信息化條件下企業審計檔案的管理與應用

唐雪梅

摘? 要：企業審計檔案是內部審計工作形成的重要的信息資源，審計檔案信息化水平的高低，將直接影響審計工作的速度和效率。本文著眼于信息化時代背景下，當前企業審計檔案信息化的現狀及存在的問題，從多個方面分析了審計檔案信息化的必要性，針對審計檔案信息化管理模式提出了重點關注方向和建設途徑，并結合云計算、大數據和人工智能等信息化前沿領域的應用，提出了“存儲電子化、管理平臺化、利用數據化和服務智能化”的審計檔案創新利用的新理念，在企業審計檔案管理利用方面進行了大膽探索，能夠為企業審計檔案管理提供一些思路。

關鍵詞：信息化? 審計? 檔案管理? 企業

中圖分類號：F272.9 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2020）07（c）-0180-05

Abstract： Enterprise audit files are an important information resource formed by internal audit work. The level of audit file information will directly affect the speed and efficiency of audit work. This article focuses on the current status and existing problems of enterprise audit file informatization in the context of the information age， analyzes the necessity of audit file informatization from many aspects， and puts forward the focus of attention and construction for the management mode of audit file informatization， and combined with the application of cloud computing， big data and artificial intelligence and other frontier fields of information， it puts forward a new concept of innovative use of audit files of "storage electronic， management platform， use of data and service intelligence". Bold exploration of audit file management and utilization can provide some ideas for enterprise audit file management.

Key Words： Information; Audit; File management; Enterprise

在深入推進全面從嚴治黨的時代背景下，企業內部審計工作面臨著一系列新形勢、新任務和新要求，肩負著為企業實現戰略目標提供監督保障的重要使命，在維護企業財經紀律，促進黨風廉政建設，保證企業健康有序發展，保持企業核心競爭力等方面，有著不可替代的作用。企業審計檔案是企業內部審計監督活動過程中形成的，具有保存和利用價值的成果，是審計監督活動的依據和憑證。隨著企業審計工作的不斷發展，審計面對的客觀經濟內容越來越多元，一方面是新型審計項目不斷涌現，審計覆蓋面也日益擴大，審計項目數量大量增加，審計檔案管理日趨復雜，另一方面，隨著信息化技術的飛速發展，傳統的審計檔案管理從檔案的產生、存儲到開發利用等方面都在發生翻天覆地的變化，對從業者提出了新的更高要求。

本文在分析企業審計檔案管理現狀的基礎上，針對在信息化條件下審計檔案管理面臨的新形勢、新任務，提出了相應的應對措施，并在審計檔案的創新應用上提出了自己的思路，以期從整體上提升核電企業審計檔案管理水平，避免審計風險，保證審計工作的質量，提高審計效能，從而有效促進審計管理體制的深化改革。

1? 審計檔案管理的現狀

首先是重視審計業務，忽視審計檔案。在新形勢下，多數企業對內部審計工作越來越重視，卻常常忽視文件材料的整理歸檔工作，認為實施了審計，出具了審計報告、作出審計意見或審計決定，項目就結束了，沒有把審計項目資料的整理歸檔列入日常工作日程，存在著"重審計、輕歸檔"的觀念。經常是在審計項目結項很久之后，才想起整理材料，更有甚者，是在需要向檔案部門移交審計檔案歸檔時，才開始“臨時抱佛腳”，收集以前的審計項目過程中的文件材料，這勢必會造成一些審計活動中形成文件的缺失，有的只能采取事后補充有關文件材料。然而檔案作為一種歷史記錄，必須是在實踐活動過程中形成的原始記錄，事后補充就失去了其存在的意義，審計檔案的真實、可靠及完整性則無法保證，這樣的審計檔案也無法為審計工作提供真實的信息資源，更談不上通過加強審計檔案的管理促進審計業務工作管理。

