關于實施檔案工作者職業認同調查工作的思考

摘 要：新形勢下檔案工作者的身份轉變給檔案館的管理提出了新的要求，需要在原有評估體系上進一步豐富與完善。針對檔案機構的現狀與未來管理的需要，本文介紹了職業認同調查，并論述實施該調查工作的必要性;結合美國國家檔案館的實踐案例進行分析，對實施檔案工作者職業認同調查工作提出建議。

關鍵詞：檔案工作者 職業認同 調查 管理

中圖分類號 G271.6 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-12-08

★作者簡介：丁海悅，遼寧大學歷史學院2017級檔案學專業本科生。

★推薦人：趙淑梅，遼寧大學歷史學院檔案學教授。

★教授推薦語： 2018年年初，按照《中共中央關于深化黨和國家機構改革的決定》的要求，檔案管理體制實行局館分離，在此背景下，檔案工作人員的職業歸屬發生了很大變化，由參公身份變為事業管理人員，這對檔案人員的職業定位與職業認同帶來一些沖擊，因而在理順機構改革的同時，檔案工作人員的職業心理預期的調試也需要有一些相應的措施，該文從職業認同角度提出一些合理化建議，具有一定的借鑒價值。

Abstract Under the new situation， the identity transformation of archives workers puts forward new requirements for the management of archives， which needs to be further enriched and improved in the original evaluation system. In view of the present situation and the need of future management of archival institutions， this paper introduces the survey of occupational identity and discusses the necessity of implementing the survey. Based on the practical cases of the National Archives of the United States， this paper puts forward some suggestions on implementing the investigation of occupational identity of archives workers.

Keyword Archives Workers;Occupational Identity;Investigation;Management

“職業認同”一詞最早是出現于心理學領域，根據車文博所編著的《心理大百科全書》中的定義，職業認同是指個體對于所從事職業的肯定性評價。它是人們努力做好本職工作，達到組織目標的心理基礎[1]。近年來，有學者已經進行了一些調查研究，但尚未成為檔案機構的一項固定工作。筆者認為，在當前檔案管理體制“局館分離”的背景下，檔案工作者將面臨職業定位、內涵、從業技能要求等多方面的轉變，因此需要格外關注轉型時期檔案工作者的職業認同度，從而更加全面地把握檔案工作者的職業狀況，為檔案工作者的發展提供必要的支持。

一、實施檔案工作者職業認同調查工作的必要性

職業認同度調查在檔案工作中屬于相對陌生的一個方面。各檔案機構一般都是以績效考評的形式對檔案工作者進行量化評估，相關的研究成果也較為成熟。相反，職業認同度調查在檔案機構的評估中尚未得到廣泛應用，人們普遍認為職業認同度調查價值不高，對于檔案工作沒有實際意義。因此，筆者將從檔案工作者、檔案館以及社會公眾三個角度論述實施檔案工作者職業認同調查工作的必要性。

1.提升檔案工作者職業認同素養。如果說目前各檔案機構實行的績效考評制度著重考察的是檔案工作者的工作能力、業務能力，那么職業認同調查反映的則是檔案工作者的職業心理。在新時期檔案工作的轉型升級和檔案工作者的轉型背景下，對于檔案工作者的調查評估和管理也必須得到全方位的升級，僅僅著眼于檔案工作者的能力已經不再適應當下的需要，他們的職業認同心理預期同樣應當得到關注。

對于檔案工作者來說，職業認同度調查的價值可分為兩方面。第一，職業認同度調查是由檔案工作者自主完成，在完成評價的同時也是對自身工作能力、工作滿意度、工作環境的反思與反饋。通過問卷問題的設計，可以引導受訪者對這些問題給予關注，受訪者既可以順著問卷調查的思路，在評價的同時完成自我評估，也可以針對在某些問題上的否定回答，對自己的工作現狀有更清晰的把握。比如對自己薪資待遇的滿意度、職業發展的前景等，并且對于培養檔案工作者的職業觀很有幫助。第二，檔案事業的健康快速發展，需要檔案人員在不斷提高自身科學素質的同時，努力提高自身的人文素質[2]。在一份職業認同調查問卷中，有很多問題都和檔案工作人員的職業素質、職業道德密切相關，這些問題的設置對于培養檔案工作者的人文素質大有裨益。檔案工作者可依據該調查進行自我改進，檔案機構也可以有意識地對工作人員加以培養，實現個人與機構的共同發展。

2.優化檔案館的人力資源管理。檔案機構現行的績效評估制度通常與職稱評定、職位晉升、薪酬待遇等相掛鉤，嚴格客觀的評估制度不可或缺，然而除此之外，一種寬松、自由的評估方式也有其存在的可能性，它關注的不完全是檔案工作者的業務能力，而是他們的獲得感、滿意度，這其實也是檔案工作者乃至檔案機構整體軟實力的體現。對于檔案機構來說，檔案工作者享有良好的待遇與發展機會，體現了該機構的人文關懷精神，有助于深度挖掘人力資本的潛力，成為助推國家繁榮發展的強大力量。在這個過程中，職業認同調查具有重要的作用。

