高校食堂原材料招標采購的問題研究與對策

●黃 蕾

一、存在的問題

（一）招標方式選擇不合理

高校飲食原材料具有品種多、用量大等特點，當前高校伙食原材料方式主要有自主采購、招標、招商、競爭性談判、詢價、單一來源等，其中公開招標方式作為采購的主要形式，除下列情況外，對達到規定限額的采購，必須采用公開招標的方式進行采購。一是達不到公開招標規定的金額或者雖然達到了公開招標金額但招標費用相對于標的物較高，不符合成本效益的原則；二是一些特殊性采購，對于技術性要求較高，可以邀請3 家以上的供應商競標；三是發生了不可抗力的原因，例如地震、海嘯、臺風等原因采用公開招標的方式不能滿足緊急需要的，可以從特定的供應商處進行緊急采購。在實際工作中由于人情網、亂吃回扣等現象的存在，加上缺乏一整套有效監督機制，相關部門不按規定的程序進行，為了規避公開招標，把達到集中采購限額標準的物品拆標、化整為零，來達到分散采購的目的。甚至不考慮其它采購方式的適用條件，濫用單一來源、邀請招標等采購方式，導致幾家供應商壟斷高校的餐飲原材料供應市場，大大降低了高校作為購買者的議價能力。

（二）未建立科學的供應商體系

供應商的選擇是整個采購環節中的重要環節，將直接影響到采購成本的高低，高校食堂原材料不屬于政府集中采購的范疇，供應商大都由高校后勤采購部門自行選擇，高校后勤相關部門對供應商的選擇有很大的主動權，長期以來由于供應商與相關部門有千絲萬縷的利益關系，甚至為了照顧關系戶舍近求遠加大采購成本。引入供應商時只注重眼前利益，把價格、送貨及時性作為首要因素，對供應商的行業規模、資信狀況及后續發展關注很少，對引入的供應商沒有進行盡職調查，信用狀況了解不多，缺乏科學的評估，未建立供應商信用檔案，不能及時掌握供應商的資信狀況，沒有建立不同層級的供應商體系，沒有把具有戰略地位的供應商納入到合格供應商體系中來，一旦出現不可抗力的外在因素，這類供應商首先選擇的是自保，高校的原材料供應就會處于被動局面，不利于高校的長久發展。

（三）信息公開不對稱

信息的暢通是確保各項采購工作順利開展的基礎，只有把重要的采購信息及時傳遞給所有的供應商，才能保證采購工作的公正、透明。各高校雖然建立了陽光采購平臺對招標采購工作進行了公開，但相關信息往往受人為操作原因，采購信息公開的范圍、力度還不夠，例如有些單位在招標信息發布之前有意提前將信息透露給某些投標單位，使這些單位有充足的準備時間，習慣將發布信息的時間選在節假日或周末下班前半個小時，招標信息不能及時傳遞給每一個供應商，以通過減少參與投標的供應商數量來達到與采購人、供應商惡意串通暗箱操作的目的，使招標過程流于形式，這種由于信息公開不對稱的行為將嚴重影響招標的公正性。

（四）監督機制不健全

在高校食堂原材料的采購過程中，內部控制不健全，缺乏有效的監督是普遍存在的問題，缺乏一套完整的內部監督體系。許多高校對內部控制重視不夠，尚未出臺招標采購方面的內部控制制度，許多部門職能交叉，沒有成立審計委員會，由財務部門代替審計委員會履行監督職責，未設立獨立內部控制部門，由人事部門代替內部控制部門行使職權，組織架構流于形式，未能形成一套有效的內外部監督機制。

二、高校原材料招標采購中的難點問題

高校食堂原材料中的風險管控，是困擾高校食堂招標采購過程中的難點問題。風險來自不確定性，高校食堂在采購的過程中會遇到各種各樣的事件，這些事件可能對高校產生不利或有利的影響，風險帶來了不利影響，也帶來了機遇，如果能夠合理認識并有效管理風險，有助于資源配置，從而創造更大的價值。高校招標采購過程中風險管理就是為了實現采購目標，通過對風險進行有效識別、評估、預警和應對活動的過程，由各部門及全體人員共同實施，貫穿于采購業務全過程，旨在識別影響采購業務的潛在不利事件，通過風險管理將不利因素控制在可承受的范圍之內，在應對風險的進程中，可能意識到風險中暗藏的機會，通過機會風險的管理，獲得收益。

三、具體的應對措施

（一）根據業務特點選擇適用的采購方式

針對實際情況因地制宜選擇不同的采購方式，對于米、面、油等品種單一，價格相對穩定，金額高的大宗物資采購，應采用區域聯合采購的方式，面向社會公開招標，依靠規模優勢提高議價能力，可以有效降低采購成本。對于價格波動比較大，規格繁雜的物資，比如禽蛋類、肉類等農副產品采用招商方式，蔬菜類可以采用農校對接的方式自行采購可以節約流通成本。鄭州大學作為河南省規模最大、人數最多的高校，2007 年率先在省會高校中牽頭采用區域聯合采購的方式采購米面、油等大宗物資，目前在高校食堂采購中占比最大的主食類，其中大米占25%，面粉占30%，食用油占15%。除此之外每年四月份的干調、小食品等的公開聯合招標涵蓋高校食堂采購業務的85%以上，參與高校多達35 所、惠及在校師生70 多萬人，節約了采購成本，穩定了飯菜價格；對于季節性明顯的時令蔬菜應因地制宜采用農校對接的方式，與河南省內多家蔬菜基地建立長期合作關系。由采購部門牽頭由兩家單位以上組成詢價組，根據產品特性每5 天一個周期進行詢價，適時掌握價格波動，針對價格波動適時調整價格。