其次是審計檔案標準化水平低。審計工作中會產生大量各種類型的文件記錄，哪些需要歸檔，哪些不需要歸檔，沒有一個明確的標準，所以很多企業是“有文必檔”，多多益善，結果造成了檔案的魚龍混雜，影響了案卷的質量，給后期利用造成困難。很多審計檔案立卷人員對審計檔案收集范圍的規定，在認識上存在誤區，認為凡收集范圍中列出的文件材料，每個審計項目都應當有，都要收集立卷，否則就認為是不符合檔案完整性的要求。例如，審計人員在審計過程中作的各種備忘錄性的材料，是審計過程中必然產生和必須具備的，但所記載的內容，大部分是未經核實的疑問和想法;或者雖已核實，但未寫入審計報告;或者雖已寫入審計報告，但取證手續不完備，不能作證據使用。此外，還有被審計單位提供的大量資料，是審計工作所需要的，但是，大部分只能作參考。這樣的文件材料，經常被立卷人員不加選擇地統統歸檔。

再有，審計檔案電子化水平低，嚴重依賴紙質檔案。隨著審計工作越來越受到重視，審計活動中產生了數量龐大、形式多樣和內容豐富的審計檔案，這就使得審計檔案管理工作相比以往更加復雜和困難。另一方面，在審計檔案的管理上，卻沒有跟上信息化網絡化的時代潮流，在軟硬件投入、專業化人才培養以及配套的管理信息系統平臺建設上，都顯得非常欠缺。日常的審計檔案管理，仍停留在傳統的操作模式，大量依賴紙質文件的流轉和存檔，有的甚至即使是電子版的文件也需要打印成紙質才能簽字、生效和存檔。這種墨守成規的工作方式，嚴重影響審計檔案朝著信息化的方向發展，難以提升工作效率和利用效果。

最后，審計檔案利用率低，缺乏有效共享。企業審計檔案普遍存在的另一個問題是，對審計檔案利用不高。審計文件材料在立卷歸檔，移交檔案部門保管之后，就被“束之高閣”。審計檔案包含可供企業利用的大量信息，有歷史見證作用和提供信息的作用，而審計檔案為企業決策提供依據信息的作用更為重要，只有能對這些資源進行合理開發利用，才能充分發揮審計監督在企業經濟發展中保駕護航的作用。但現實情況是，審計檔案的只存不用，缺乏有效共享，使其蘊藏的利用價值沒有被開發出來。

2? 審計檔案信息化的必要性

審計工作自身發展的需要。隨著我國從工業化社會進入信息化社會，信息化已經對社會生產、生活等各個領域產生了重大影響。計算機和網絡技術的突破性發展， 使得檔案管理技術也在逐步更新， 檔案信息化也就成為歷史的必然。僅靠傳統的手工管理方式已不能適應信息社會對檔案信息資源的要求。作為企業審計和檔案管理重要內容的審計檔案工作，同樣不可避免地也受到革命性的影響，審計工作者也只有以現代化的管理方式和手段來提高檔案管理的效率和質量，才能有效應對審計工作發展的需要。

提高管理效率的需要。對于傳統的檔案管理方式，都需要進行人工操作，存在工作效率低、速度慢、不靈活、空間要求大等明顯特點。特別是在查詢利用方面，需要在海量檔案中檢索出需要的信息非常不容易，而且基本無法做到模糊查詢和關聯查詢，總體來說嚴重依賴于手工操作，管理和利用效率低下。利用信息化手段后，能夠擺脫傳統檔案使用的種種限制， 實現檔案信息的合理配置、科學管理。整個檔案管理都產生質的變化，能夠充分利用電子檔案的方便便捷、綠色環保、智能搜索等特點，大大拓展檔案利用范圍，提高檔案管理的效率。

