流動人員人事檔案數(shù)字化加工實踐與思考

木拉丁江·阿依丁

摘 要：開展流動人員人事檔案信息化管理是更好地服務(wù)流動人員和城市發(fā)展的需要，這項工作的基礎(chǔ)是檔案數(shù)字化加工，采用外包方式開展數(shù)字化工作。需要加強(qiáng)組織和經(jīng)費保障、開展工作調(diào)研、制定工作標(biāo)準(zhǔn)、籌建工作場地。以及對外包人員予以培訓(xùn)。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案;數(shù)字化加工;實踐探析

流動人員人事檔案反映了流動人員參與社會活動的真實情況，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，城市流動人員數(shù)量日益增多，他們利用流動人員人事檔案依法維護(hù)自身權(quán)益的需求不斷凸顯，這種民生需求是否能夠得到合理有效的滿足，是衡量當(dāng)?shù)卣卫砗头?wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。開展這項工作的當(dāng)務(wù)之急是適應(yīng)形勢需要，及時做好流動人員人事檔案信息化管理，為此必須把檔案數(shù)字化工作擺在基礎(chǔ)位置認(rèn)真加以推進(jìn)。

一、落實組織、經(jīng)費、隊伍保障

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。

要把流動人員人事檔案基本公共服務(wù)體系建設(shè)，列為“十三五”時期工作重點，制定具體實施方案，成立體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，定期調(diào)度，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、分工明確、齊抓共管的工作格局。

2.落實經(jīng)費保障。

取消檔案費以后，為保障檔案管理經(jīng)費，按照人社部頒發(fā)文件要求，“各地要加大對流動人員人事檔案庫房、服務(wù)場所和信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施投入，將相關(guān)經(jīng)費納入同級財政預(yù)算，可參考保管的流動人員檔案數(shù)量等因素確定經(jīng)費數(shù)額”。同時，流動人員檔案數(shù)字化建設(shè)作為全省人社系統(tǒng)“標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和一體化”建設(shè)的重要內(nèi)容之一，所需經(jīng)費應(yīng)納入“三化”建設(shè)預(yù)算，統(tǒng)籌安排。

3.公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)配置專門人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作。

除編制內(nèi)工作人員外，可通過政府購買服務(wù)、開發(fā)公益性崗位等方式，切實保證必需的管理和服務(wù)崗位人員數(shù)量。大力加強(qiáng)工作人員培訓(xùn)，不斷努力學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息時代創(chuàng)新型服務(wù)手段，積極適應(yīng)檔案數(shù)字化信息化的新要求，為提升工作質(zhì)量奠定扎實基礎(chǔ)。

二、調(diào)研后形成工作方案

組織專業(yè)技術(shù)人員到已完成數(shù)字化加工的人事檔案保管機(jī)構(gòu)、已使用影像系統(tǒng)管理流動人員人事檔案的機(jī)構(gòu)或者有成功案例的流動人員人事檔案數(shù)字化加工單位學(xué)習(xí)調(diào)研。根據(jù)調(diào)研情況和單位實際擬定調(diào)研報告，形成工作方案。方案包括自主加工和采取購買社會化服務(wù)兩種形式，需充分考慮加工場地選址和消防安全、人員配備及日常管理、軟硬件配置及技術(shù)參數(shù)、規(guī)范檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)、加工工序的管理和協(xié)調(diào)等因素，確保檔案數(shù)字化加工安全。

三、嚴(yán)格按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)操作

明確人事檔案材料分類整理、信息采集、掃描成像、質(zhì)量檢查等各工作環(huán)節(jié)的加工標(biāo)準(zhǔn)。工作人員要熟練掌握高拍儀、掃描儀、電腦、軟件系統(tǒng)的使用方法，嚴(yán)格按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的實物整理、信息采集和影像掃描等工作。優(yōu)化檔案數(shù)字化加工流程，采用“流水線”作業(yè)的方式，創(chuàng)建工作任務(wù)單，驅(qū)動檔案在拆卷整理、信息采集、掃描成像、目錄掛接、核對檢查等工作環(huán)節(jié)中有序流轉(zhuǎn)，形成符合數(shù)字化技術(shù)規(guī)范要求的電子檔案文件。

