基層檔案管理信息化改造方法研究

◎韓婧

各類檔案管控項(xiàng)目是各個(gè)企事業(yè)單位日常管理項(xiàng)目之一，各個(gè)相關(guān)企事業(yè)單位需要關(guān)注目前采用高新科技達(dá)成檔案管控工作方式的變更，常規(guī)的檔案管控作業(yè)任務(wù)相對來說比較依賴手工作業(yè)方式，檔案材料的歸檔整理效率不高，檔案材料的歸類和調(diào)整任務(wù)的執(zhí)行效果需要進(jìn)一步加強(qiáng)，管理工作數(shù)字化體系建設(shè)進(jìn)程推進(jìn)程度不足，檔案陳列室內(nèi)部相關(guān)的電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備比較陳舊，有關(guān)信息化建設(shè)的支持力度不足，檔案材料的整體性需要更深層次的提升。

一、檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢及未來前景

1.信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢。目前國內(nèi)基層企事業(yè)單位的檔案材料的歸檔整理作業(yè)仍然處于相對原始的級別，相對來講還屬于依靠人工為主的方式，以人工為主的歸檔整理工作很難在較短的時(shí)間內(nèi)提升檔案管控的效果。檔案數(shù)字化搭建的明顯特征為檔案材料的信息化和參數(shù)化，許多檔案材料經(jīng)過復(fù)印及掃描等運(yùn)作方式變成數(shù)字文檔。檔案材料的數(shù)字化管控能夠讓檔案管控愈加清晰明朗，檔案材料的保密性較好。檔案數(shù)字化管控能夠讓某些檔案材料被拷貝及共享，執(zhí)行比較便捷，能夠給許多工作的推進(jìn)帶來方便，愈加凸顯相關(guān)檔案材料的實(shí)用意義，提升檔案資料文檔的使用價(jià)值。

2.信息化系統(tǒng)的未來前景。國內(nèi)各企事業(yè)單位現(xiàn)階段一般都比較注重檔案歸檔整理工作的推進(jìn)，很多企事業(yè)單位在辦公條件信息化領(lǐng)域都取得了較大的進(jìn)步，所以，檔案材料數(shù)字化工程的推進(jìn)也順理成章。現(xiàn)階段，世界上多數(shù)國家均著手在檔案材料歸檔整理數(shù)字化層面實(shí)行了大量的探索，非常多的檔案資料歸檔整理方面的工作者會(huì)借助領(lǐng)先的互聯(lián)網(wǎng)解決方案增強(qiáng)檔案歸檔整理的便捷性。今后檔案資料數(shù)字化搭建工作將朝著整體化、信息化、加密化的趨勢演變，電子檔案資料要保證其安全性，要重視做好設(shè)備的安全保護(hù)，做好硬件設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行，定期對計(jì)算機(jī)和掃描儀進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，部分保密等級較高的檔案資料要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行管理。

二、檔案歸檔整理數(shù)字化系統(tǒng)搭建的必要性

1.提升常規(guī)的檔案歸檔整理方式。相關(guān)基層企事業(yè)單位的日常工作內(nèi)容一般來講基本上即為檔案歸檔整理作業(yè)，不過目前來看，相關(guān)檔案管理單位的檔案歸檔整理工作方式還停留在比較傳統(tǒng)的層次，辦公裝備相對陳舊，相關(guān)配套設(shè)施推動(dòng)進(jìn)程相對滯后，常規(guī)的紙質(zhì)的檔案材料歸檔整理方式會(huì)造成檔案材料長時(shí)間存放后可能腐爛或丟失，并且紙質(zhì)材料容易遭受氣溫、空氣濕度改變的損傷，長期存放有可能產(chǎn)生的風(fēng)化等弊端。檔案資料數(shù)字化系統(tǒng)搭建能夠轉(zhuǎn)變常規(guī)的檔案歸檔整理模式，是對檔案歸檔整理作業(yè)方式的重大升級，把紙質(zhì)檔案材料升級成為數(shù)字化檔案材料，該方案有利于針對檔案材料最大限度的保護(hù)，使用較少的存儲(chǔ)設(shè)備就能夠存放海量的檔案材料，能夠確保檔案材料的整體性和連貫性，查找資料相對便捷。

2.提升檔案材料的應(yīng)用價(jià)值。相關(guān)檔案歸檔整理工作中保存了許多的材料和票據(jù)，相關(guān)材料均為企事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展的重大根基，同時(shí)也能作為相應(yīng)的企事業(yè)單位重大決定的主要依據(jù)，提升檔案材料的使用速率就是重要的內(nèi)涵。高端的數(shù)字化解決方案投入在檔案歸檔整理中，使用領(lǐng)先裝備把紙版檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔，針對檔案材料的數(shù)字化處置能夠把數(shù)字文檔存儲(chǔ)在電腦中，提升資料的保密性，縮減檔案歸檔整理造價(jià)，提升檔案的使用效果。