加強共享利用的需要。信息化的檔案具有先天優勢，在查詢與運用中，一次性可將信息全部錄入，實現多方面的產出，而且在遠程運用中， 實現資源的共享，使檔案信息的時效性提高。在各類檔案信息的關聯查詢、綜合利用上，也體現出信息化的強大效果，能及時為企業決策提供有效信息。 特別是大數據、人工智能等新技術的引入，能夠將審計一線產生的海量電子元數據、影像、多媒體信息等全部納入審計檔案歸檔范圍，同時進行大數據分析、智能模糊搜索、關聯信息推送等，實現審計檔案信息的廣泛共享和充分利用。

審計檔案安全保密管理的需要。檔案資源是企業的核心信息資源，一旦滅失或者泄露，可能對企業造成不可挽回的重大損失。傳統檔案信息在通過電子化、信息化后，管理和利用等方式將發生重大變化，一方面在統計、查閱和編研等工作不再需要直接動用紙質檔案，從而大大減少對檔案的各種人為損害和自然侵害，大大提高檔案的安全系數，保障檔案資料的實體安全。另一方面在電子化的檔案上，采用檔案信息化的管理手段，綜合利用備份、加密和電子防護等先進的信息安全技術，確保電子檔案的安全和保密方面的需要。

3? 審計檔案信息化的主要途徑

3.1 審計檔案信息化標準建設

信息化有它特有的規律和途徑，標準化和規范化是審計檔案信息化的前提和基礎。審計檔案標準化起步較早，國家早在20世紀80年代就發布了《關于審計檔案管理工作的暫行規定》、《審計文件材料立卷歸檔工作試行程序》等，在實際審計檔案管理過程中存在宣貫不夠、執行不到位等情況，另一方面，由于審計工作的發展，這些規范和標準有些部分已經不適應新時期審計工作的需要，特別是信息化條件下體現的新特性，新情況，需要進一步完善審計檔案的標準規范，比如統一審計檔案信息化管理標準，規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法，使審計檔案的分類、編碼和歸檔范圍都有統一的標準，建立完整的審計檔案分類框架，識別審計檔案元數據，才能實現信息化的管理手段。同時要讓審計檔案融入公司電子檔案管理體系，避免造成審計數據的分散割裂。審計檔案是審計工作的產物，只有高質量的審計工作才能產生高質量的審計檔案，因此，審計檔案的標準化，應結合審計業務規范化同步開展，重點突出審計檔案案卷質量標準化。

3.2 審計檔案信息化平臺建設

信息化系統平臺是審計檔案信息化的基礎，是檔案信息化建設必不可少的前提條件。從邏輯上來說，平臺架構可分為硬件基礎層、數據管理層、系統管理層、業務管理層和展現服務層。

硬件基礎層主要指服務器、網絡、存儲、錄入和查詢等終端設備，以及外圍的打印機、掃描儀和光盤刻錄機等。通過這些硬件設施，完成對審計檔案信息的收集、著錄、存儲、管理和利用的一套完整管理功能。

數據庫管理層主要關注各類結構化和非結構化的數據統一管理，以及對這些數據的初加工，分析和挖掘其潛在價值。

系統服務層則是對整個系統的權限控制、采取的各類信息安全措施、系統之間的接口管理，以及日常運維和優化。不同用戶根據設定的操作權限登錄到信息平臺。通常來說，操作權限主要分為管理員和普通用戶。普通用戶是審計檔案信息平臺的實際操作者，可以依靠平臺提供的功能，進行文件材料的上傳、更新、歸檔等操作。管理員則主要負責維護和管理系統的日常工作，確保平臺有效運行。

業務管理層包括審計項目管理、審計材料管理、審計案卷管理以及檔案的借閱管理等。業務管理層是審計檔案信息系統的核心，按照審計文件材料形成的特點，其功能管理模塊可以分為立項文件材料、證明文件材料、結論文件材料、其他備查文件等幾大模塊。