（二）加強供應商建設

加強供應商建設，建立不同層級的供應商體系具有十分重要的現實意義。不能僅僅把價格因素作為評價供應商好壞的唯一標準，過分追求低價會導致供應商以次充好，破壞良性供求關系，最終受害方還是高校食堂。把供應商的誠信作為選擇合格供應商的重要標準，對供應商進行盡職調查，確定合格的供應商清單，建立科學的供應商評估和準入制度，實時把信用好、實力強的供應商納入管理體系，共同營造雙贏的供需關系。制訂《供應商管理制度》，建立供應商量化評估、考核標準，通過評估和考核，把供應商分類管理，按供貨頻次、金額大小、信用高低把供應商分為一般型、重要型、戰略型三個層級，對不同層級的供應商實行差異化管理。對于普通供應商，重點關注供貨質量與及時性，對于重要供應商，管理重點是防止幾家供應商惡意串通哄抬物價的情況，盡量避免由幾家供應商壟斷高校重要物資采購的被動局面。戰略供應商信譽校好，提供的產品過硬，供貨渠道可靠，重點在于提高雙贏，保持長久的合作關系。

（三）加強信息溝通制度

信息的價值只有通過有效地傳遞才能被很好地體現，隨著信息化建設的不斷加強，國家要求對所有重要的信息及時公開接受社會監督。高校應當建立信息溝通制度，將與招標有關的信息在各業務環節之間、所有的客戶與供應商之間進行有效溝通，確保信息與溝通的暢通，利用信息技術對信息進行集成與共享，將重要的招標采購信息及時傳遞給所有的供應商。通過信息共享從而減少和消除人為操縱因素。為保證信息的暢通應當建立反舞弊機制，為確保反舞弊工作落到實處，高校應當建立舉報投訴制度和舉報人保護制度，確保舉報、投訴成為有效掌握信息的途徑，并把這一制度及時傳遞給全體員工。

（四）完善招標業務組織架構，形成有效的監督機制

完善高校招標采購的組織架構和制度體系建設，明確各歸口管理部門職責，避免職能交叉，高校招標采購業務包括業務管理部門、招標采購組織實施部門、監督部門，業務管理部門一般設在采購部門，下設招標采購辦公室，具體負責招標信息的發布，投標人資料的收集及審核工作；組織實施部門一般為財務部門、法律部門等，協助采購部門規范采購行為；監督部門一般為單位的審計部門、紀檢部門、內部控制部門等，履行監督職責，承擔投訴處理工作，對采購雙方在采購中的行為進行監督；必要時成立招標工作領導小組，由企業負責人任組長，分管采購的副職任副組長，各相關部門負責人任成員，對招標過程中的三重一大問題進行集體決策，避免權力過于集中帶來招標腐敗行為。通過機構設置，明確職責定位，形成決策、執行和監督相分離的制衡機制，切實做到廉潔采購、陽光采購。

四、加強原材料招標過程中的風險管理

風險來自不確定性，由于在市場競爭環境中受到各種因素的影響，這種不確定性不能充分被企業認識，不確定性帶來了不利影響同時也帶來了機遇。風險管理就是通過采取一定的措施把不利影響降到最低，同時在管理過程中抓住機遇，謀求更大的發展。風險管理首先對可能存在的不同風險進行識別，把識別出的風險分為危險性因素、控制性風險（不確定風險）和機會風險。針對不同的風險采取不同的措施加以控制。危險性因素只能帶來危害，如供應商詐騙，人們的容忍度較低，按照事前、事中、事后控制，通過損失預防、損失管制及成本控制，以降低發生的可能性及影響程度。控制性風險（或不確定風險），如原材料價格的漲跌、供應商斷貨、國家政策變化等，對這類風險應采用風險組合觀進行管理，應對可能發生的損失。這類風險一般來自不確定性，只有通過采取一定的控制措施來降低風險發生的可能性或影響程度。如主動中止與信用等級惡化的供應商的業務往來可以規避供應商斷貨可能產生的風險，為防止原材料價格的漲跌建立風險準備金或應急資本，保證在出現臨時突發食品安全事件時有足夠的資金應對，在保證日常餐廳原材料的情況下儲備應急物資以應對突發事件，確保在出現較大市場變動時穩定物價，將不利因素降到可承受的風險容限。機會風險考慮到在增加額外的商業機會帶來高收益的同時可能產生的弊端，因此需要對兩者進行綜合平衡后再進行決策。首先通過量化或半量化的手段對企業財務、基礎結構、聲譽、市場地位各影響因素分別評估，獲得風險敞口的數值，與自身的風險承受容限對比從而確定是否接受新業務。通過對風險管理在有效防范風險的同時，發現風險中暗藏的商業機會、抓住機會，創造價值。

五、結語

隨著雙一流建設的不斷發展，國家對教育事業的投入不斷加大，采購工作在高校運營資金中的規模持續增長，高校采購工作多涉及人、財、物等具有較高廉政風險的領域。涉及部門多，高校應加強招標采購業務的內部控制建設，查找采購工作中存在的問題，規范采購行為，科學防范各類風險，一方面提高招標采購管理水平，另一方面推動廉政建設，實現高效采購、陽光采購、廉潔采購。