三、基層單位檔案歸檔整理產(chǎn)生的弊端

1.針對檔案數(shù)字化系統(tǒng)搭建缺乏關(guān)注。某些企事業(yè)單位針對檔案歸檔整理數(shù)字化系統(tǒng)搭建缺乏關(guān)注，特別基層單位的某些檔案部門等，檔案數(shù)字化系統(tǒng)搭建相對落后，某些基層單位甚至沒有建立獨(dú)立的檔案室，只是辦公室兼管檔案材料，很多數(shù)字化裝備沒有購置，管理者思維和理念較為落后，很少主動(dòng)去搜集檔案資料，搜集的檔案資料不夠完整，檔案管理的效率有待提升。

2. 檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)缺少專門人才。檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)搭建必須要有專門的人才作為支撐，現(xiàn)階段檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)搭建過程中出現(xiàn)的一類明顯弊端是缺少專門的高端人才及檔案歸檔整理專門人才，許多檔案歸檔整理人員均為辦公室其他工作人員兼職，極少有檔案歸檔整理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)生負(fù)責(zé)此類業(yè)務(wù)，他們?nèi)鄙傧嚓P(guān)專業(yè)常識，針對于高端的裝置無法熟練使用。

3.檔案資料歸檔整理基本裝置需要提高。現(xiàn)階段許多領(lǐng)先的技術(shù)手段逐步投入在檔案歸檔整理過程中，檔案數(shù)字化歸檔整理必須依靠相對高端的裝置，然而，基層單位檔案歸檔整理機(jī)構(gòu)基本裝置搭建相對落后，某些檔案資料室只有一部電腦，打印裝備配置缺乏，檔案材料的歸檔、查詢、提交全部都依賴手工操作，歸檔整理效率不高。

四、檔案材料數(shù)字化系統(tǒng)搭建的合理方案

1.強(qiáng)化針對檔案歸檔整理的關(guān)注。基層企事業(yè)單位需要關(guān)注檔案材料的數(shù)字化系統(tǒng)搭建進(jìn)程，需要關(guān)注高端解決方案的使用，檔案歸檔整理任務(wù)要跟上時(shí)代發(fā)展，凸顯新時(shí)代進(jìn)步的特征，檔案歸檔整理工作者必須關(guān)注檔案歸檔整理的關(guān)鍵效果。若要提升檔案歸檔整理數(shù)字化信息的搭建能力，首要由思想上實(shí)行調(diào)節(jié)和轉(zhuǎn)變，必須意識到檔案歸檔整理采用信息化解決方案亦或數(shù)字化解決方案的優(yōu)點(diǎn)和必要性。

2.增大財(cái)政投入提高檔案材料數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施系統(tǒng)搭建。基層企事業(yè)單位檔案歸檔整理機(jī)構(gòu)需要增大財(cái)政扶持力度，搞好檔案材料數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施體系搭建，購買必要的電腦、打印設(shè)備、掃描裝置等裝備，搞好硬件和程序的研發(fā)和使用，增大財(cái)政投入建造檔案資料室，確保檔案保存的溫濕度限定在某一特定區(qū)間內(nèi)，為檔案材料的存放帶來合適的條件。檔案材料不但包含紙版資料，還有電子文件和資料，要做好紙質(zhì)檔案的保存，避免其受腐蝕和損壞，電子資料的存儲(chǔ)也至關(guān)重要。

3.保證檔案歸檔整理數(shù)字化安全。多數(shù)檔案材料是具備非常高保密級別的，多數(shù)檔案材料不可輕易帶出資料室，數(shù)字檔案的保密歸檔整理特別關(guān)鍵，必須防止黑客入侵電腦系統(tǒng)盜取有關(guān)材料，同時(shí)需要防止電腦病毒對電腦裝置的損害。所以，必須完善互聯(lián)網(wǎng)安全系統(tǒng)，使用者需要通過用戶名密碼才能夠進(jìn)入對應(yīng)的系統(tǒng)，防止絕密材料流失。

五、結(jié)語

綜上所述，基層企事業(yè)單位檔案歸檔整理數(shù)字化系統(tǒng)搭建依靠高端的數(shù)字互聯(lián)網(wǎng)解決方案，必須得到有關(guān)部門的關(guān)注，需要提升檔案資料歸檔整理工作者的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，確保檔案采料的安全，提升檔案歸檔整理工作效率。