信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革研究

陸炫宇 趙林夕 谷一凡

摘 要：推行電力企業(yè)檔案信息化管理與建設(shè)，是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)國(guó)家對(duì)企業(yè)管理技術(shù)水平的要求。但目前仍存在許多問題阻礙著電力企業(yè)檔案信息管理的實(shí)施，提高電力建設(shè)檔案信息管理的效率和質(zhì)量，使其更好地為企業(yè)服務(wù)，是當(dāng)前電力企業(yè)檔案工作的一項(xiàng)重要舉措。

關(guān)鍵詞：信息化;電力企業(yè);檔案管理;問題

前言

近年來，我國(guó)在電力企業(yè)自動(dòng)化設(shè)備方面投入了大量的資金和技術(shù)支持，控制系統(tǒng)中的許多設(shè)備已趕上國(guó)際水平。在信息化條件下，電力企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)水平還不夠高，檔案管理也不夠完善，因此，在信息化背景下，電力企業(yè)必須做好檔案管理工作，才能穩(wěn)步有序地發(fā)展。對(duì)信息化背景下電力企業(yè)檔案管理存在的問題作了簡(jiǎn)要分析。

1電力企業(yè)信息化管理的重要性

信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活和工作方式帶來了巨大的變化。目前，企業(yè)檔案信息化管理已經(jīng)成為企業(yè)信息化運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，不僅在電力行業(yè)，在其他行業(yè)也不例外。為了提高文件資源的利用效率，將文件內(nèi)容和文件管理相關(guān)的事項(xiàng)數(shù)字化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，國(guó)家越來越重視信息技術(shù)，政府逐漸提出了以信息化促進(jìn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一系列戰(zhàn)略。但電力企業(yè)傳統(tǒng)管理模式影響深遠(yuǎn)，技術(shù)水平落后，檔案信息化管理尚處于初期階段，甚至只是形式上的內(nèi)容，沒有取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。但是這種現(xiàn)象不反映電力企業(yè)的主觀意識(shí)，文件管理信息化有助于促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，這一點(diǎn)毋庸置疑。傳統(tǒng)的文件管理工作可以滿足文件工作的基本需要，但也存在一定程度的文件資源浪費(fèi)和安全風(fēng)險(xiǎn)。完善文件管理系統(tǒng)，信息技術(shù)的邏輯性、科學(xué)基礎(chǔ)，提高文件資源的利用率和安全性，革新文件保存方式，改變現(xiàn)有的紙質(zhì)保存方式，防止文件損壞。

2電力企業(yè)實(shí)行信息化檔案管理的意義

2.1實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的全面控制

將信息化貫穿于電力企業(yè)檔案的形成、銷毀的全過程，能夠?qū)ζ髽I(yè)進(jìn)行更全面、更深層的控制，例如歸檔與歸類等。現(xiàn)階段，我國(guó)對(duì)檔案的信息化管理系統(tǒng)要求很高，該系統(tǒng)不僅要具備傳統(tǒng)檔案管理的功能，還要具備對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行自如管理的能力，尤其是虛擬檔案。另外，檔案信息系統(tǒng)在進(jìn)行資料收集、檔案歸類與編制的過程中，處理重點(diǎn)數(shù)據(jù)、編制圖片、語音時(shí)必須要有一定的目的性與針對(duì)性。這些是信息化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在形式上的最大區(qū)別，能夠有效提高檔案管理人員的工作效率與工作質(zhì)量。

2.2保證檔案管理歷程數(shù)字化

在實(shí)際工作情況中，檔案的信息化管理與實(shí)際工作中檔案管理的操作的聯(lián)系是密不可分的。在紙質(zhì)檔案資料歸檔工作完成后，接下來的工作就是歸檔電子化檔案，這種工作方式不僅能夠有效保證檔案管理的效率，還能防止出現(xiàn)檔案資料丟失、遭竊的情況。另外，很多電力企業(yè)會(huì)建立虛擬檔案館，能夠最大限度地提高各部門獲取檔案資料的速度，相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