展現層則是系統通過對整個審計檔案系統的綜合利用和展現，包括各類查詢、報表、監測，以及各類數據可視化展示，為管理決策提供支持。

總的來說，審計檔案信息化平臺，以實現完善的檔案數字化處理流程、全面的信息化管理功能、有效的安全保證機制、優質的平臺服務等，兼顧企業總體的信息化發展規劃來做好檔案信息管理平臺工作，利用先進的信息化整體架構，為實現企業檔案文件的信息化管理提供一整套信息化解決方案，同時保證與其他各系統和業務工作的接口暢通和信息共享。

3.3 審計檔案資源信息化

就是把傳統的審計檔案變成電子化的檔案，形成檔案信息資源數據庫，融入公司級的數字檔案館。在這個過程中，一是要避免“有文必檔”、 魚龍混雜的誤區，按照價值原則、稀缺性原則和常用性原則來規劃選取需要進行信息化的審計檔案類型。其次要注重檔案文件格式的標準化、格式化，電子檔案有電子檔案特殊的要求，只有遵循電子檔案的客觀規律才能有效利用電子檔案的特長，發揮傳統檔案不具有的效用。三是要形成關聯關系庫，形成目錄關聯全文、相關文件互相關聯的龐大關聯關系網，形成分門別類、便于檢索的數字檔案庫。四是在形成審計電子文件的過程中，要考慮保證文件的真實可信，確保電子文件的數據來源等因素。

3.4 審計檔案信息安全管理

傳統的檔案安全管理強調防火防潮、防蟲防塵防盜等基本的物理防護，信息化的檔案管理則上升到信息安全的高度，面臨的威脅和防護的手段都是全新的，同時還要兼顧保密的有關要求。首先要保證物理安全，既有傳統的防火防水等，也有門禁管理、電源保障、防雷接地等，要確保信息化基礎設施的安全。其次要設計合理的網絡結構，做好網絡防護，充分利用網絡分區和各類防火墻、防病毒、防入侵措施，做好權限分配和賬號管理，注重登錄和操作審計日志。對于檔案信息化資源要規劃好數據備份策略，有條件的可以建設異地備份基地，提高信息資源抵御各種風險的能力。

3.5 審計檔案人才建設

審計檔案信息化建設歸根到底離不開人的操作和運用， 合適數量的高質量人才是檔案信息化建設中不可或缺的重要一環， 審計檔案管理人才建設是起決定性作用的人員保障。目前的審計人員主要關注點都在審計業務本身，而對于審計檔案的重視程度不夠，審計人員文檔理念缺失，在審計檔案信息化方面就更是人才匱乏。這就造成了審計業務與審計檔案管理兩張皮現象，相互脫節。要解決人才問題，要加大審計專業人員的能力和檔案專業素質培養，提高業務人員的信息化檔案管理素養。只有把計算機等信息化技能、審計專業的業務素質與檔案管理的檔案意識有機結合起來，才能造就一批一專多能的復合型審計人才，使得審計業務與檔案信息化管理相互促進，雙向提高。

4? 信息化條件下審計檔案的創新應用

在審計檔案信息化大潮的推動下，企業逐漸實現審計檔案的數字化，建設了相應的硬件設施和軟件系統，初步適應了信息化條件下的審計工作新需求。而此時審計檔案管理就需要進一步提升審計檔案信息化管理和服務能力，充分利用有利條件，積極踐行審計檔案的創新應用。

4.1 存儲數字化

審計檔案的數字化是指通過掃描技術、OCR技術、數字音像技術、多媒體技術等，將傳統檔案轉化為二進制的電子化文件，存儲在計算機系統中的過程。電子化是審計檔案信息化管理過程中最基礎的一步，即利用現代信息技術來完成審計檔案的采集、制作、加工、存儲和開發利用。審計檔案數字化存儲形態主要表現為審計業務電子檔案，包括文檔、圖片、視頻、音頻等各種形式的多媒體資源。這種資源能夠并且可以利用云儲存等現代化手段對審計檔案數字化資源及時備份并加密，以適應新的數據處理與應用模式，充分利用電子文件易存儲、傳播快、能備份等特點，對審計檔案管理進行革命性的提升。