四、籌建工作場地

在數(shù)字化加工場地的選擇上，要考慮以下幾方面因素：一是為確保檔案實物安全、防止檔案信息泄漏，場地不宜與其他辦公場所混雜;二是場地應(yīng)做到一門進(jìn)出、避免多門出入;三是場地位置要方便與檔案庫房交接檔案;四是由于數(shù)字化加工使用的各類電子設(shè)備較多，場地應(yīng)配備良好的空調(diào)系統(tǒng)，以利于降溫散熱。此外還要考慮以下細(xì)節(jié)：其一，場地內(nèi)外都應(yīng)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，包括安裝控制人員和物料進(jìn)出的門禁系統(tǒng)，在場地內(nèi)部安裝360度無死角視頻監(jiān)控器，在加工場地與檔案庫房之間的運輸通道上也要安裝上視頻監(jiān)控器。其二，為保障人員和檔案安全，場地必須做好消防預(yù)案，安裝和擺放滅火器材并保證消防通道暢通。其三，為保障檔案信息的絕對安全，場地內(nèi)不允許連接互聯(lián)網(wǎng)，不允許私接帶有存儲功能的外部電子設(shè)備，包括手機(jī)。

五、檔案數(shù)字化存儲

檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)使用全省統(tǒng)一的檔案信息化管理軟件，按照人社部制定的規(guī)范要求，通過錄入、掃描等方式對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，并檢查核對數(shù)據(jù)庫信息與檔案記載內(nèi)容是否一致。每日做好數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在獨立的服務(wù)器上。在檔案材料收集歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞時，應(yīng)及時更新數(shù)據(jù)庫有關(guān)信息。

六、電子檔案安全保障

各級檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)采取切實有效的技術(shù)手段和安全措施，建立電子檔案信息安全保障體系，確保流動人員人事檔案信息安全。以上六個方面是做好流動人員人事檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵。做好流動人員人事檔案數(shù)字化工作，對全面提升我省流動人員人事檔案基本公共服務(wù)質(zhì)量具有重要意義。一是實現(xiàn)了檔案信息在省、市、縣三級互通共享。建立了全省流動人員人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫，各地級市負(fù)責(zé)本市影像化檔案數(shù)據(jù)的存儲，通過系統(tǒng)內(nèi)部連接，互通共享，為黨和政府全面掌握流動人才的數(shù)量、層次、結(jié)構(gòu)、流向、分布等重要信息提供了來源，對提高人才宏觀管理水平起到了重要的保障和參考作用。二是為檔案管理服務(wù)效率的提升提供了支撐。依托山東省公共就業(yè)和人才服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，逐步打造窗口受理、后臺辦理、系統(tǒng)自動備案、網(wǎng)上核查的閉環(huán)模式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次采集全面共享使用，推行“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”模式，變“群眾跑腿”為“信息跑路”，逐步實現(xiàn)除補(bǔ)充檔案材料以外的其他檔案服務(wù)業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，極大地提高辦事效率，降低了服務(wù)成本，提升了管理水平。三是為流動人員人事檔案社會化利用奠定了基礎(chǔ)。流動人員人事檔案數(shù)字化工作的開展，有利于統(tǒng)一全省流動人員人事檔案服務(wù)事項、業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程和標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)規(guī)范，完善服務(wù)功能，從而實現(xiàn)管理服務(wù)一體化，通過對大數(shù)據(jù)的挖掘分析，為流動人員人事檔案提升利用效果和服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。

七、結(jié)束語

總之，流動人員人事檔案數(shù)字化工作任務(wù)量大、情況復(fù)雜，是一項系統(tǒng)性大工程，必須建立健全省、市、縣三級聯(lián)動的工作機(jī)制，明確時間表和路線圖，步調(diào)協(xié)調(diào)一致，確保此項工作有計劃按步驟實施。

參考文獻(xiàn)：

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