高校因公臨時出國（境）財務報銷業務探討
——以山東省省屬高校J 大學為例

周浩南；王欣；辛黎明；宋舜玲

（濟南大學，濟南 250022）

1 因公臨時出國現狀

目前高校國際交流的常見形式有：高校領導、行政人員赴國外考察、研究人員參加國際性研究會議、教師長期出國考察、向孔子學院派遣教師，與臺灣教育聯合會交流，招收留學生，中外合作項目，引進外國國籍先進人才等等。支持高校師生臨時出國（境）可以吸收國外先進的教育文化理念，這將有助于提高我國高等教育質量，建立一支國際化的高素質教育培訓隊伍。通過參加國際學術會議，使大學科研人員學到了國際先進的科學技術，對于我們加強科研、學術互訪互利合作，把握國際學術動態，提高教育培訓水平大有助益。

從“三公經費”角度上來看，因公臨時出國（境）是“三公經費”的重要組成部分。但是研究人員去國外參加學術會議在高校并不能簡單定義為“三公經費”，“三公經費”中的“出國費”主要指行政原因出國考察、交流、培訓、經貿洽談、展覽等。但是，對高校而言，因公臨時出國（境）主要為學術交流、教師培訓、學生交流等，這其實是服務于高等教育，研究發展的。高校自身的國際化是衡量高校實力的重要指標。大學應該鼓勵和支持國內外師生之間的學術交流，特別是在教師出國參加在重大學術會議。

2 報銷手續、要求以及重點難點處理

①2013 年版《因公臨時出國經費管理辦法》（財行[2013]516 號）第十六條規定：出國人員回國報銷費用時，須憑有效票據填報有團組負責人審核簽字的國外費用報銷單（具體表格有各單位制定）。各種報銷憑證須用中文注明開支內容、日期、數量、金額等，并由經辦人簽字。實際操作中，出訪國家的語言財務人員不一定都掌握，需要出訪人員確認相關內容，以此確定行程連貫，費用標準和補助金額，而報銷人員經常不配合，不理解。這時候需要財務人員耐心解釋，及時溝通，避免為之后留下隱患。

②財務報銷時，一定參考因公臨時出國（境）審批表，注意出差的天數，人數，預算，簽章是否齊全。必須杜絕超預算報銷。全程行程，交通，住宿，出訪每個人都要保證行程連貫，住宿連貫，合理。行程必須首尾相連，必須閉環且無重復。這一點對于行程長，乘坐交通工具復雜，人數多且不同去同回的出國（境）團體的報銷十分重要。

③報銷的票據必須是正規發票或收據（境外應為標注為 invoice 或者 receipt）或者車票（ticket）[1]，往返機票按規定應該從國內購買，這樣方便獲得唯一的報銷憑據及真實合規的發票。在實踐中發現，只要在國內網站上買的機票，不管起止地在哪里，都可以開具國家稅務局認證的正規發票；只要是行程起止兩地有一地在中國境內，同樣可以開具國家稅務局認證的正規發票。獲得真實合規的唯一報銷憑據，由于不便與國外聯系，所以對于因公臨時出國（境）報銷來說，尤為重要。

④如何處理交納會議費的補助。國內參會有明文規定，如果交納會議費，則會議期間無伙食補助。而國外的會議，沒有明確規定。但是其實在2013 年版《因公臨時出國經費管理辦法》第十二條中有規定外方以現金或實物形式提供伙食費或公雜費接待我代表團組的，出國人員不再領取伙食費或公雜費。所以這時我們需要查看會議日程。在實踐中發現，凡是受矚目的大型國際會議，都會有官方網站，其中有一個版塊是會議日程（programme day-by-day）其中詳細列明了每天哪位專家在什么時段作報告，是否提供午餐、晚餐或者晚宴等信息。可以以此來判定是否應該給于補助。有些會議還會出現同一個會議，與會專家級別不同，注冊費不同，行程不同，提供餐食不同的現象，需要仔細甄別。

⑤邀請函作為因公出國（境）的重要要素，辨別真偽很重要。張宇波、高睿（2019）提出判斷邀請函十大要素，即語言、邀請方、被邀請人、格式、簽名有效性、出訪期限、出訪地、出訪內容、費用、時效性。[2]外文邀請函也需要報銷責任人對其中關鍵內容進行翻譯，并簽名。

