分析事業(yè)單位文書檔案編研與開發(fā)利用

摘 要：在現(xiàn)階段的事業(yè)單位發(fā)展中，文書檔案的管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的作用。特別是針對于文書檔案來說，科學(xué)的編研與開發(fā)利用更是事業(yè)單位的重點(diǎn)。事業(yè)單位需要高度重視文書資料，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)來提升檔案編研工作的效率，保證文書資料數(shù)據(jù)收集的更加詳細(xì)、準(zhǔn)確，高效能的輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，推動事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案編研;開發(fā)利用

引言：

隨著社會經(jīng)濟(jì)和事業(yè)單位的飛速發(fā)展，文書檔案編研與開發(fā)利用需要適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。以文書檔案的內(nèi)容作為前提，對檔案中的資料進(jìn)行參看和匯總，將其內(nèi)容進(jìn)行全方面的整合，在開拓利用檔案資源的基礎(chǔ)上，充分展現(xiàn)出檔案的價值。有助于提高文書檔案管理工作的水平和效率，保證了事業(yè)單位的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、基于信息時代下文書檔案編研與開發(fā)利用的現(xiàn)狀

由于事業(yè)單位的文書檔案儲存時間較長，所涉及的方面、內(nèi)容較多，在當(dāng)今信息環(huán)境的作用下，需要加快文書檔案編研和開發(fā)利用的速度，朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化等方面進(jìn)展，其主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，將先進(jìn)的信息化技術(shù)與文書檔案編研相結(jié)合。在之前的文書檔案編研過程中，大多采用的是抄寫的工作方式，導(dǎo)致達(dá)不到預(yù)期的效果，信息的精準(zhǔn)性也得不到保證。由于事業(yè)單位需要順應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理體系，使得文書檔案編研工作也進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時期，充分展現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的引領(lǐng)影響，促進(jìn)文案編研工作的快捷、有效。第二，針對與文書檔案中已經(jīng)編研完成的部分，通過新的編研形式來突破傳統(tǒng)的約束，提升傳播速度，依靠多種形式進(jìn)行開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案編研的作用。第三，以計(jì)算機(jī)為載體，文書檔案成果支持查詢與操作，利用郵件的傳播形式，可以更快速的得到用戶所反應(yīng)的信息，從而滿足用戶的實(shí)際需求。第四，在事業(yè)單位中，之前的編研工作大多是一單位的工作實(shí)踐為主體內(nèi)容，致使采集的信息較為單調(diào)，不夠多元化。在信息技術(shù)的作用下，編輯工作人員可以采集多種多樣的信息資源，融入文書檔案中的具體狀況，綜合考慮，拓展了文書檔案的資源。

二、事業(yè)單位文書檔案科學(xué)編研與開發(fā)利用的必要性

（一）確保檔案保存的有效管理和文書檔案的系統(tǒng)邏輯性。

由于目前文書檔案資料的類型多種多樣，由云盤、U盤等多種形式展現(xiàn)出來，特別是當(dāng)今信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使得文書檔案的表現(xiàn)形式更具多元化。針對這一情況，需要對其進(jìn)行有效的保存和看管，實(shí)行創(chuàng)新性編纂，使得文書檔案資源可以得到更妥善的保管與管理;從當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案的工作中來看，在其利用的過程中，大多都會通過特殊的領(lǐng)域?qū)ｎ}進(jìn)行查詢，參考決策需要來進(jìn)行檔案資料的整合。所以，事業(yè)單位文書檔案的管理與利用都非常繁瑣，只能依靠科學(xué)編研來實(shí)現(xiàn)資源整體管理，從而有效提升檔案開發(fā)利用。

（二）加強(qiáng)文書檔案的服務(wù)管理，有效的提高編研與開發(fā)利用。

文書檔案的編研工作主要是滿足不同部門、不同工作對資料的不同需求。在文書檔案的編研中，需要確保其科學(xué)性、系統(tǒng)性，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)全面的資料數(shù)據(jù)庫，對其進(jìn)行合理的整理、歸類，搭建具有差異的體系，滿足使用者對資源開發(fā)利用的需求，保證資料的精準(zhǔn)和及時，為單位決策提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在現(xiàn)如今信息技術(shù)的飛速發(fā)展過程中，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)類似實(shí)現(xiàn)選題的有效調(diào)換，調(diào)整文書檔案編研和開發(fā)利用的工作狀態(tài)，不再受時間和地域的約束，增強(qiáng)文書檔案編研工作的可行性。將信息通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一處理，使得整個檔案編研及搜索更加迅速，有效提升檔案編研效率。此外，借助多媒體技術(shù)，對各種形式的信息進(jìn)行整理，增加檔案資源的呈現(xiàn)方式，提升檔案資源的個性化。

三、事業(yè)單位文書檔案編研開發(fā)利用應(yīng)對策略

（一）積極加強(qiáng)文書檔案編研開發(fā)的組織部門構(gòu)建。

積極組織文書檔案部門的構(gòu)建，有助于事業(yè)單位相關(guān)從業(yè)人員編研與開發(fā)工作的落實(shí)，對提升編研工作者的大局意識起到一定的成效。從決策思維方面看，文書檔案部門應(yīng)正確認(rèn)識所處任職的價值，通過借助于先進(jìn)的科技信息手段來加強(qiáng)對相關(guān)資源的規(guī)整與調(diào)配，為后續(xù)文書檔案的快速查詢和有效使用提供條件。從編研工作者的責(zé)任意識看，保證文書檔案匯編與規(guī)整的科學(xué)進(jìn)行，有助于后續(xù)開發(fā)工作的開展，更有利于對文書檔案建立明確的標(biāo)準(zhǔn)限度，促使其組織部門的構(gòu)建與制度規(guī)范相統(tǒng)一。

