物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制管理體系構(gòu)建思考

◎張歆

一、內(nèi)部控制管理

內(nèi)部控制管理是組織內(nèi)部有效防范風險，提高管理能力的重要舉措。通過內(nèi)部控制管理能夠?qū)⒁匀肆Y源管理、法律事務、財務管理、固定資產(chǎn)管理、采購管理為主體的組織內(nèi)部主要管理內(nèi)容進行有效的管理。對于組織管理的實際情況應編制組織內(nèi)部控制管理報告，通過階段總結(jié)性的報告實現(xiàn)組織內(nèi)部控制管理的梳理與總結(jié)，組織內(nèi)部控制制度劃分為內(nèi)部管理控制制度與內(nèi)部會計控制制度兩大類。內(nèi)部管理控制制度是指那些對組織內(nèi)部經(jīng)濟活動、固定資產(chǎn)、法律事務、采購等可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制。例如，組織單位的內(nèi)部人事管理、技術(shù)管理等，就屬于內(nèi)部管理控制。內(nèi)部管理控制由組織的計劃和主要與經(jīng)營效率和堅持經(jīng)營政策相關(guān)、通常只和財務記錄間接相關(guān)的所有方法和程序組成，一般包括統(tǒng)計分析、工時和操作的研究、業(yè)績報告、雇員的培訓計劃和質(zhì)量控制等控制手段。其目的是提高經(jīng)營效率，促使有關(guān)人員遵守既定的管理方針。內(nèi)部控制報告，是指各類組織在年度終了，結(jié)合本單位實際情況，依據(jù)相應法律法規(guī)，按照本制度規(guī)定編制的能夠綜合反映本單位內(nèi)部控制建立與實施情況的總結(jié)性文件內(nèi)部控制按其基本內(nèi)容所涉及的范圍可分為內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制。內(nèi)部管理控制主要是采用財務會計以外的方法對管理系統(tǒng)進行的控制。內(nèi)部管理控制涉及到組織機構(gòu)的設置、以及涉及經(jīng)營效率、管理方針的執(zhí)行和與財務記錄有間接聯(lián)系的各種方法和程序。這些方法和程序一般包括統(tǒng)計分析、質(zhì)量控制、生產(chǎn)控制、員工培訓計劃、管理組織機構(gòu)和組織人事控制等各方面。內(nèi)部控制的目標之一是確保企業(yè)遵循政策、程序、規(guī)則和法律法規(guī)。良好的內(nèi)部控制體系可以幫助物業(yè)企業(yè)建立良好內(nèi)部分工的職能機制，實施相互之間制約又聯(lián)系的控制程序和控制措施，確保企業(yè)在遵循法律法規(guī)及規(guī)章制度的前提下提高經(jīng)營管理效率，進而增加企業(yè)績效。

二、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理體系構(gòu)建

物業(yè)企業(yè)是提供物業(yè)管理與服務的組織，在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理工作中，物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系的構(gòu)建，可以從管理自身入手，按照內(nèi)部管理控制的一般順序和規(guī)律進行構(gòu)建。具體而言，應從制度建設、崗位設置與權(quán)責明晰、流程再造、監(jiān)督評估四個大的方面構(gòu)建基礎內(nèi)部管理控制體系，在此基礎上結(jié)合物業(yè)企業(yè)自身經(jīng)營特點、管理要求及風險點進行系統(tǒng)化、精準化完善。一是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系的制度子系統(tǒng)健全與完善。制度系統(tǒng)建設是物業(yè)企業(yè)開展內(nèi)部管理控制的基礎，在制度系統(tǒng)建設中應圍繞物業(yè)企業(yè)的采購、固定資產(chǎn)管理、財務、法務以及風險防控等方面進行各項制度的制定與實施，通過制度群來實現(xiàn)有制度可遵循的內(nèi)部管理控制環(huán)境。二是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系的崗位設置與權(quán)責子系統(tǒng)的明確與細化。內(nèi)部管理控制是一個嚴謹?shù)墓芾硐到y(tǒng)，在這個系統(tǒng)中要實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的安全運行，應對崗位設置進行明確，同時對每個崗位的職責進行細化，通過崗位的精準與職責的明確來提升物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系的高質(zhì)量運行。三是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系的流程梳理與再造。流程的規(guī)范、嚴謹能夠保證各項工作的規(guī)范、有序進行。在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系中，對流程的梳理與再造是提升內(nèi)部管理控制水平和質(zhì)量的重要工作，在流程梳理與再造工作中應在制度建設與崗位設置的基礎上將內(nèi)部管理控制的各個環(huán)節(jié)科學、合理的銜接，確保內(nèi)部控制與管理的有序開展。四是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系監(jiān)督評估子系統(tǒng)的選擇與實施。監(jiān)督、評估是管理的有效手段，在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制體系中監(jiān)督應包含自身監(jiān)督與外部監(jiān)督兩個組成部分，自身監(jiān)督是對內(nèi)部管理控制的全過程、動態(tài)監(jiān)督，而外部監(jiān)督則能夠較為客觀、公正、獨立于物業(yè)企業(yè)自身之外進行監(jiān)督。評估則是對內(nèi)部管理控制的實際效果的評價，在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理控制工作中評估工作不可或缺，同時對于評估的結(jié)果應高度重視，并及時反饋，進行修正。

三、物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理工作建議

物業(yè)管理公司是指受物業(yè)所有人的委托，依據(jù)物業(yè)管理合委托同，對物業(yè)的房屋建筑及共設備、市政公用設施、綠化、衛(wèi)生、交通、治安和環(huán)境容貌等管理項目進行維護、修繕和整治、并向物業(yè)所有人和使用人提供綜合性有償服務的企業(yè)。物業(yè)企業(yè)提供高質(zhì)量服務的基礎是物業(yè)企業(yè)自身管理水平與質(zhì)量的提升，而自身管理水平與質(zhì)量提升的有效途徑是構(gòu)建符合物業(yè)企業(yè)自身特點的內(nèi)部控制管理體系。本文對于物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理體系的構(gòu)建與運行提出以下三個方面的工作建議。一是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理必須提升自身對于服務的的認識，對物業(yè)服務的責任進行深入的學習和領(lǐng)會，在此基礎上加強組織領(lǐng)導。二是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理應動態(tài)完善和優(yōu)化內(nèi)部控制管理體系的構(gòu)建與運行，進而實現(xiàn)以內(nèi)部控制管理提升物業(yè)企業(yè)服務水平與質(zhì)量提升的目標。三是物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理應加強監(jiān)督監(jiān)管，以高質(zhì)量的監(jiān)督監(jiān)管促進和提升物業(yè)企業(yè)管理與服務的效率與質(zhì)量。