職業認同調查與現行的績效考評并不沖突，相反，它們互相補充，相得益彰。公共檔案館在積極履行自身社會責任，提供公共服務的同時，也應當重視人本管理，將員工作為最重要的資源和資本，調動一切積極因素，建設高素質的檔案館團隊[3]。

3.增強社會公眾的檔案意識。目前，社會公眾對于檔案工作依舊懷有很深的誤解，認為檔案工作什么人都能做，完全不了解檔案工作的具體內容和重要意義。這種誤解對于檔案事業后備人才的培養也有很大影響，應屆高考生對于檔案學專業一無所知，高校檔案學專業的學生對于該職業的從業狀況、職業前景也不甚了解，非常不利于對高素質檔案工作者的培養。在這種現狀下，檔案機構需要通過與社會大眾有效的溝通和交流，改變其對檔案工作的錯誤認識，增加對檔案工作、檔案工作者的了解，從而引導人們參與到檔案事業的建設中來。

職業認同調查不同于績效評估，績效評估是檔案機構內部的評估，不會向社會公開，而職業認同調查的結果經量化統計分析后，可以通過數據可視化的形式借助多元的媒體平臺向社會公開，成為社會公眾了解檔案工作的一扇新的窗戶。人們可以藉此進一步了解檔案工作者的從業狀況，社會的關注也可以為檔案機構改進自身工作注入新的活力。

二、美國國家檔案館人員年度調查經驗借鑒

對于國外的相關調查實踐，筆者著重關注和研究了美國國家檔案館的人員年度調查。“人員年度調查”（Annual Employee Survey）是由美國人事管理處（OPM）于2006年發布，面向全美的行政機關、政府機構和獨立機關。其發布背景基于《2004財年國防授權法案》第1128條的要求，各機構必須面向其雇員實施一項年度調查，以評估其滿意度和機構領導、管理情況[4]。美國國家檔案館自2007年開始實行該評估至今，每一年的調查報告都會在官方網站上向社會公示，并且作為改進檔案館人員管理工作的重要依據。該調查與職業認同調查具有較強的相關性和共通之處，可為我國檔案機構職業認同調查工作的實施提供借鑒。

1.清晰科學的頂層設計。人員年度調查關注的是機構領導層和管理層的工作實踐以及工作人員的滿意度，深層、廣泛地反映機構人員的職業狀況。美國人事管理處為各個機構設計了一份基礎問卷調查以供參考使用，同時各機構也可以在保證質量的前提下進行補充。筆者將美國人事管理處制定的通用問卷整理、提煉后，呈現于下表1。

美國國家檔案館根據自身的實際情況，通過清晰科學的頂層設計，基于基礎問卷重新組織問卷思路與項目構成，設計出“員工觀點調查”（EVS）問卷，用于調查員工的滿意度和認知度，使得整份問卷調查方向明確，反映問題全面，各項目之間關聯性強。下表2呈現的是美國國家檔案館員工觀點調查問卷的設計思路和關鍵考察點。

2.良好的數據收集工作與過程管理。對于問卷調查來說，回復率是進行問卷分析的重要指標，通過回復率的高低可以判斷一份問卷是否合理有效。一份好的問卷，回復率應當達到60%，最低也要達到50%。同時，在較大范圍內進行問卷調查需要調查方采取措施進行督促、激勵，保證調查的參與度[7]。

數據方面，基于最低50%回復率，OPM建議各機構發放800份問卷，以期獲得至少400份有效回復[8]。美國國家檔案館實行的是全員參與調查，圖1是根據美國國家檔案館公布的歷年調查結果制成，展示了美國國家檔案館2014—2018年的受訪人數、有效回復數和回復率情況。可見，美國國家檔案館人員年度調查始終保持高參與度、高回復率，數據也更加完整可靠。

3.及時完善的評估與后續工作。美國國家檔案館根據收集上來的問卷回復，制定了相關指標用于分析和改進工作。根據2018年調查報告中的陳述，當一個問題有65%及以上的肯定回答時，可視為一項優勢;當一個問題有35%及以上的否定回答時，該問題就必須予以高度重視;當一個問題有30%以及上的回答為中立時，應當就該問題進行進一步的調研[10]。

基于上述指標，美國國家檔案館2018年的調查報告中總計36個問題具有較多的肯定回答，肯定回答率最高的5個問題分別為：（1）如有必要我會付出額外努力，保證工作完成;（2）在過去的六個月內，我的上級與我交流過我的績效情況;（3）我想方設法改進我的工作;（4）我所做的工作很重要;（5）你如何評價你的工作小組所完成的工作的質量[11]。再看否定回答，基于上述指標，共有6個問題具有較多的否定回答，這些問題集中在薪資待遇的提高、職業生涯的進階與發展、領導層的激勵以及工作資源等方面。

最后，美國國家檔案館在2018年調查報告中提出了幾項改進措施：（1）參與建設性的績效對話;（2）提供職業發展和再教育的機會;（3）為員工平衡家庭和工作提供支持;（4）促進包容性工作環境的形成;（5）讓職工參與部分決策;（6）與員工進行雙向交流[12]。改進措施的跟進與落實，體現了該調查的價值，并激勵員工繼續參與調查，實現良性循環。

