武進臺辦信息化辦公系統

陸志強

摘 要：武進區臺辦內部信息化辦公系統全面遵循機關辦公自動化管理工作要求，遵循“低炭”、“高效”的社會發展新方向。辦公系統支持本系統范圍內各級業務信息與辦公信息收集與處理、交換與共享、綜合利用與科學決策服務;支持文檔檔案管理和視頻會議系統，能迅速建立在線視頻會議平臺，輕松進行溝通。視頻會議系統憑借領先的音視頻通訊技術、豐富的數據協作功能和人性化的會議交互模式，全面實現辦公自動化。

關鍵詞：辦公自動化;信息資源共享;低碳;高效

武進臺辦信息化辦公系統是利用信息化技術手段提高辦公的效率，進而實現辦公自動化處理的系統。系統基于工作流的概念，使單位內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作;改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速全方位的信息采集、信息處理。

一、系統概述

信息化辦公系統總體目標：建成一套符合部門工作需求、運行穩定、操作便捷、功能實用、技術領先的信息管理平臺，達到同行業領先水平。

以實際工作為基本需求，實現三大功能子系統的建設：

1.檔案管理系統：系統通過建立國際標準化檔案規范來管理整個臺辦檔案，包括業務系統的文件管理和檔案的資源共享管理。整個系統包括案類別管理、檔案借用與歸還管理、檔案查詢等功能。

2.在線視頻會議系統：為加強行政部門的溝通與交流合作，開發三胞眷屬內部視頻會議系統，功能包含文件共享、會議管理、會議控制、文字交流、多方音視頻交互、文件傳輸等。

3.公文流轉系統。系統平臺采用信息員、部門審核員、管理員的三級審核機制，實現接收發上級文件、內部公文等信息流轉及管理。不同層級的信息編輯人員能篩選信息，并可對此信息進行等級評定。整套系統包括信息采編、信息審核、信息發布、信息報送統計等功能。

二、系統部署

（一）系統整體架構

根據區臺辦各行政部門需求分析，結合當今政務信息化辦公的綜合性要求，通過調查研究，本次臺辦內部信息化辦公系統架構如圖所示：

（二）系統分布式應用架構

1.用戶管理架構

系統對用戶的管理是有非常嚴格要求的，各機關的層級管理、同一部門不同人員的分工管理等，本系統針對用戶提出角色分配，用戶分組分權限的管理模式，使用管理更方便，工作更高效。

（1）角色管理需求：本系統設立系統管理員角色，負責系統的整體環境設置、用戶基本信息的錄入、特定需求的制定等，擁有系統的最高權限;節點管理員角色，是子系統負責管理員，負責本系統功能節點的設置、信息錄入、審核及管理權限;信息員，由臺辦信息中心單獨指定專門人員負責處理，負責信息錄入、公文流轉進度的追蹤、信息審核等;辦公人員，即臺辦所有工作人員，具備操作系統平臺的相對應的功能，非辦公人員不能訪問改系統。

（2）會員組管理需求：系統采用會員組方式，不同的會員組具備不同的權限;并將會員組賦予對應的角色，角色權限與會員組權限一脈相承，以后繼的方式進行權限的發布與管理，同一個用戶可以是不同的角色及不同的會員組。

2.公文流轉子系統架構

機關單位要進行公文的流轉，一般需要經過以下環節：收集公文-審核-核稿-簽發，簽發的文件可以交給相關節點的管理人員進行編號，并分發到各行政辦公室。

審核機制：采用三級審核模式，由辦公室信息員進行擬稿，并由信息管理員對文字與圖片信息進行初審，通過后再提交部門負責人進行二審，最后再提交至發文部門進行設置簽號并正式發文。

退回機制：在公文三級流轉過程中，每一環節都可以將公文進行發回重審。

簽收機制：如果文件需要多人進行發簽，就必須等待多個人共同就此文件簽署意見后，才能最終進行文件的收發。

歸檔機制：完成文檔分發后，此文件就進行待歸檔狀態，發文歸檔信息員進入此頁面，可以看到所有需要歸檔的文件，可以直接打印出來，也可以采用系統歸檔功能，進行電子化歸檔。

