水利工程檔案管理信息化建設思考

喬里盤·木哈依，孫陽平

（烏魯木齊水業集團有限公司，新疆 烏魯木齊 830017）

影響水利工程發展的因素有很多，其中很直接的一個因素就是水利工程檔案的管理，它關乎著整個水利工程的進度發展，包括材料的使用情況。所以要想保障水利工程能夠持續的發展，其管理工作也是重中之重。

1 水利工程檔案管理信息化的重要性

水利工程檔案管理的工作性質，是在建設水利工程過程當中，將材料進行一個收集和整理的檔案工作。隨著科技網絡的發展，檔案管理信息化是發展的主要方向。建立檔案不僅可以促進工程建設，還可以更好地管理材料以及相關信息。當然，要使檔案管理工作能夠為水利工程提供有效的建設和安全的運行，那么提供真實有效的信息數據和規范的管理工作是必須滿足的。以前，水利工程檔案管理的形式多是紙質保存，現在由于信息技術的發展，電子儲存形式已經變成我們最常使用的方式，更加便利，儲存空間也更多。如果能夠充分發揮好檔案管理信息化的功能，將會使水利工程事業實現可持續的良性發展。

2 水利工程檔案管理信息化的現狀

2.1 檔案管理觀念傳統

受傳統觀念的影響，一部分檔案管理人員缺乏信息化意識，思想觀念比較落后，在檔案信息化管理建設上面缺乏科學和發展的眼光，使得檔案信息化建設開拓緩慢。另外，在我國水利工程建設當中，比較忽略檔案的管理工作，轉而對于工程建設和防旱防汛等相關工作過于注重，導致水利工程檔案信息化的管理在實際工作中無法落實，一定程度上阻礙了水利工程的發展。隨著網絡時代的到來，在水利工程項目的建設過程中，對工程檔案的收集和歸檔也有了新的要求，越來越多的檔案資料通過網絡傳輸，這樣一來，傳統的紙質檔案早已無法滿足快節奏、高效率的工作要求，其體現出的滯后性根本不能適應時代發展的需求。國家近年來也逐漸對建設項目管理體制加大改革力度，水利工程的施工管理也發生了變化，相關制度越來越完善，可是相應的檔案管理制度還未作出調整。

2.2 檔案管理缺少安全性

實際上，在電腦中錄入紙質檔案的重要內容形成電子文檔，通過軟件進行管理，就是水利工程檔案的信息化管理。但是我們無法保證電腦不會出現系統漏洞，導致電子文檔丟失和被不法分子偷竊的可能性，所以電腦系統的安全性也是我們必須面對的問題。如果檔案數據泄露，那么對于我國的安全、民生以及社會的穩定都會造成極大的不利影響。

2.3 檔案管理制度不夠健全

長久以來，水利工程的建設單位和責任部門一直存在看重工程項目、輕檔案管理的現象，沒有對檔案管理工作進行專項的整治，管理制度非常缺乏，使水利工程的檔案管理工作一直處于被動，相關工作人員缺乏工作積極性和主觀能動性。雖然也有檔案管理的規章制度存在，在部分的規章制度當中，將檔案信息化管理的重要性也有明確提出，但是制定符合實際的相關管理制度上面，水利部門卻沒有重視，會出現資料丟失或者損壞的現象，沒有充分落實檔案管理制度。這樣，現存的檔案管理規章制度等于不存在，導致水利工程的檔案管理工作很隨意，部分檔案無法及時歸檔，其中包括了一些水利工程施工技術檔案，這造成了工程施工技術檔案質量的提升被影響，調檔人員缺乏對工程施工情況的了解，加大了消除施工險情的難度。

2.4 檔案管理人員水平有待提升

我國水利工程建設的地點大多都是偏遠的山區，施工點多線長，施工的隊伍流動性較大，對于完善檔案組織管理網絡和落實同步工作存在很大的困難。而檔案管理專業畢業或具有檔案管理高級職稱的人才較少，大部分檔案管理人員知識水平有限，在對水利工程檔案管理信息化認識方面比較缺乏，檔案管理模式多采用以往方式，無法將水利信息收集完整，耗費大量的人力物力財力，使得檔案的完整性和管理的效率受到嚴重影響。