⑥因公臨時出國（境）必須持有因公護照，而非因私護照。簽證也需要單獨辦理，因私護照中如有長期簽證，與因公護照無關，需要重新辦理。比較特殊的例子：教師出國訪學期間前往第三國出席學術會議，由于訪學持因私護照，可以持因私護照前往第三國，但是其他相關手續與因公臨時出國一致。

⑦簽證費、照相費、防疫費、翻譯費、保險費等，這些都是常見的出國報銷票據內容。保險費依據報銷規定，一般由訪國駐華使領館要求購買。去往非洲地區的某些國家，防疫費往往數目比較大，是合理的。

⑧在外出訪期間，所購買的非科研相關的物品服務，一律不得報銷。而研究人員購買的實驗材料，辦公用品，書報資料、軟件等與科研密切相關的物品服務等可以從科研項目中支出，而不能從國際差旅費報銷，也不占用其預算。

⑨如無特殊情況，境外結算匯率參考出訪人離開中國國境當天的中國銀行官網外匯牌價中的現鈔賣出價的收盤價。（工作日為23:30 的價格，周六周日等法定節假日為10:30 的價格）[3]

⑩對于交通工具如輪船，國際列車等，需要格外注意職稱、級別乘坐標準。

3 作為一線工作者實踐中遇到的一些懸而未決的問題

①許多國家的簽證費無法收集合規票據。通過咨詢外事部門，現階段能夠取得因公護照簽證費正式發票的國家和地區只有30 個。其他很多國家和地區如日本、韓國，大使館的簽證沒有正規發票，而是一些甚至不包含出訪人名的手寫文件復印件。上面用外文敘述，XX 單位XX 人等幾人組團簽證費共XX 元，含大使館章的批件也是復印件。并且單位和人名有可能是本單位出訪人，有可能不是，使得財務人員無法把握票據的合規性，真偽性。

②國外票據不規范，如出租車票，首先到底是城市間交通還是城市內交通無法判定，其次出租車票在美國和其他部分國家有時只是一張手寫白條形式，很難入賬，很難查明真偽，很難判斷出發地、目的地。對于因公臨時出國（境）來說，出租車費用是國外機場到會議召開地點的交通費用。雖然財稅文件中有規定，境外機場到市里的交通費給予報銷，但是這和國內差旅費和給予補助的初衷都相違背。

③臺灣團問題。由于近幾年的臺海局勢所限，所有去臺灣的訪問，必須通過旅行社，辦理團體簽證。這就導致了凡是去臺灣，收到的票據只有一張旅行社開出的團費票據，以及一次性付款的當時的一張刷卡記錄，如果財務要求，還有一張加蓋了發票專用章的明細單，上面寫著每天行程，花費。可是這樣一來，沒有任何當地票據，整個行程的真實性無從考量。沒有證據證明這趟行程真實發生過。當然也沒有證據證明這趟行程沒有發生過。這些花費的真實性也沒有確切憑據。現在大陸居民往來臺灣通行證和護照、港澳通行證一致，都是自助通關居多。出入境記錄原則上可以通過出入境管理部門查到，但是實質上根本沒有辦法查到出入關記錄，出入境管理部門表示沒有受理過相關查詢業務請求，也沒法判斷高校財務人員是否有權利查詢相關內容。

④大陸居民往來臺灣通行證和護照、港澳通行證，都是自助通關居多。自助通關，無法判斷出境入境時間，也無憑據。只能聯系住宿回推。歐洲申根簽證也導致，過境某些國家的證據不足，不同國家之間補助不同，住宿回推有時也不能解決問題，從而能根本無法判斷某人某天到底在哪個國家，應該發放多少補助。

另外，作為財務人員，還發現當前高校因公臨時出國（境）審批、過程，監督上仍存在以下問題：

高校總體上對真正的海外研究活動（而非行政出訪）缺乏鼓勵；普遍缺乏出訪后續績效評價機制等。[4]這些情況還需要高校國際事務管理部門著重注意。