扎實推進“四大建設”努力建成現代開放的數字檔案室

王芳

摘 要：檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。中國特色社會主義進入新時代，檔案工作要實現高質量發展，必須通過現代化管理實現由封閉向開放、由重保管向重利用的轉變。要實現檔案工作的現代化，信息化是必由之路，而數字檔案室是實現檔案信息化的最佳方案。本文對照高質量發展標準，立足企業現狀，從保障、平臺、核心和基礎等四個方面闡述了數字檔案室建設路徑，并對下一階段數字檔案室的建設方向作了進一步的思考與謀劃。

習近平同志在浙江工作期間考察浙江省檔案局時曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案”。中國特色社會主義進入新時代，在全面建成小康社會和全面建設社會主義現代化國家的新征程中，檔案工作具有“非常重要”的“基礎性”地位，是不可缺少的。

在謀劃和推動高質量發展的新階段，檔案管理工作如何轉型升級，如何進一步發揮出重要的支撐作用，如何為領導決策和企業管理提供更高質量的檔案服務，實現由封閉向開放，由重保管向重利用的現代化轉變，必須加大以信息化為核心的檔案管理現代化建設力度，數字檔案室則是檔案信息化的系統性、綜合性解決最佳方案。

1 確定三個“什么”，充分認識數字檔案室建設的基本內涵和重要意義

1.1 是什么——數字檔案室是檔案信息集成管理平臺、是檔案信息化的綜合性解決方案。

《數字檔案室建設指南》（國家檔案局檔發〔2014〕4號）明確定義：數字檔案室是指機關在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字化副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。檔案資源“數字化”、檔案實體“虛擬化”、檔案管理“系統化”、信息傳遞“網絡化”、檔案利用“知識化”是數字檔案室有別于傳統檔案室的顯著特征。

數字檔案室提出了符合企業檔案信息化實際的基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統等需求，規范了應用系統設置和要求，明確了"存量數字化、增量電子化、利用網絡化"的工作戰略，涉及20多項標準、規范，涉及電子文件管理的不同側面、涵蓋各個門類的數字檔案資源，是企業檔案信息化的系統性、綜合性解決方案。

1.2 為什么——建設數字檔案室是為了實現檔案工作轉型升級。

習近平同志在考察浙江省檔案局時曾指出：檔案工作要由封閉向開放、由重保管向重服務轉變。數字檔案室是傳統檔案室的升級版，是新形勢下承載檔案工作的主要體現形式，實現檔案信息化建設全面提速的必然要求。通過建設數字檔案室，檔案工作的管理范圍從紙質檔案擴展為各種不同載體和記錄形式的檔案，管理對象從檔案轉變為信息，管理層次從目錄管理升級為全文管理，檔案工作人員從檔案保管員成為檔案信息管理師，變手工勞動者為規則的制訂者和監督，變被動的檔案提供者為主動的智庫和參謀。借助信息化的力量，檔案管理工作的效率、服務水平進一步提高，檔案的優勢創造性發揮出來，檔案工作實現轉型升級。

1.3 成什么——數字檔案室成為企業資源管理利用中心。

數字檔案室以履行檔案信息資源管理職能、滿足信息需求為首要目標，而傳統檔案室以有利于企業歷史資料的積累、完整歷史資料為工作中心。數字檔案室通過整合文書類、聲像類、科技和專業類電子文件，以及紙質檔案、縮微膠片、傳統錄音錄像檔案數字化副本等企業各類檔案信息資源，形成傳承有序、門類完整、內容全面的信息資源中心。在此基礎上，緊緊把握企業發展和社會需求，加強信息資源的有效管理、深層開發和充分利用，為企業和社會發展提供可靠的檔案信息服務，真正建立起服務企業發展大局、服務社會公眾需要的檔案利用體系。

2抓實四大“建設”，統籌推進數字檔案室建設。

《數字檔案室建設指南》指出：“數字檔案室建設是一項系統工程，包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設”，需要檔案部門、信息部門、業務部門和保密部門共同參與實施。”“基礎設施、應用系統、數字檔案資源、保障體系”這四大建設是一個有機整體，其中基礎設施建設是基石、應用系統建設是平臺，數字檔案資源建設是核心、保障體系建設是關鍵。

數字檔案室建設的基本思路是：堅持創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，以《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》《數字檔案室建設指南》等為指引，按照“資源為先、標準規范、整體推進、確保安全”的原則，堅持走向開放、走向現代化、走向依法管理的正確導向，強化組織領導，堅持統籌推進，不斷鞏固基礎設施，強化數字資源建設，發揮應用系統功能，健全保障體系與安全管理，實現檔案工作轉型升級。

2.1 統籌推進，建立健全數字檔案室建設保障體系

健全的保障體系是數字檔案室得以順利建設并不斷完善提高并發揮作用的機制保障。

一是加強領導，為數字檔案室建設提供堅強的組織保障。

為加強對檔案信息化工作的組織領導，必須要建立健全相應的組織機構和工作機制。成立檔案信息化建設領導小組，強化檔案工作“三納入”、“四參加”的工作措施，將數字檔案室建設納入年度工作目標同部署、同檢查、同考核。檔案、信息、業務等部門加強溝通聯系，檔案部門在業務系統建設時充分參與，協助信息部門提出滿足電子文件和電子檔案管理的功能要求。進一步明確專兼職檔案人員的信息化工作職責，將職責明確到人。

二是完善制度，為數字檔案室建設提供規范的制度保障。

制度建設與執行是數字檔案室成功建設并可持續發展的重要保障，必須將完善管理制度體系作為主線貫穿于數字檔案室建設的始終。要制訂完善包括《電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》《檔案數據管理維護制度》《電子檔案移交制度》《電子檔案利用制度》《電子檔案鑒定制度》《檔案數據安全保密制度》《電子檔案安全保管規范》等一系列規章制度，做到有章可循，責任明確、任務清晰、操作易行，為檔案管理工作規范化、科學化提供必要的制度保障。