上發送；在會議活動的登記、入場過程中，也不再實行紙質的簽名形式，普遍使用會展信息系統整合參會人員的信息，并進行存檔，進而將這些信息應用到了會議活動開展的全過程中。這樣對于會務人員和參會人員來說，都極大地提升了效率。還有一點值得注意，隨著社會的發展，信息的流動速度比想象中更快，對于涉密會議和接待更應嚴格遵循保密原則，不斷提升接待人員的保密意識，加強保密教育，嚴肅保密紀律。對于會議中來賓的個人信息、日程安排等切實做好保密工作。如有涉及國家或公司保密級內容的信息，必須按照保密工作有關制度嚴肅執行。

另外，“持續改進”中也強調了一個關鍵的步驟就是會后認真及時的總結。一次完整的會務工作不應以會議的結束而結束，而是應該在會議結束后召集所有會務工作人員進行總結，并梳理和分析會務工作中的亮點、不足以及問題，并對難點進行討論，找出可行的解決措施，然后進行復盤，將可能出現的隱患扼殺于下次會議之前。針對其中存在的亮點，要繼續保持和發揚，并在其他會議組織中進行推廣，從而使會務接待和組織水平持續獲得持續提升。

五、結語

綜上所述，會務工作是一項細而又細、實而又實，永無止境和上限的工作。在現代會務工作中，精益生產理論的作用越來越被人們所重視和認可，會務工作人員應該深刻、透徹的理解精益生產理論的內涵，并將精益生產理論與會務工作實際相結合，以認真、負責的態度來安排每一場會議，從而確保會議質量，推動企業會務工作水平持續提升。