3電力企業(yè)檔案管理存的問題

（1）對(duì)于電力文檔的信息化管理，相關(guān)人員還缺乏必要的關(guān)注。就認(rèn)識(shí)方面而言，文書工作相關(guān)人員認(rèn)為，如果不給予足夠的重視，采用信息化手段，很可能會(huì)浪費(fèi)電力企業(yè)的更多資源，因而受到排擠。從企業(yè)自身來看，電力企業(yè)還沒有投入足夠的資金進(jìn)行信息化管理建設(shè)，難以保證文件的實(shí)時(shí)更新。通過這種方式，檔案管理工作容易暴露出許多缺陷。

（2）信息技術(shù)在給檔案管理工作帶來方便的同時(shí)，也從根本上威脅著檔案安全。檔案信息化管理模式有利于簡(jiǎn)化操作，但相關(guān)人員卻難以從根本上保證檔案的完整性和安全性。有些時(shí)候，即使檔案被篡改，管理者也很難找到被篡改的線索。為此，電力企業(yè)迫切需要增加必要的安全防范措施，從而保證檔案內(nèi)部信息的完整性。

（3）新形勢(shì)下，電力檔案信息化管理急需引進(jìn)新型管理人才。但目前電力企業(yè)的檔案管理員對(duì)檔案信息化的操作流程普遍不熟悉，不能正確防范信息化帶來的隱患和威脅。在企業(yè)中，由于缺乏新的專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，所以無法從根本上提高信息檔案管理的有效性。

4信息化背景下的電力企業(yè)檔案管理問題的改善措施

4.1切實(shí)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)

近幾年來，電力行業(yè)規(guī)模迅速擴(kuò)大，電力企業(yè)得到了快速發(fā)展。在新形勢(shì)下，電力企業(yè)的檔案數(shù)量也將不斷增加。企業(yè)歸檔的有價(jià)值信息可為后期企業(yè)的各種決策提供參考。因此，電力企業(yè)需要對(duì)文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４婧屠茫瑢?shí)時(shí)管理文件。強(qiáng)化檔案管理需要采用新的信息手段和手段。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部文件管理人員，應(yīng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，真正認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)電力文件管理的重要作用。只有從根本上轉(zhuǎn)變對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

4.2保障檔案安全

信息化在給企業(yè)帶來便利的同時(shí)，也帶來了隱患。由于企業(yè)電力文件處于信息化狀態(tài)，容易被篡改或偷竊。電力企業(yè)必須建立安全管理體系，采取必要的防范和控制措施，消除安全風(fēng)險(xiǎn)，以保證最基本的文檔安全。對(duì)已存在的企業(yè)重要檔案，管理員必須進(jìn)行必要的加密處理，同時(shí)加強(qiáng)檔案檢查過程的監(jiān)控，防止惡意竊取檔案信息。

4.3構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

做好新時(shí)期信息化工作，關(guān)鍵在于培養(yǎng)高素質(zhì)的信息化人才隊(duì)伍。只有引進(jìn)新型的信息化人才，電力企業(yè)才能完善現(xiàn)有的檔案管理工作。在企業(yè)看來，就是要對(duì)檔案管理相關(guān)人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，讓管理人員明確信息化的具體管理措施。提高人員素質(zhì)，這樣做有利于全面防控檔案管理工作中的各種隱患和風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也有利于檔案信息化管理工作的順利開展。

結(jié)語

為了更好地為電力企業(yè)檔案工作服務(wù)，檔案工作者必須具有較強(qiáng)的責(zé)任心，掌握一定的專業(yè)文件管理知識(shí)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，適應(yīng)信息化社會(huì)的需要。電力企業(yè)作為檔案管理者，應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，運(yùn)用信息化管理手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

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（1. 國(guó)網(wǎng)南京市溧水區(qū)供電公司;2. 國(guó)網(wǎng)南京供電公司;3. 國(guó)網(wǎng)南京市高淳區(qū)供電公司）