機構知識庫建設初探

楊濤 任亞超

摘? 要：科學事業在人類社會與經濟的發展中發揮出了巨大的作用。因此，科學事業一直都受到各國的高度重視。而機構知識庫有助于科研成果得到高效的利用。在筆者所在單位信息資源和知識管理現狀闡述的基礎上，簡要分析了建設機構知識庫的必要性，并結合筆者對機構知識庫的認識，提出了針對筆者單位建設機構知識庫的總體目標和思路，以期為機構知識庫的建設提供有益借鑒。

關鍵詞：機構知識庫? 知識管理? 知識共享? 知識服務

中圖分類號：G250? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）08（c）-0163-03

Abstract： Science has played an important role in the development of human society and economy. Therefore， science has always been attached great importance by all countries. The institutional repository is helpful for the efficient use of scientific research results. On the basis of the current situation of information resources and knowledge management in the author's unit， this paper briefly analyzes the necessity of building institutional repository， and combining with the author's understanding of institutional repository， puts forward the overall objectives and ideas of institutional repository construction for the author's unit， in order to provide useful reference for the construction of institutional repository.

Key Words： Institutional repository; Knowledge management; Knowledge sharing; Knowledge service

隨著世界各國對科學事業投入的不斷加大，科研產出呈現日益增多的趨勢，在互聯網環境條件下，如何保證這類信息資源以數字化的形式存儲、管理并且得到高效的利用顯得尤為重要。機構知識庫 （ Institutional Repository，IR） 正是這一背景下的產物，它是機構管理科研成果、傳播學術知識、支持全社會創新的重要機制，逐漸成為其知識基礎設施的重要部分，成為支持數字科研和數字教育的重要工具。機構知識庫，又可以稱作機構存儲、機構倉儲、機構庫、機構典藏，是機構在網絡環境下建立的一個共享數據庫，平臺對各種數字化產品（尤其是學術機構中專家、教授、學生的知識成果）進行收集、保護和傳播。大多數學術機構組建機構知識庫的目的是提供一個“開放存取”的研究成果交流平臺，實現學術研究的交流共享，存儲單位內部產生的各種知識資源。主要通過利用網絡及相關技術，依附于特定機構而建立的數字化學術數據庫，它收集、整理并長期保存該機構及其社區成員產生的學術成果，并將這些數據進行規范化處理、分類，在遵守相應的開放標準和互操作協議下，允許機構以及其社區內外的成員通過網絡免費獲取使用。

1? 筆者單位信息資源和知識管理現狀

筆者單位知識管理尚處于起步階段，知識管理理念也有待普及和加強。除歸檔文件外，目前我院對于內部產生的大多數知識資源，僅有部分部門進行了有限的收集和整理，也沒有建立有效系統化管理和利用手段，因此，知識管理和共享只局限于檔案類和部分部門。特別是筆者單位科研人員在日常工作中形成的論文、課件、經驗、案例等知識積累，缺乏統一集中管理，缺少共享利用途徑，無法形成知識積累和傳承。

2? 機構知識庫建設的必要性

2.1 有助于擺脫當前知識管理現狀

通過機構知識庫建設，將散落在各部門的內部知識資源梳理、收集和整理，將隱性知識逐步實現數字化、平臺化，從而形成具有專業特色的知識數據庫，實現全單位各部門、各專業的知識聚集和共享，以解決專業技術知識沉淀問題。

2.2 有助于促進單位科研水平提升

機構知識庫建成后，將促進人才學習成長的速度，在知識積累、共享、交流的基礎上，有助于專業人員更快地解決技術問題，且有利于知識創新的產生。同時，通過與業務系統集成，將機構知識庫與科研流程融合，為科研人員提供便捷的知識推送，以促進工作效率，最終從整體上提升單位科研工作水平。

2.3 為單位知識工程建設奠定基礎

由于筆者單位知識管理處于起步階段，先期開展機構知識庫建設，一方面設計知識資源內容范圍較小，對于知識加工要求較易實現，能夠降低項目實施難度，另一方面其形成的知識收集規范、知識提供要求、項目實施方法等關鍵程序，能為單位知識工程建設提供價值參考。

3? 機構知識庫建設思路

3.1 建設目標

依據筆者單位當前現狀，機構知識庫建設主要對單位內部產生的各種信息資源進行收集整理，形成具有特色的知識資源庫。這些內部產生的各種信息資源主要包括本單位出版的期刊、圖書、會議、工具書、音視頻資料等出版物;本單位科研人員在各種場合發表的論文、專著、文集等學術文獻;本單位承擔的有關科研項目的提交的科技報告、成果等技術總結;本單位情報工作形成的信息動態、綜述報告、情報研究報告、專報等情報資料，以及單位員工在科研工作過程中積累的技術經驗等隱性知識。有效地保存、管理我院知識資產，最大限度彰顯、提升單位學術影響力，便于科研人員學術交流與分享。

3.2 建設思路

（1）納入信息化建設規劃。機構知識庫建設靠一個部門是無法開展和完成的，是需要有項目牽頭部門、負責部門、配合部門聯合進行的，多部門共同參與協作、提供數據利用和可持續更新的知識資源庫。此外，根據對國內一些單位機構知識庫建設的研究得出，實行統一規劃“從上到下”的推行政策，和全員參與“從下到上”建設步驟，能充分保證機構知識庫建設的可持續性。因此，除了給予經費支持外，還要納入規劃強化執行。

（2）建立標準規范體系。開展機構知識庫建設，需要建立一套完整的知識管理標準規范體系。在知識資源收集、上傳、審核等環節作出規定，保證知識資源完整性、真實性、有效性。例如，對于論文知識收集范圍、文件格式、作者身份、發表類型等進行統一規范。對知識資源分類、開放獲取政策、知識繳存機制等要求進行標準化，保證知識資源建設準確性、有序性、持續性。例如，根據科研項目的來源和性質，資源一般采用強制與自愿相結合的存繳標準，對于受到國家財政支出、企事業單位委托或單位自主展開的項目，屬于職務性產出，屬于內部資產，因此應該強制要求存繳，供內部科研人員參考學習使用; 對于科研人員個人產出，不涉及機構內部資源的，可以根據科研人員自身的意愿采取資源存繳方式。

（3）構建機構知識庫系統平臺。建設機構知識庫的重要組成，就是搭建一個完善的單位內部知識資源管理和共享平臺，通過系統平臺，普通用戶能夠獲得檢索瀏覽各類知識資源、登錄提交本人的知識條目、收藏感興趣研究內容等功能;系統管理員能夠實現各類系統功能管理，包括用戶、權限、分類、知識、審核流程等的添加、修改、刪除操作;審核專家能夠完成知識的審核、審核修正等流程。此外系統還要實現機構知識庫知識數據的統計分析，包括研究內容分布、論文收錄統計、作者網絡圖譜、知識訪問排行、知識引用圖譜等功能。

（4）做好與科研業務系統的集成。建設機構知識庫的最終目的是提供更加有效的知識利用，所以知識服務平臺要融入科研管理過程，在項目后期，通過與業務系統的集成，實現個性化推送、引文鏈接、輔助寫作等功能。

4? 結語

機構知識庫建設，將為我院科研人員展示個人科研成果，科技管理部門統計分析機構科研產出提供了準確、完整、真實的數據， 同時彰顯了知識服務對于支撐科研工作的重要性，也為機構知識庫數據的再計算與再利用提供了有效的解決方案。

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