檔案信息化建設(shè)的策略研究

郭力強(qiáng) 丁琨

近幾年來(lái)檔案管理工作在不斷的發(fā)展和創(chuàng)新過(guò)程當(dāng)中，信息化時(shí)代下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的搭建都為其提供了一定的技術(shù)參考價(jià)值。在持續(xù)優(yōu)化的過(guò)程中，明確檔案信息化的發(fā)展目標(biāo)與建設(shè)方案尤為重要。

首先我們要不斷提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視度，毋庸置疑的是，領(lǐng)導(dǎo)人員往往把控著單位絕大多數(shù)的資金以及資源和把控著該單位的發(fā)展方向。從領(lǐng)導(dǎo)層入手，減少檔案管理工作的麻煩，從環(huán)境上，能夠?qū)Σ糠值募堎|(zhì)檔案進(jìn)行合理的處理，購(gòu)進(jìn)相關(guān)的信息化設(shè)備，提高有關(guān)人員對(duì)于機(jī)房的保護(hù)意識(shí)。從資金方面，根據(jù)當(dāng)下大環(huán)境發(fā)展的變化，建設(shè)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，并推進(jìn)成數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)。積極引進(jìn)檔案信息化人才。

在思想上，加強(qiáng)信息化檔案的管理觀念，在工作工作過(guò)程中，切實(shí)落實(shí)檔案信息化的規(guī)范性與實(shí)用性。初期可推行獎(jiǎng)罰機(jī)制，將責(zé)任落實(shí)到具體的個(gè)人，這樣一來(lái)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，尋找源頭，做出調(diào)整就會(huì)減輕不少負(fù)擔(dān)。工作的有效性也會(huì)得到一定的提升。

在前期的投入與準(zhǔn)備之下，檔案信息化的進(jìn)程開(kāi)始成為一種理念，此時(shí)再去推進(jìn)就顯得簡(jiǎn)單不少，減輕壓力的同時(shí)仍然不可忽視其推進(jìn)工作，否則前功盡棄。在設(shè)備、技術(shù)以及人員三方協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，著重處理信息加工的應(yīng)用價(jià)值，強(qiáng)化檔案管理者使用的舒適度，做好便捷靈活的信息資源錄入工作，強(qiáng)化管理水平。

做好規(guī)范化管理，不斷優(yōu)化已有資源，確保查有可查，查有可獲，不管是錄入還是檢索都要有嚴(yán)格的規(guī)范規(guī)則說(shuō)明，嚴(yán)格記錄檔案的使用情況，大量的數(shù)據(jù)信息一旦泄露，后果難以估計(jì)，對(duì)相關(guān)人員要有保密協(xié)議，對(duì)設(shè)備硬件有安全信息管理過(guò)程，對(duì)軟件也有嚴(yán)格的監(jiān)控體制。做好細(xì)化工作，明確歸檔工作，反復(fù)確定信息檔案的真實(shí)性正確性以及實(shí)施期間的可信性，在做好歸檔工作落實(shí)的同時(shí)，還要注意歸檔設(shè)備的調(diào)整，優(yōu)化設(shè)備，提高人員的操作水平，以建設(shè)信息化檔案為基礎(chǔ)，持續(xù)完善和優(yōu)化管理檔案的管理水平，從基礎(chǔ)層到管理層再到領(lǐng)導(dǎo)層，促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)效性，努力構(gòu)建可以為社會(huì)提供價(jià)值的檔案信息化管理技術(shù)和輸送檔案信息化技術(shù)操作人員。

檔案信息化的管理建設(shè)已成必然趨勢(shì)，針對(duì)這項(xiàng)工作，作為具有國(guó)有資產(chǎn)建設(shè)的社會(huì)服務(wù)性組織應(yīng)該當(dāng)首當(dāng)其沖，在技術(shù)不斷變革的動(dòng)蕩時(shí)期，只有在大量冗余復(fù)雜的數(shù)據(jù)里整理出有效數(shù)據(jù)，將有效數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為有效工作，將有效工作轉(zhuǎn)化為高質(zhì)量的社會(huì)產(chǎn)出物，檔案信息化工作才是有價(jià)值的，這樣一來(lái)，我們可以顯著減少人力資源成本，從而將這些珍惜人力資源轉(zhuǎn)化為社會(huì)各領(lǐng)域的優(yōu)秀人才，節(jié)約社會(huì)各領(lǐng)域時(shí)間的同時(shí)降低各個(gè)資源的消耗程度，提高社會(huì)的綜合效益。

（蘇州市吳江區(qū)公安局指揮中心）