三、關于實施職業認同調查工作的建議

1.科學合理地設計問卷。檔案機構既可以使用通用的、具有權威性的職業認同量表，比如1998年由泰勒和麥卡勒姆設計，中國臺灣朝陽科技大學蔡常娟修訂的中文職業量表（如下圖2）。也可以根據實際情況和調查需要進行自主設計，如張玲和王凌霞的研究中編制的《檔案工作者職業認同調查問卷》，主要涉及六個方面：（1）職業認知情況;（2）職業技能及勝任情況;（3）職業人際支持情況;（4）工作中自我價值實現情況;（5）對職業的持續承諾;（6）職業情感[13]。也可以從影響職業滿意度的因素入手來設計問卷，如張玲將其總結為四個方面：社會態度、組織環境、家庭支持度、個人因素[14]。

在使用通用職業量表時，應當注意求同存異，可根據各機構的實際情況在原有量表的基礎上增添和擴充，而不是全部照搬。在統計結果中體現共性與個性。如果自主設計問卷，那么一定要注意問卷的科學性，關注問卷的誠信度，合理設置問題，避免因為問卷自身的缺陷導致無效的統計結果。在問卷問題的設置中應著重體現“以人為本”的管理理念，所設問題切合工作實際、實事求是，不要出現無意義的、形式化的問題。

2.建立積極有效的溝通和反饋機制。建立職業認同調查制度，需要大量的統計數據作為支撐，所以必須從一開始就提高機構人員的參與度，從而保證受訪的基數足夠大。各機構在實行相關調查前，應當通知各部門、各單位加強宣傳工作，強調該調查的正式性和重要性，督促工作人員予以重視，并且掌握各部門的問卷完成情況。各部門應當將其視為一項重要的工作，如有可能，可將調查完成情況納入績效考核評估中，切實保證該調查順利完成。

調查完成后，機構應當組織人員對數據進行收集、整理、反饋工作，制定相關指標用于分析數據，及時形成內部報告。檔案機構在進行工作總結時，可參考該報告的數據。同樣，在制定下一年的工作計劃時，應當根據調查報告，提出針對性改進措施并嚴加落實。在這個過程中，可通過建立交流平臺，保持與機構工作人員的有效交流。

3.利用網絡媒體平臺做好社會宣傳工作。檔案機構應當加強與社會公眾的溝通和聯系，做到深層次、寬領域的開放。公眾不僅僅希望了解檔案館的概況和館藏，也希望深入了解檔案工作，對于應屆高考考生、大學生尤其如此。檔案館可以利用豐富的網絡媒體平臺，如檔案館網站、微信公眾號等，將職業認同調查的統計結果以可視化的形式呈現出來，利用圖表、文字、圖片，形成內容豐富、活潑生動的推送文章，向社會大眾公布。客觀、翔實、生動的信息公布，可以提升檔案機構的公眾認可度，形成廣泛的社會影響力，促使更多有志于檔案事業的人們加入進來。同時，檔案館也因社會的關注而改進自身工作，形成良好的對話交流機制。如此，可以形成一種良性循環。

四、結語

目前，檔案機構應當樹立“以人為本”的管理理念，深化管理層次、豐富管理角度。在這樣的背景下，建立檔案工作者職業認同調查制度便順理成章。職業認同調查工作包括了前期的頂層設計、實施調查的全過程管理以及調查完成后的溝通反饋與信息公開，三個環節缺一不可，共同構成合理運轉、行之有效的評估調查工作。現階段在全國范圍內統一實行該調查還比較困難，可以在某一地區的檔案機構先行試點，積累經驗，然后再逐步推廣。隨著時間的積累、數據的擴充、地區范圍的增加，未來職業認同調查的數據將在檔案機構的管理中發揮更大的作用，為打開檔案事業新局面貢獻一份力量。

參考文獻

[1] 車文博. 心理咨詢大百科全書[M]. 杭州：浙江科學技術出版社，2001：55.

[2] 陳慧珠.檔案工作者的人文素質[J].檔案時空，2005（12）：36.

[3] 梁娟.基于人本思想的檔案館工作研究[D].安徽：安徽大學，2010：19.

[4][5][8] Employee Surveys.Annual Employee Survey Guidance [EB/OL].[2019-05-22].https：//www.opm.gov/policy-data-oversight/data-analysis-documentation/employee-surveys/.

[6][10][11][12] Annual Employee Survey.National Archives and Records Administration 2018 Employee Viewpoint Survey Results Summary[EB/OL].[2019-05-22].https：//www.archives.gov/about/plans-reports/employee-survey.

[7] 萬聰.網絡問卷調查系統分析與設計[D].北京：北京交通大學，2014：17.

[9] Annual Employee Survey[EB/OL].[2019-05-22].https：//www.archives.gov/about/plans-reports/employee-survey.

[13] 張玲，王凌霞.檔案工作者職業認同現狀調查與分析[J].檔案，2012（1）：44.

[14] 張玲.淺析檔案工作者的職業認同[J].北京檔案，2011（3）：34.