發文機制：擬稿信息員在擬稿結束后，可以對自己的文件進度進行實時跟蹤、查看文件流轉情況。

3.在線視頻會議子系統架構

為加強區臺辦與“三胞”溝通與互動交流，區臺辦結合自身需求，開發與建設在線辦公（“三胞”眷屬）視頻會議系統。

音視頻交互功能：系統采用H.264視頻壓縮算法，在千兆帶寬下，能夠完成視頻會議的高清畫質，音視頻的實時傳輸，精準的云臺控制和多屏輸出畫面顯示。

PPT演示及白板功能：主控或發言人員可將自身的PPT實時投放到整個屏幕，并支持電子白板功能。

文件分享及傳輸：會議組織者可將會議的精神、演示PPT、學習材料等電子化的音視頻資料上傳到會議文件中心，參與會議的所有人員都可無限制下載資料，參會人員也可上傳自己的學習心得等材料;會議組織者具有編輯、刪除其它人員上傳的材料功能。

文字交流：與會者除了音視頻進行交流外，在右側的互動交流區中，可對會議演講者所講的內容發表自己的見解，實時互動學習的內容。

4.檔案管理子系統架構

本子系統分為檔案類別管理、檔案資料管理、檔案查詢管理和檔案借用/歸還管理等四大主要功能模塊。

類別管理：本系統依照《檔案法》和《歸檔文件整理規則》等有關規定，制定臺辦檔案分類，包括文書檔案（以時間段、來源等分）、會計檔案、基建檔案、專業業務檔案、聲像檔案、人事檔案等七種類別。

資料管理：檔案管理員對所歸檔地檔案進行分類保存，并要根據檔案的性質進行等級的設定。同時檔案管理員還要對檔案資料進行定期數據備份，以保障數據的安全性和完整性，對過期的數據作定期的邏輯上的刪除。

檔案借閱/歸還管理：根據系統檔案等級，判斷用戶能否借閱對應的檔案，同時系統中要記錄該用戶訪問的時間、地點、是否閱讀等信息，并做好歸還管理。

查詢管理：可根據辦公人員的需求對照查詢條件對所有檔案進行信息的檢索，此功能是建立在檔案借閱及資料管理中的。管理員及借閱人員通過查詢可快速定位到所要操作的檔案類別中。

5.個人空間管理架構

系統為每個內部管理用戶提供了個性化的功能服務，管理用戶登錄后以一目了然的方式顯示用戶需要處理的主要工作內容。其主要管理內容如圖5所示。

（三）系統安全防護措施

1.辦公人員及管理員均通過WEB以賬號的方式進行系統登錄，通過賬號不同權限進行個人信息及工作的查詢和管理。

2.系統采用三層架構：用戶應用層面與數據層進行隔離，拒絕用戶對數據庫的直接操作;中間件層定義統一的數據接口規范，所有的數據訪問都經過認證和審核;所有的第三方應用平臺都必須經過管理中心的授權，才可接入信息辦公系統中心平臺。

3.系統報警機制：當系統軟硬件平臺出現異常時要有完善的報警機制及預處理方法，保證系統有序運行。

4.完善的黑白名單管理機制：加強黑白名單驗證管理機制，動態優化黑名單自動清除機制，有效提高系統的安全性。

5.系統數據備份冗余：注重數據冗余備份，與第三方軟件相結合，自動為系統數據采取備份機制。通過磁盤的陣列冗余，數據庫的多級備份存儲及軟件的二次存儲，保障系統的安全。

三、結束語

本文是在當前武進區政務機關政務辦公系統基礎上，結合當今互聯網的需求，將政務辦公系統、在線視頻會議系統、檔案管理系統系統三合為一的新型區臺辦信息化辦公管理平臺。在后期，我們將緊跟時代步伐，著重研究基于移動端的信息化辦公系統應用與實踐，用信息化手段進一步武裝自己，為推動智慧武進的建設添磚加瓦。

（江蘇省常州市武進區統戰部）