高速公路建設項目電子文件歸檔及電子檔案管理研究

謝燦榮

摘要：近年來，隨著計算機信息化技術的普及，高速公路建設項目的電子文件歸檔以及電子檔案管理建設是新形勢下檔案管理發展的必然趨勢。文章通過分析高速公路建設項目電子文件歸檔及電子檔案管理現狀、存在的問題以及建設的舉措，對高速公路建設項目的電子文件歸檔以及電子檔案管理的未來發展趨勢進行了總結分析，為提高檔案管理水平以及更好地服務高速公路建設提供參考。

關鍵詞：高速公路;建設項目;電子文件歸檔;電子檔案管理

中國分類號：U491文獻標識碼：A

0 引言

近年來，我國高速公路建設已經步入“快車道”，據不完全統計，到2030年我國高速公路將新增4.5萬km，龐大的建設體量、規模對高速公路工程項目管理的各個方面提出了巨大的挑戰。然而，高速公路工程項目管理的難點之一是文件信息和數據的管理，包括信息的獲取、處理、傳遞和存儲，而傳統的紙質版項目文件管理模式存在信息傳遞滯后、審核流程繁瑣、各方人員協調困難以及缺乏統一的應用標準等問題。隨著我國高速公路工程建設項目規模和數量的不斷擴大，傳統的紙質版文件管理模式已不能滿足工程項目現代化建設的要求。而電子文件管理的應用雖然能夠在一定程度上解決傳統紙質文件管理的弊端，但電子文件管理系統本身的依賴性、信息與特定載體的可分離性、內容的易改性又對電子文件信息的管理提出了新的挑戰。

電子檔案信息化管理研究不僅要求將高速公路工程文件從傳統的紙質版轉化為電子版，同時更加注重對電子文件進行規范化管理，實現項目原始數據智能共享、便捷傳遞和快捷交流。同時，形成信息流指導項目管理的總控模式，使政府部門、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等項目參與者在項目建設過程中統一協調管理，進而通過對項目原始數據的統計和分析，預知項目工程在建設前期、中期、后期過程中發生的復雜情況，避免造成錯誤，降低返工率，保障工程建設速度和質量。工程文件是工程信息化管理、大數據應用的主要數據來源，確保其所記載數據的真實、可靠、完整及可用是發揮其數據價值的前提。高速公路建設項目電子文件歸檔及電子檔案管理方法既是保證工程全過程規范和標準建設的內在要求，又是實現工程無紙化管理的重要手段。因此，需加快高速公路建設項目電子文件歸檔及電子檔案管理的信息化建設，全面提升工程項目的管理水平。

1 高速公路建設項目電子文件歸檔及電子檔案管理現狀

目前，我國在建和未建設的高速公路還將有4.5萬km，按照每公里形成約120卷（3.6萬頁）檔案來估計，我國未來高速公路建設中僅僅一套資質檔案就將達到54 000 00卷（16.2億頁）。如果未實現無紙化和電子檔案歸檔，傳統紙質檔案館將難以容納如此規模的檔案資料，并且由于檔案規模過于龐大，會使得檔案的查詢利用變得異常困難。具體如下：

1.1 標準規范多，但文件歸檔缺乏統一標準

國家、行業、地方規范、標準多，一般三五年就出新版本，作為一線人員無法準確運用。原始數據在收集、整理、歸檔過程中沒有普遍統一的格式，存在表格設計編制不合理、文件數據化管理無序等問題。

1.2 參建單位多，信息傳遞滯后甚至失真

工程是以建設單位為主體，由設計、施工、監理等多個單位共同參與完成的一項需要密切配合的工作。工程項目涉及多個部門和多方當事人，指揮系統復雜，需要有大量的數據、文字、圖表等業務信息進行傳遞和發布，而當前文件管理各方相互獨立，管理混亂，審查耗時耗力，嚴重影響工程建設速度和質量[1]。

1.3 專業性強，內業滯后影響交工，形成文件多

既懂各專業工程技術，又懂檔案管理的人員很少，這個崗位往往被忽視，都由非專業、剛畢業的人員承擔。傳統工程檔案管理由于管理混亂、錯誤較多、返工率高、審查時間長，一般需要在工程完工后花費一至兩年進行編制。每公里形成約150卷檔案，每卷300張，100 km能形成450萬張紙質文檔，僅利用人工過程管理統計無法進行。

2 公路建設項目電子檔案信息化管理建設存在的問題

以往在工程檔案管理領域的多數相關規范和標準，基本上都是針對紙質建設項目文件和檔案管理提出的規范要求，隨著項目建設工作中電子文件和電子檔案的數量日益增多，這些規范和標準在規范化指導意義上已經暴露出不合時宜的缺陷與不足，難以適應新的檔案管理對象的管理要求。當前，建設項目電子文件歸檔及電子檔案管理過程主要存在以下幾個問題：

2.1 管理制度需完善

傳統的紙質文件歸檔管理制度不能很好地適用于電子文件歸檔和電子檔案管理工作[2]，而相應的電子歸檔和電子檔案管理制度的不夠完善導致項目在形成電子文件過程中以及文件歸檔和利用方面缺乏指導，行業監管部門對新技術較為保守，容易導致后續工作陷入尷尬境地，最終很可能回歸到傳統的紙質檔案管理模式中。

2.2 技術標準需適配

目前電子文件和電子檔案管理的文件存儲格式、元數據、電子簽名、封裝等技術標準已相對完善，但相應的規范主要集中在通用性管理范疇內。針對交通工程建設的電子文件歸檔和電子檔案管理技術標準還需要根據行業特點進行進一步的優化和調整，以適配行業管理。

2.3 信息系統待落實

雖然目前項目上已有針對施工過程的質量電子文件管理系統，但該系統并沒有達到電子化歸檔和電子檔案管理需求，符合項目“業務-文件-檔案”的單軌制一體化管理理念的文檔一體管理系統需要依托試點項目進行系統應用落地實行。

2.4 管理理念待提升

由于長期受傳統紙質歸檔的影響，錯誤地認為檔案信息化管理就是檔案數字化，只在原有的管理模式上增加了紙質檔案掃描的數字化歸檔，與真正實現電子文件歸檔及電子檔案管理理念背道而馳。本項目擬通過實現新形勢下檔案管理的探索，形成相應成果，提升工程建設行業電子文檔管理理念。