3 水利工程檔案管理信息化的建設策略

3.1 加強檔案信息化建設意識

若想提高水利工程的檔案管理水平，就要讓管理人員意識到這份工作的重要性和必要性，改變傳統的觀念，強化檔案信息化管理意識，注重相關工作人員的培養，定期學習水利工程檔案信息化管理知識，營造良好的氛圍和環境。檔案管理部門可以通過開展水利工程講座、組織水利工程展覽、宣傳水利信息化管理教育等等一系列形式來強化檔案信息化管理意識。在檔案管理部門領導層方面需要提高重視，提供有利于信息化管理建設的相應保證，落實好管理工作人員的積極性。比如可以在實際工程當中，讓管理人員的收集工作通過文字或者圖像的形式來完成，進行檔案管理意識的加強和落實，同時也可以加強工作人員在檔案信息化上面的認知，促進水利工程的發展。

3.2 健全檔案信息化管理制度

在水利工程建設當中，利用相關的手段來支持檔案管理工作是領導人員對于檔案管理工作常用的方法，這其中尤其需要重視健全檔案信息化管理制度。這就需要相關人員分配好工作，進行資料的收集和整理，定期討論學習，制定符合當下以及可持續發展的信息化管理制度，不斷地進行修改和完善，進而提升管理質量。建立一個規范的水利工程信息化管理制度具體可有以下步驟：（1）掌握動態變化。對水利工程建設市場的動態化發展充分掌握，按照具體情況修改或調整檔案管理系統，使檔案管理工作跟上時代的變化。（2）規范檔案管理行為。加大水利工程檔案的日常管理力度，包括審計、監督和質量檢查，保證各責任部門的監督職能有效落實。（3）制定獎勵機制。可以向檔案管理納入水利工程建設單位的績效考核或年度考核，制定嚴格的評分標準，并且在執行過程中做到獎懲分明，建設一個良好的工作環境。

3.3 完善檔案管理相關設備

水利工程檔案信息化管理主要是通過電子設備實現，比如計算機、電子閱覽設置等，所以檔案信息化管理的實現和發展離不開一套系統完善的設備。社會經濟發展迅猛，水利工程建設大幅提升，相對應水利工程檔案管理工作量也越來越大，一套完善并且先進的設備不僅可以更好的管理檔案資料，還可以大大的緩解工作人員的管理壓力。現在使用最為廣泛的設備是光盤儲存設備，或者計算機磁盤儲存系統。完善的檔案管理設備可以在水利工程檔案信息化建設當中奠定夯實的基礎。

3.4 強化信息化人才培養

隨著科學信息化社會的發展，各項工作的開展都離不開人才的利用，在水利工程檔案信息化的建設管理當中，同樣不可忽視。培養信息化人才的途徑多種多樣，比如開展相關的培訓活動，定期學習檔案管理信息化知識；完善相關法律法規，規范工作人員的信息化行為；實地演練，進行通過電子形式儲存采集的圖文信息；引進檔案管理方面的專業人才等。通過以上方式不僅在人員專業能力上面得到有效提升，而且可以培養和端正檔案管理人員的職業素養和態度。另外，還可以加強人才的引進，最好是創新型的人才。

3.5 營造良好的電子檔案儲存環境

隨著網絡技術的不斷發展，在水利工程檔案管理室全面采用信息化建設可以充分提高查檔時的效率。工程檔案信息化管理建設的實現，離不開資金的支持和完善的設備配置。在互聯網時代，水利工程電子檔案信息主要通過計算機、光盤等載體進行存放。這類載體儲存信息時間久，儲存量大，查找和分析也非常便利，但是也有一定的弊端，比如載體設備的損害，或者文檔信息的丟失，那么定期檢查電子載體的儲存性能、檢查、維修等必不可少。不穩定和可變性也是電子載體的特征之一，因此做好備份工作也是保障水利工程電子檔案信息儲存的重要手段。

3.6 管理模式創新

目前，許多單位的檔案管理工作都處于非獨立結構，比如只是騰出一間辦公室作為檔案室，沒有獨立的管理中心。所以可以加強檔案管理模式的創新，借鑒相關部門的經驗來進行改革，比如圖書館的檔案管理工作就可以借鑒過來，圖書館有許多檔案管理設備，既有機械設備也有電子設備，將其經驗與水利工程檔案管理相結合，使檔案管理工作更加完善。

4 結束語

總而言之，科學技術的進步，使得水利工程檔案信息化管理發生了質的變化，促進著水利工程在我國的發展，從而使得檔案信息化管理也成為必然的發展趨勢。然而水利工程檔案管理信息化的發展離不開完善的檔案信息管理制度和工作人員的信息化意識培養等方面，在發展水利工程檔案管理信息化這條建設道路上我們任重而道遠。