（二）以理論為引領(lǐng)積極加強(qiáng)文書檔案的價值挖掘。

仔細(xì)研究文書檔案的現(xiàn)代編研工作，其業(yè)務(wù)內(nèi)容不再僅局限于整理歸納，探索其相關(guān)的編研理論也逐漸地在同社會化需要相融合，更加注重匯編信息實(shí)效性的落實(shí)程度。編研工作者依據(jù)其檔案管理與編研學(xué)理論，不斷對檔案內(nèi)容的深度和編匯作業(yè)的廣度進(jìn)行擴(kuò)展，同時對文書檔案的資源價值進(jìn)行挖掘與開發(fā)，有效利用檔案資源的開放所給予的便利條件，夯實(shí)編研基礎(chǔ)，注重思維開發(fā)與實(shí)踐開發(fā)的良性互動，為事業(yè)單位編研與開發(fā)工作的長遠(yuǎn)化創(chuàng)造可能。

（三）重視檔案文獻(xiàn)的充實(shí)度以實(shí)現(xiàn)編研作業(yè)的條理化規(guī)程。

檔案編研，其目的是為將靜態(tài)化的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)化的資源利用信息需要。如若在編研過程中資料記錄與實(shí)情出現(xiàn)現(xiàn)實(shí)落差，或是相關(guān)信息未記錄在案，則很容易給編研工作加深阻礙。所以，重視檔案文獻(xiàn)的收集與補(bǔ)充程度，時刻保持資料信息的更新性與充實(shí)性，才能確保編研工程的可靠程度。同時，針對編研的項(xiàng)目類型和眾多的文獻(xiàn)資源有計(jì)劃地逐一落實(shí)。涉及文獻(xiàn)資源較多、編研作業(yè)較廣的項(xiàng)目，可對此專門成立編研小組，實(shí)行專項(xiàng)分配制。屬于綜合類的檔案、且無特殊匯編需求的可以按照所屬類型進(jìn)行編研，進(jìn)一步可依據(jù)時間進(jìn)行規(guī)整，以實(shí)現(xiàn)編研作業(yè)的條理性，更為以后的檔案開發(fā)工程提供資源上的便利。

（四）積極強(qiáng)化文書檔案管理者的內(nèi)部編研水平。

為加強(qiáng)對事業(yè)單位文書檔案編研開發(fā)的有效利用，從業(yè)人員的內(nèi)部編研水平至關(guān)重要。一方面，想要有效發(fā)揮編研人員的業(yè)務(wù)職能，首先需要增強(qiáng)內(nèi)部人員的責(zé)任認(rèn)同與職責(zé)歸屬，從思想上做到整齊劃一以調(diào)動編研人員的潛在動力。另一方面，積極給予培育資源和物料資源的支持，為編研人員提供專業(yè)的培訓(xùn)指導(dǎo)和可參考借鑒編研與開發(fā)成果，積極聯(lián)合外部推進(jìn)與內(nèi)部強(qiáng)化的雙重作用力，為提升編研水平提供有益影響。

（五）借助于數(shù)字信息優(yōu)勢積極開展文書檔案的編研開發(fā)利用。

立足于數(shù)字信息的角度，明確認(rèn)識當(dāng)今環(huán)境下文書檔案的編研與開發(fā)需要。充分借助于大數(shù)據(jù)的分析統(tǒng)計(jì)優(yōu)勢和互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)輸傳遞之長，提升編研探究與實(shí)操的整體效率。積極轉(zhuǎn)變檔案編研與開發(fā)的傳統(tǒng)運(yùn)行模式，依托電子信息為搭建載體，努力開展現(xiàn)代編研的技術(shù)應(yīng)用，從而縮短編研開發(fā)的信息儲備與資源利用的時間落差，有效避免了信息資源的落后與延誤，提升了檔案編研的質(zhì)量價值，也為開發(fā)工作的開展予以更為優(yōu)質(zhì)的支撐。

四、 結(jié)語

綜上所述，為更有力地適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，檔案從業(yè)者應(yīng)通過積極加強(qiáng)文書檔案編研與開發(fā)的組織部門構(gòu)建，以建立明確的標(biāo)準(zhǔn)限度;通過加強(qiáng)文書檔案的價值挖掘，以促進(jìn)對其內(nèi)容深度和編匯廣度的擴(kuò)展;通過重視檔案文獻(xiàn)編研作業(yè)的條理化規(guī)程，以確保編研工程的真實(shí)程度;通過借助數(shù)字信息優(yōu)勢，以強(qiáng)化文書檔案的內(nèi)部編研水平，同時予以編研開發(fā)工作更為優(yōu)質(zhì)的技術(shù)之支撐。繼而，促使文書檔案最大程度的為其事業(yè)單位發(fā)展呈現(xiàn)價值，以維護(hù)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)與穩(wěn)定。

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作者簡介：

周兵，男，1979年2月，南充市蓬安縣人，漢，大學(xué)本科，研究方向是事業(yè)單位檔案管理。

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