4.2 管理平臺化

檔案管理信息系統平臺是檔案管理信息化的重要手段，它將傳統的檔案管理方式與先進信息技術有機結合，貫徹文件檔案一體化的先進理念，通過檔案標準和規范的固化，實現了檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案資源利用的在線化。通過統一的檔案管理信息平臺，將審計檔案融入整個企業的文檔管理范疇，樹立發展、創新理念，充分發揮審計檔案管理和信息服務功能，同時也促進了審計人員學習掌握先進信息化工具來統籌企業的審計檔案管理。

審計檔案管理平臺還可以通過移動互聯網、云平臺等技術更進一步延伸，擴展更高效的審計檔案信息化管理系統，促進審計檔案管理環節中的不同節點與信息技術的高效融合，實現全流程的業務流轉和自動化控制，以提升審計檔案信息化管理效率。

4.3 利用數據化

企業審計的理論和方法不斷革新，大數據、云計算等先進的信息化審計方法也開始推廣和應用，因此，企業審計檔案的開發利用也必須緊跟時代潮流，不斷創新審計檔案的利用方式。信息資源內在關聯關系的挖掘，是大數據最為典型的特征，在審計檔案完成數字化的基礎上，各類先進的信息技術使審計檔案資源的充分共享和有效利用成為可能。審計檔案信息化管理，要積極利用這些信息技術將各類有價值的審計信息資源整合、分析和挖掘，并形成審計檔案的“智庫”。在審計檔案信息管理中，需要建立系統化的審計檔案信息管理模式，開發具有審計檔案資源銜接和傳播作用的審計檔案信息共享的網絡化信息平臺，以提高在審計檔案管理的各業務流程對審計檔案資源的有效利用率，使企業審計檔案資源的效益最大化，促進審計工作的規范化和科學化。

4.4 服務智能化

互聯網信息技術的發展徹底改變了用戶的信息環境，智能化服務為檔案資源服務指明了方向。審計檔案是一種重要的信息資源和知識資源，遵循成熟的元數據標準，就有可能靈活地重組智能檔案資源屬性的分散特征。加強對語義的理解，將某一項檢索分解為眾多關聯關系的分散信息重聚，按照主題模型進行再次分類處理，發掘檔案知識單元之間的鏈接關系以及關聯規律，通過知識單元的關聯聚合將不同主題屬性、不同種類的智能檔案資源形成可供用戶學習參考的知識網絡。也可能根據歷史的信息分析，把針對某一問題、案例或者專題的多元化檔案資源整體展示給潛在的用戶，實現關聯信息的智能推送，進而為審計人員提供更富有價值的信息重組，感知智能檔案資源的多樣化，充分挖掘和利用檔案資源價值，更精確、更有效、更智能地為審計工作人員提供決策支持和智能服務。

5? 結語

信息化對審計檔案管理帶來了新的機遇和挑戰，信息化條件下的審計檔案管理需要審計人員用發展的眼光、變革的理念、創新的思路和先進的技術去開展。與此同時，審計檔案信息化管理還需要注重軟硬件的投入，加強審計檔案本身的標準化規范化，以及從源頭上保證審計檔案質量。通過新技術對審計檔案的有效管理，從而提供更加優質的服務，挖掘審計檔案潛在的核心價值。另外，要抓緊審計、檔案、信息技術專業復合型人才的培養，強化網絡環境下的信息安全和保密管理，促進審計信息化的全面發展。

基于“存儲電子化、管理平臺化、利用數據化和服務智能化”的創新應用，構建信息化條件下的審計檔案信息管理平臺，來實現審計檔案的收集、存儲、分析和利用。通過大數據分析、智能搜索、可視化等信息技術，結合語義網、主體分析以及智能感知等跨領域科學的應用，實現審計檔案的智能查詢檢索、智能統計分析，智能信息推送，為審計人員擴展更大范圍的智能化服務。

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